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使用案例 • 生產力提昇

如何重新定義成功,找到真實的快樂

您現在感覺如何?疲勞?筋疲力竭?不知道如何應對?若如此,您並不孤單。COVID-19 對我們生活的所有層面都造成影響,也因此 2020 是一個迫切被希望能夠遺忘的一年。

2020 年初時您是否立下了一些偉大的目標?(我們有!)但在一連串天翻地覆的事件後,那些目標是否已消失無蹤?這一切確實很讓人沮喪。但請試著不要跟「事情發生前」的計畫對照衡量,也請避免拿自己的進度跟他人比較。與其一直想著自己的「失敗」,這裡有一個更特別的想法:您可以重新定義成功

您可能沒能成功減重、戒煙、寫完書,但有時能夠撐完一天本身就已經是個成就了。這麼說並不是要放棄夢想,而是說能撐過一天就能在新的一天重新奮戰。重新定義成功是將變動的情境一併考量,並將自己從「一定要立刻達成所有目標」的思維中釋放出來。

沉澱反思

西奧多·羅斯福總統說過:「沒有改變就不可能有人生,害怕不同或不熟悉的東西就是害怕人生。」

我們在一年前開始書寫這一系列文章時承諾您:我們希望「幫助您打造一套屬於自己的、具高度彈性的成功工具箱。這個年度系列文章將討論打造高生產力的各個必須要件。」當時沒有人知道 2020 年會怎樣。因此,我們也必須重新定義成功:從幫助您擁有更好的生產裡,變成協助您在未知的領域裡前行。

一年的開始是個很適合暫停一下、反思自己過去的成就,並為未來一年設定目標和目的的機會。現在的我們已經有了後見之明,因此只剩最後一個問題需要回答:經歷了 2020 的所有一切以後,所謂成功的樣貌為何?

為了幫助您回答這個問題,我們自己也做了反思,回頭看看此系列過去的文章,思考裡面的內容怎樣可以套用到 2021 年和長久的未來。每項都是拼圖的一塊,完成時可以幫助您完成任何目標。

本文中將提出九大不可或缺的工具,不論所定義的成功為何,都可以助您往目標邁進。

克服壞習慣

數百萬人都說想要改善生活某些層面,但研究顯示,只有少少 8% 的人會真正達成目標。

問題就出在,我們是習慣的動物。心理學家 Wendy Wood 說:「 當你在特定情境反覆同一個動作,然後因此獲得某個獎酬,你的大腦就會緩慢的漸進學習將那個情境與這個動作連在一起。」

打破壞習慣,可以試試這些策略:

  • 辨識找出自己的觸發點。下載 Evernote 的日省範本來記錄自己的情緒和反應。亦可開始寫日誌的習慣來記錄感受,處理任何負面的思緒或情緒,並且也不需要擔心會有人看到。
  • 增加磨擦力。執行壞習慣的難度越高,要將它移除就越容易。舉例來說,如果您有點手機使用上癮,就試試不用時將手機放到抽屜裡。也可以在 Evernote 裡建立購物清單,避免衝動購買不健康的東西等。
  • 用好習慣取代。只要您持續體驗同樣的提示,您的大腦就會用同樣的舊做法回應。因此,您可以建立一張表格,並在每個您想改變的習慣行為旁加一行,寫上可以取代的「好」做法。舉例來說,在「下午 3 點吃一顆甜甜圈」旁寫下「吃一顆蘋果」。
  • 記錄自己的進度。下載 Evernote 的習慣追蹤範本,就可以清楚看到自己的進度。但如果漏了一天也別對自己太嚴苛。我們都只是人,放過自己以後然後盡快回到軌道上吧。

擬定計畫

明明就想立刻開始讓生活變得更好,還要停下來做計畫不是又把事情延後了嗎?但不論是想要安排度假、想升官或開創新事業,面對未知的世界時有個地圖在手,一切都會容易很多。

要在行動前先建立扎實的基礎,您可以這麼做:

  • 寫下您的目標。僅僅只是把目標寫下來,完成它的機率就可以大幅提升 42%。您可以使用 Evernote 的年度計畫範本來記錄。如果是寫在紙上,就掃描進 Evernote,以後隨時都可以找到。
  • 將大目標分割變小。建立一份計畫,將大目標分割成可以漸進完成的小塊,再寫下每個步驟,並設下截止日期。使用 Evernote 的日計畫週計畫範本,將每個細節步驟都寫成一項,也別忘了適時犒賞自己的進步!
  • 每天檢視自己的計畫。要確保進度不落後,可以設定提醒,常態性甚至每天檢視自己的目標。這麼做可以讓自己專注不發散,每一天都目標明確。
  • 瞄準目標。每當您完成目標的一「塊」,可以花點時間慶祝一下,也可以重新評估:這個計畫還實際嗎?有沒有需要調整的地方?再次對焦到目標上能提醒自己不忘初心,也能再次激勵自己繼續努力。

保持集中專注

在這一切都不確定的年代,我們先不要直接把目標定在追求最高效率。而是先找出一天當中有哪些時段是比較可以專心的,然後一步一步減少分心的情況。

這裡提供您四個方法,讓您可以保持專注,完成事情

  • 訓練大腦忽視分心。當您需要長時間保持專注時,少就是多。這也是番茄鐘工作法,也就是將工作時間切割成 25 分鐘工作和 5 分鐘休息的時間管理法背後的科學理論。您可以使用這份 Evernote 範本來安排自己的番茄工作任務。
  • 了解自己的超晝夜節律。一天 24 小時裡,我們會有 90 分鐘的高度生產力和及中立的區段,稱為超晝夜節律。您可以使用這份 Evernote 範本來記錄自己的專注度、熱情、精神等,然後將最需要創造力、策略思考的工作任務安排在自己最高度專注的時間。
  • 放空。認真!給自己安排好一段發白日夢的時間,這可能會是個驚人有效率的生產力策略。安排時間刻意進行思緒漫遊,利用 Evernote 設定提醒把自己叫回來就可以,但千萬別選在自己超晝夜節律中專注力最好的時間。
  • 選對地點。若您沒有專門的居家辦公事,一些情境提示也能把共用空間變不同。把「工作空間」裡的東西拍下來建立一份清單,每天要建立工作空間時就可以更精準快速。

一切井然有序

雜亂無章浪費時間又浪費金錢。終極目標是希望能整理生活,幫助您找到平靜,讓思緒澄澈。每個人需要的可能都不一樣,但您可以試試這些方法,看看哪個最適合自己:

  • 建立標籤和電子檔案的標準命名規則。這麼做可以幫助您和您的數位工作空間保持井然有序。您可以在最重要的記事標題前使用特殊符號或表情符號,讓這些記事可以位於最上面。如果依日期排序比較有幫助,使用 YYYY-MM-DD 的日期格式就可以確保字母排序和日期排序是一致的。
  • 利用自動化服務來連結應用程式。整天切換不同的 app 不僅會拖累生產力,同時也會提高資料遺失的機率,又或者造成有太多資料孤立在特定應用程式裡的情況。ZapierIFTTT 等工具就能幫助您連結各個應用程式,讓資訊自動從一處移往下一處。
  • 最佳化您的桌面空間。找出您最常用的三到五樣用品,桌上只要擺它們。亦可讓桌面反應我們自然的線性處理模式:將「收件」(例如電腦或手機)放在左手邊,「發出」(完成的紙類文件、印章、釘書機等)放在右邊。
  • 邁向無紙化。使用手機的相機就可以將紙張掃描進 Evernote。請打開 Evernote,點擊相機圖示,然後把鏡頭對準要掃描的資料即可。
  • 養成整理的習慣。就像您開會或有重大活動時一樣,安排時間做整理。您可以在一天結束前安排十分鐘來整理電子和實體空間,亦可在每週五安排一小時來整理。使用 Evernote 的 GTD 每週回顧範本可以確保自己不會忙忘了。

尋找靈感

史蒂芬·賈伯斯 (Steve Jobs) 說過:「創新只是把東西聯結起來。如果你問創新人是他們是怎麼做到某事的,他們會有點不好意思。因為其實不是他們做的,他們只是看到了而已。」

這裡提供您三個步驟,幫助您建立那些看似虛無飄渺的連結,促進創意思考:

  • 訓練大腦做發散式思考。發散思考模式促進的是一種自發的、自由流動性的思考,針對一個問題可能會出現多種解方。其中一個方法是做類比練習。首先,請任選兩樣東西,例如一盞檯燈和一盒面紙,然後盡可能寫下所有您想得到的他們之間的關聯。每天用新東西重複這項練習。
  • 捕捉所有點子。能捕捉各種靈感至關重要。您才能從硬要把兩個不相干的東西湊一起畢業,而是能真正從中找出有意義的連結。首先您可以在 Evernote 裡建立一本《點子》記事本,捕捉任何點子,然後定期安排時間來檢視。
  • 導入不預期。您擁有的體驗越多元,創新的能力就越強。閱讀歷史書籍、開始一項新嗜好、聽音樂、與陌生人談話都可以刺激您的創造力。面對不預期情況時,可以在 Evernote 儲存並標註 PDF 檔和其他資料,記錄自己的想法和反應。

對各種可能性保持開放

專心當然很重要,但對一件事情過度專注反而可能產生精神上的「隧道視野」,將新思維鎖在門外,因此讓您感覺工作索然無味,毫無興致。

這裡提供您四個策略,打破一陳不變,讓您面對靈感有更開放的心胸:

  • 邀請新事物。當人開放接受新體驗時,比較能激發更多靈感。所以我們不僅僅是要先從手邊的問題退後遠離,更要走向靠近那些日常生活以外的事物,有目的的澄淨心靈、創造空間來接收新鮮好點子。
  • 尋求不同觀點。不是要跟任何人比較,而是要在您的領域中尋找不同觀點的高品質內容。如果看到什麼好點子,不論是用電腦行動裝置,都可以立刻存入 Evernote。
  • 無壓力練習。不論您想要達成的目標為何,練習基本技巧都是為更多靈感鋪路。您可以在工作週開始時檢視行事曆。找出一段至少 30 分鐘的空閒時間。這就是一段珍貴的時間,可以用來磨練您工作相關的技能。
  • 靈感來臨時,展開雙臂歡迎它。如果您曾經想捕捉這些稍縱即逝的靈感但是失敗了,請不要難過。這種事所有人都經歷過。反之,我們可以先確保用來捕捉這些突發靈感的工具隨時都準備好了。將您的 Evernote 帳戶同步到所有裝置上,並將用來捕捉靈感的記事設好捷徑。下次靈感來襲,只要戳一下就可以記錄起來。

捕捉思緒

Evernote 的創辦人 Stepan Pachikov 曾說:「生活中有趣的一瞬間為時就只有一瞬間。」困難的是要如何捕捉這些瞬間、這些絕妙點子,讓它們能永久保存。這時您就需要一個好策略,才能在靈感來臨時即時捕捉。

將點子從您腦袋裡移出來放進記事的方法有:

  • 利用自由書寫平息疑慮。自由書寫的目標很簡單:持續的寫。決定一下時間,然後拿起筆,或把手放上鍵盤,開始不停地寫,直到時間到。在 Evernote 裡建立一則專門記事,當作日誌,用來記錄您所有的自由書寫。
  • 聽寫您的點子。若您覺得用紙筆或鍵盤捕捉自己的創意想法還是卡卡,試試把這些點子大聲講出來並錄下。您可以直接在 Evernote 裡錄下語音記事,以後還可以加上更多文字和資料。亦可使用您裝置上的語音轉文字功能記錄靈感。
  • 畫心智圖。當新點子還只是小種子時,不可能有很多詳細資訊。這時的目標就是要把那些小小的靈感捕捉起來,不論是一個字還是一幅畫,主要希望能激發出一連串更多靈感。您可以直接在 iPhone 或 iPad 的 Evernote 上用手指或觸控筆繪製心智圖
  • 建立協作空間。您只要先在 Evernote 裡建立一本記事本,再點共用按鈕,就能開始邀請同事一起來協作。最終成果就是一個合作的、多媒體集,豐富呈現所有人的點子。您可以將圖片和 PDF 檔儲存到 Evernote,並直接在上面做標註。還可以使用 Web Clipper 將實用網頁直接儲存。

鍛鍊適應力

我們不可能知道或控制明天會發生什麼事,但您可以掌控自己如何因應改變。您是會掙扎並溺斃?還是會找到穩固的基石並把握新機會呢?您的適應力與抗逆能力重疊的那些特質以及情緒智商都很可能改變平衡。

這裡提供您三組具體的工具,讓您可以立刻用來提高適應力,就算在最讓人害怕的變更裡也能繼續前行:

  • 跟隨北極星。想要提高自己的適應力,您需要的目標必須夠宏偉,才能當作人生中真正的正北。您同時也必須夠了解自己,才能了解自己現在身處的位置和那個目標的關係為何。問問自己:我的個人或專業宗旨是什麼?身為一個人,什麼讓我感到滿足?哪些東西是我的本質核心,任何外部改變都無法影響到它?寫下您的答案,當您開始感到焦慮或飄移時可以回來看看。
  • 拓展您的舒適圈。幸好,選項並不是只有舒適/驚慌兩個極端。中間是有一個第三區的:學習區,讓我們可以學著更有適應力。一本 Evernote 裡的手札靈感資料夾可以用來捕捉有趣的點子、文章、圖片等等,提供您無盡靈感的泉源。
Three concentric circle representing the Comfort Zone, Learning Zone, and Panic Zone.
  • 從錯誤(和成功)中學習:這麼做乍聽好像是在促使自尊下降,但事實上失敗記錄是刺激成長的強大工具。找一下不成功的明確原因。是因為訓練不足嗎?需要更好的計畫嗎?需要同儕更多的支援嗎?如何準備讓下一次可以做得更好?重點不是在搞砸了,重點是我們可以有進步的空間

掌握自律能力

儘管 2020 帶來各種破壞,每天都是個新機會可以重新設定目標、再次訂定志向,再挑戰一次。除了制定計畫,還有一個非常重要的技能需要掌握:自律。當意料之外的事件再次發生時(一定會發生的啊),您就有能力抵抗誘惑,讓自己的意志力依然瞄準目標,不受外界干擾。

有些技巧不只能完成一個目的,這邊為您整理打造自律三招式,就算遇到困難也能堅強前行:

  • 捕捉並堅守。若您決定不看地圖橫越美洲,肯定還是會到達某處,但大概不會是您預期的地方。達到目的也是一定的道理,沒有計劃就不知道會走到哪。在 Evernote 裡建立一則記事,為每個目標設定行動計畫,建立核取清單。亦可使用 Web Clipper 來捕捉網路上的任何資訊,讓自己可以更具象化看到目標。
  • 了解自己的優點…和缺點。深入認知到自己的優勢和弱勢,順勢而為更有效率。利用 Evernote 的每日專注力和活力記錄找出自己最具生產力的時間,依此安排每天的計畫。
  • 追蹤、反思、糾正。搞砸時很容易沮喪失意,但其實願意嘗試本身就是個成就,而且過程中您還會學到一件可貴的事情:行不通的事。利用 Evernote 的每週檢視範本來記錄自己的進度,必要時做改正,努力嘗試直到成功。

如果說 2020 年教會了我們什麼,那就是不論對未來做了多精細的計畫,一定會有驚喜(會驚嚇)發生。真正的成功來自學會如何在這些不預期的變化下持續前進,往自己的目標專注邁進。有時可能必須改變計畫,有時則會整個推翻我們對成功的定義。但只要能夠清楚了解自己面對的挑戰,並擁有克服困難的意志力,目標一定還是能夠達成的!

讓 Evernote 助您整理工作、揮別生活的雜亂。

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