使用案例

翻轉對「會議」的壞印象

「會議就是從一群不適合的,選出不願意的,來做不必要的。」

— 作者不明

錯誤詮釋?有一點。說的太狠?絕對是。但這位不知名的厭世者,精準表達了普遍對工作會議的態度。雖然會議是重要的,但也常被視為是一件令人分心,又浪費時間的事,而非業務執行的一個必要元素。說實話,對很多人來說,開會糟透了

其實事情不一定要變這樣。有效的會議能讓您和您的同事多加溝通、分享資訊、解決問題、化解爭議、提高表現、促進團隊合作、推動專案。只要做好事前計畫,資料整理有序,就可以縮短開會時間又不會犧牲效率。與會者也都能準確吸收需要的資料,損失最少時間,再次投入工作。

Lucid Meetings 最近的一份調查顯示:45% 受訪員工一週主持一次或更少的會議,而平均參加的會議數則落在一週三到四次。如能減少開會的時間,不只能把時間拿來做其他事,也能確保會議本身更有效率,並能產生更好的結果。

這樣一來,又能提升整體的生產力,有時甚至能推動到驚人的程度。若您正在尋找能讓公司開會有意義又有重點的好方法,我們為您準備幾個秘訣,或許能有幫助。

高效會議從好議程開始

一份好的議程能確保您的會議是對焦的,能夠產出一定量的點子。如果沒有良好的議程規劃,而僅列出談話點,就可能讓一切都模糊失焦,既沒有達到想要的結果,反而事倍功半。

一份好的議程會列出會議目標,並明確列出需要完成的工作事項或待辦。建立議程時,也需要考量到下面幾點:

  • 跟團隊成員分享議程要點,在會議搜集他們的意見。如果有問題或需要解決的事情,都可以放入議程裡。
  • 確保大家最少在會議前一天都有收到議程,讓他們有時間準備。
  • 確保每個談話點都有分派給適合的成員。
  • 使用一個全團隊都可以存取的平台,最好該平台還能從頭到尾處理會議的每一個環節。

專家密技:用 Evernote 的範本來整理和計劃您的會議議程。還可以將重複的會議議程的範本做自訂,再與同事們共用,讓他們也可以輕鬆提出意見。

聰明做會議紀錄

一份設計良好的議程就好像是會議的地圖,確保所有該討論的都沒有被遺漏,又不會多浪費時間。所有優先順序都排好後,團隊就能真正一起來解決問題、腦力激盪各種解決方案、共同分享各種點子。

下一步呢?統整並將會議資訊和結果傳遞給團隊。這是很重要,但往往花超多時間的一步。會議結束後到承諾的後續追蹤之間,如果時間拖越長,就越有可能會有重要細節被遺忘。如能在會議中準確捕捉資訊,會後的資料整理會流暢許多。使用一個中央資料中心來整理和分享會議資料也會是一個好方法。

專家密技

  • 會議記錄可以獨立一份,或與議程文件整合。若建立了一份新記事,可以附加連結讓所有資料都連結在一起。
  • 為了確保沒有任何細節被遺漏,在同一份會議記事裡,不論桌機版或在行動裝置上,都可以將會議錄音起來。此外,拍下白板、文件檔案、手寫記事等也都可以附加進去。所有會議資料都可以保持井然有序,且能快速採取行動。

將記錄轉成工作事項

恭喜,會議大成功!大家都很專心投入,幾個關鍵議題上也都有了明確進展。會議記錄已完成,也分享給適當的對象。但是,如果這些記錄沒能變成可以採取行動的工作項目,時間還是浪費了!

如要往目標取得一定程度的進展,就必須達成行動項目。也就是那些在會議中討論到、跟整體目標相關、必需要完成才能有進度的點。每個行動項目都應該指定給特定團隊成員,也必須說明對該項目的期待為何,以及一個完成日。行動項目必須盡可能明確。您也應先與每位負責的夥伴確認這個項目不會影響到他們的其他工作。會後的追蹤也會有幫助,能夠確定大家所知的都一樣,每個人也都知道預期的成果和時程。

專家密技:在同一個平台上管理您的議程和會議記錄,能更輕鬆地分派各項工作事項,更快將記事轉成行動項目。若每個工作事項都已分派給一位同事,裡面設定的提醒和通知就能讓整個團隊保持在正軌上、讓大家盡責完成。此外,工作更新以及工作事項的細節等,團隊成員可以直接張貼在原始的共用議程文件上,無需另外貼文。

使用 Evernote,讓您的會議精準而重要

會議不一定要是個浪費時間的煩人事。使用正確的方法,以及好的平台,您也可以主持一個有效、具生產力、產生有意義的結論的會議。

「好極了!」這才是我們在找的字眼。

讓 Evernote 助您整理工作、揮別生活的雜亂。

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