使用案例

【推薦】每位上班族都要有的電子筆記本

Merbaby

作者介紹:Merbaby(網誌)

職業:Social Media Specialist

一個充滿創業夢想的女孩。喜歡跟大家聊生活、聊工作、聊夢想。

◎ 感謝作者 Merbaby 讓我們與更多用戶分享這篇文章,原文摘錄自(上班族必備的電子筆記本 ❥ Evernote上集)(上班族必備 OutLook 信件筆記 ❥ Evernote下集)

自從成為上班族之後,總是煩惱待辦事項多到滿載;總是天外飛來一筆,沒有隨手筆記換來的就是腦容量爆炸,健忘症發作時被主管追著跑… 各種惡性循環接踵而至。

於是準備了筆記本上班前先將待辦事項分輕重緩急規劃好每日的工作排程,但相信大家都聽過一句話「再完美的規劃,都不如老闆或主管的一句話。」有時主管隨口一叫,又是丟了兩三個事情,肯定會打斷你的工作!

以上的經驗告訴我們,一個好的工作態度與調適心態以及一本筆記本很重要。相信很多人常常看見座位旁的同事,他的垃圾桶總是滿滿的廢紙,座位旁、電腦下貼了一堆便利貼,再看看他盯著電腦畫面的神情,感覺就被工作淹沒了!

工作,就是要尋找自己最自在的處事方式,以及「方便」自己的高效率!切記,Be A Happy Worker! 如果發現自己總是被主管追問「xxx,那件 case 好了沒?」「xxx,你是不是卡住了?組織能力不是很好耶!」等等,感覺自己很忙但又說不出自己忙甚麼,雜事總是一堆做不完,加班是家常便飯,那麼此時的你就要有危機意識,自己工作的方式是不是不太對勁?

今天要教大家的是能夠提升工作效率的好軟體 Evernote,一開始對於我也是一種處事的突破,以往的習慣就是隨便紙張筆記,但這種老習慣反而讓我們生活、工作、旅遊更混亂,所以放下你的紙張、停下你混亂的字跡,一起學會變成有效率的工作者!

一、下載 PC/APP 版 Evernote(多裝置就對了)

只要到 Evernote 網站下載,簡單提供「信箱、密碼」就可以註冊了。APP 功能更廣泛,電腦版還能與手機同步,讓 Online & Offline 都能掌控工作進度。它總共囊括四大功能:

  • 即時筆記
  • 即時拍照處理
  • 連線話題
  • 簡報輸出

二、 開始動手,不動筆

由於它的功能非常多、版本功能也有所限制,但是最簡單上手的就是筆記功能。可以從電腦版畫面看到以下介面。簡單新增記事本分類,隨時新增記事本無需另存,只要 key 上任意文字及立即儲存,不小心按到也不用擔心,沒有紀錄就不會儲存! (自己認為是很防呆設計)對於容易手忙腳亂的人、或是容易粗心大意的人很適合,不用怕沒按到儲存鍵而遺恨。

三、防呆提醒/隨時簡報工作進度

即使如上述筆記與分類自己該做的待辦事項,還是會有健忘的時候,像我有時要追蹤媒體雜誌的刊出時間以及露出雜誌寄件日期,通常雜誌都是雙月刊,上個月規畫置入內容必須要等下個月才會得知成果。這時如果傻傻登記在筆記本上很容易忘記的!

二來主管絕對不會有滿滿的耐心,一旦他問起你「xx Case 進度到哪了?」「xx 甚麼時候會好?」「公會補助款幾號會進來?」等等繁瑣的時間大考驗,此時如果又遲疑了兩三秒肯定會被 k(嘆氣…)所以通知的功能很重要,選好該事項的日期、通知恰當時間,就不怕忘記嚕~

當主管問起時也可以迅速打開簡報功能,簡短敘述目前的進度,即使是小小的事情也能看起來很專業!不用存太多的 power point…

四、手機隨手拍/出差好幫手

接下來就來使用 APP & PC 結合的功能惹!這個功能很適合有出差的上班族(參加展覽、交換名片… 社交處理等等)除此之外,有時旅遊遇到很特別的事情想即時紀錄,也可以快拍快寫,分享到社群。

打開 APP 版本可以看到很多功能,先選擇相機,就會進入第二張畫面。依照自己的需求,選擇不同鏡頭模式,這時手機還會感應亮度,如果太暗就會自動開啟閃光!有時接觸的客戶或是廠商名片準備的不多,就可以用快拍方式,加上短述等到回到辦公室時就可以建立自己的社交檔案。

例如出差途中,看到很特別的新產品、新創意,也可以快速紀錄,回到 PC 版時再加工處理,任何時刻都能用最短的時間補捉學習的機會!

如上圖所示,可以看到 PC 版的畫面,一樣能夠編輯或是做簡報。

還能後置圖片的備註,讓圖示更完整。隨心所欲的蓋章、重點提示、馬賽克處理。突然覺得對於大學生也很好用!想當年,要跟同學說考試重點,不是給它嘔心瀝血的筆記就是用 FB、LINE 瘋狂傳上課的簡報(好蠢壓哈哈)

五、OutLook 同步處理,將信件變成一則小筆記

最近也開始嘗試融合 OutLook 的功能,來處理信件中的其中一部分。尤其有些信件會夾帶一些圖檔,若要一律查看還必須先瀏覽或是儲存在桌面而後開啟,但對有些人來說有時圖片檔需要隨時提出修改(例如設計產品 edm),還需請美編人員或設計廠商重新製作,若沒有辦法直接以圖片來呈現,信件中的文字敘述部分就會十分冗長… 這時就可以利用 Evernote 來提升處理信件中附件的效率。

在電腦中下載好 Evernote 後 OutLook 裡的 ”常用” 列表就會有 Evernote 的小按鈕,若要將某信件新增至小筆記,就可以利用這個小動作,再輸入信件處理的標題。

舉例來說:如果這封信是需要兩天後修改某專案回傳給主管,你就可以輸入提醒自己的標題 ”xx主管計畫專案回傳201508xx”,另外,還能自行選擇筆記本的類別、標記,以及註解。完成之後,即可在 Evernote 中看到此則信件。

六、附件圖片自動顯示立即修改

用 Evernote 處理信件的好處就是可以直接把附件的圖檔呈現。對於有時愛發懶的上班族來說真的太棒惹!例如上方的圖示,這是美編同事傳給我的新品 edm 信件,需要我協助查看是否有符合想呈現的概念,由於 edm 通常是很長的圖片,另存桌面再開啟還要慢慢滑、慢慢放大、慢慢寫下哪裡需要改… 除了無法三兩下看完整個圖片的概況,還需要花一點點時間。

這時 Evernote 已經解決我的困擾之後,上方有個鉛筆小按鈕,就可以執行上集所說的設計圖片的部分。於是 edm 可以兩三分鐘修改後,再回傳給美編同事請他協助修改,最重要的是,給主管審查的時間就可以提前!(竊笑)

七、勾選清單處理待回覆信件

容易粗心大意的人可以利用勾選清單的方式來協助處理信件。如下方圖片所示,這封信件必須處理一些資料後回傳給陳小姐並副本給羅主管,或是有時必須夾帶一些附檔,此時就可以用勾選清單來提醒自己是否記得完成以上這些動作。如此一來,對於新鮮人來說,在發信時的出錯率就可以降低許多。

八、錄音功能節省記錄時間

對於重要的機密或是來不及記錄的事項,就可以按下錄音功能,把信件中對話的流程或是交辦事項的順序即時處理。

九、工作群組聊天室

若辦公室的同事們也一起使用這個軟體,在討論公事的時候就很方便。Evernote 可以將 OutLook、Gmail 的聯絡人同步儲存到通訊錄,讓我們可以以直接對話聊天的方式取代發信。建議各個辦公室的主管也可以利用此功能,來隨時與員工討論、或是開臨時會議,傳統的 Line 交辦事項容易使員工反感,也容易造成員工私生活圈的困擾。

俗話說的真好「工欲善其事,必先利其器」,先掌握好自己做事方式,做起事情才會順手!Remember,Be A Happy Worker. 用一段時間下來你會發現它解決許多工作上的困擾,另外也會發現桌面變得很乾淨整潔,進而提昇工作環境之外又能讓做事情的效率提高。如果你上班還會忘東忘西,那一定是因為你還沒用 Evernote!

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