您知道 2019 年平均每天有 1100 萬場會議嗎？也是就說一年有超過 40 億場會議！在那之後，因為越來越多工作改為遠距異地或混合進行，花在開會上的時間就只增不減。
話是這麼說，但「會議」二字跟正式辦公室情境的連結已非常強烈，導致我們常忘了其實開會也是日常生活的一部分。事實上，幾乎任何約定都是一種開會，不論是看牙還是去運動。我們應該可以從完全不同的角度來看待開會這件事。
藉由重新思考「會議」的意義，並找出對的工具讓您可以實踐，您就可以將這些日常互動從低效率狀態轉成高生產力，從待辦便完成，而且不僅限於工作場域，更可以廣泛應用到生活的各個層面。
開會似的捕捉資訊
「如果沒有寫下來，你想到的點子在你走出房門前，就會先離開你的大腦。」
—Richard Branson
在這個快速運轉的世界裡，有些人認為做筆記已經過時。但是，做筆記不僅是門技術也是個藝術，而且它帶來的好處對您人生任何層面的成功都是無價的。
有效的做筆記不僅對提升生產力有幫助，在學習新觀念上也會更容易。因為它能幫助您以能夠輕鬆理解的方式整理自己的思緒。不論是看診、與家人討論家庭問題、跟孩子的老師會面、或安排鄰里的聚餐，將這些技巧應用在每一次與他人的互動上，都有助於讓您獲得最大成果。
做筆記的策略有百百種，但一般有幾點通用的原則：
- 設定目標。決定您希望這場「會議」要達成的目的，以及要達成目的的最有效步驟。
- 先後順序。決定任務或意見交換中哪些是最重要的，哪些不是。
- 準備問題。在諮詢或會議前想好您想要知道什麼。
- 作結。寫下關鍵字詞。將重點放在最相關的幾點，而不著想要寫下每一個小細節。
專家密技：會議範本可用於各種目的來快速捕捉資訊並整理。用 Evernote 來建立會議記錄操作簡單且直覺。因為所有相關資料都集中在一起，「會議」結束後立刻就能檢視這些筆記。
將想法轉為行動項目
一場有意義的會議，不論是在會議室、在家長座談會、或在飯桌上，都應該是要能將問題變成可行動的項目，要能列出有哪些事應該發生及時間，才能解決問題或實現特定目標。
以飯桌「會議」為例：
- 定義問題或情況：家裡亂七八糟，因為有人沒有做好自己應當負責的家務。
- 確認終極目標：把家裡清乾淨，並能保持。
- 決定並分派工作事項，討論每一項任務，並將意見納入討論：分割家事 (洗晚餐的碗盤、吸地毯、褶衣服)，並基於可行性和能力，決定誰該做什麼。
- 決定完成期限和重覆區間：晚餐的髒碗盤應該在每天電視時間前洗完，而地毯只需要每週日傍晚前吸一次。
責任都分派出去後，管理和追蹤進度就很重要。此外，也要持續檢視這些行動項目。流程中是否有需要調整的地方，讓這個團隊更有效率？是否特別優秀的方面也可以套用在其他地方？
專家密技：將行動項目轉成工作事項，並設定提醒、到期日、標記等。自訂工作事項和其相關的資訊，讓它們配合您。如果將工作事項分派給團隊或家庭成員，您還可以授權他們新增記事和建議，好確保大家看到的都是同一本使用說明書。
所有資料集中一處
都大家都有需要的資料、在需要的時候，並且能很快地取用到他們沒有的資訊，會議就是有效的。這裡所說的資料可能包括行事曆、列出的工作事項、最新的資訊、先後排序的變更等。如能在一個地方就能輕鬆存取所有這些資訊，也就意味著不用切換多個應用程式，也無須參考多份資料交叉比對。最棒的是，您團隊裡的所有人都可以很快的存取到資料，不論是共同處理大案子的同事，或是行程總是忙碌的家人朋友們。
一場會議以釐清議題為始，以責任分配作結。在工作事項上設好截止時間和可度量的目標，能確保所有人都清楚知道大家期待的結果。也要確保每個人都有完成工作所有的工具或資料，以及每個人都能負起執行任務的責任。如果每個行動項目都有一個負責人、一個完成日期，以及一條明確的路，大家都可以更快、準時、不超支的達成目標。
專家密技：不論是為工作、家庭、學校、房屋事務，都可以利用首頁看板來計劃您的一天，並且以簡單明瞭的方式來呈現您最需要的資料。
讓每場會議都成功
不論喜不喜歡，會議都是我們工作和個人生活中的固定班底。越早能讓會議為您服務，您就越快能夠實現共通的目的感，並可利用機會激發個人成長。不論您正處於什麼階段，Evernote 都能幫助您追蹤記錄、拿到掌控權，而且可用於您忙碌生活的各個方面，不僅限於會議。
