使用案例

無須費神找資料。 文字資料全部存入 Evernote

年度邁入尾聲,工作量和文件資料都不斷增加。 對工作團隊,檔案管理將直接影響生產力。然而,還是會出現忘記檔案的儲存位置、為了找需要的資料而在眾多資料夾間來回查看等累人的情況。 如果能瞬間找出需要的資料,想必就可以提升生產力。

為了達到這個目標,使用 Evernote 收集檔案,問題就能迎刃而解。 這次將介紹運用 Evernote 強大搜尋功能的「文件管理術」。Evernote 不僅能儲存網頁、將圖片及 PDF 檔存為附加檔案,也能連結到 Google 雲端硬碟。 特別是升級為 Evernote 專業版之後,還可以搜尋 Office 文件及 PDF 檔裡的文字,管理更多類型的檔案。

遇到「只記得關鍵字,卻想不起檔案名稱」的狀況時也能鬆一口氣。 基本上,學會善用 Evernote 的搜尋功能,就沒必要精確地記住檔案名稱及儲存位置。 即使不記得詳細內容,只要用相關的關鍵字搜尋,便能找到檔案。

另外,您存檔時習慣在檔案名稱中輸入修改日期「20180401」或版本「Ver1」等資訊嗎? 後續想修改這份檔案,卻搞不清楚哪個檔案是最新版本,或者發現自己的電腦磁碟裡還有其他版本…… 您有過這種傷腦筋的經驗嗎? 如果直接以文字將檔案內容儲存於 Evernote 內,相關人員就能隨時存取最新內容,不必擔心上述問題。

Evernote 係使用文字資訊進行搜尋

在企業界,能儲存文字資訊的檔案格式形形色色。使用 Evernote 的搜尋功能,連附加圖檔內的文字、手寫文字都能一併搜尋。以 JPG、GIF、PNG 格式附加的檔案,圖片中的文字均列入搜尋範圍。

使用 Evernote 專業版,也能透過搜尋功能查找附加於記事的 Office 文件、PDF 檔的內容。 如果在電腦版中搜尋,並預覽附加檔案,便會以醒目顏色標出附加 Office 文件中的關鍵字。

若要將網路文章、社群網站貼文存為資料,就交給 Web Clipper。 Web Clipper 是能將瀏覽中的網頁儲存為 Evernote 記事的瀏覽器擴充功能。也可以儲存 Gmail、Amazon 的商品頁面、與工作相關的新聞報導。

需反覆使用的檔案,請利用範本

能儲存為數位檔案的資料,就別記在便條紙上了吧。這類資料包含會議紀錄、請款單、報帳單、行事曆、新聞報導等等,即使以往多以紙本保存,但若改用 Evernote,便能進行無紙化管理。

需反覆使用的文件,只要做成範本,就不必一再建立新檔案。 與團隊共用範本,所有成員都同樣能運用該檔案。

定期會議的會議紀錄應該是其中最好懂的例子了。 只要在「【模版】」內直接填上會議名稱及日期,後續搜尋、回顧就會變得很方便。 而且,如果有需要和其他人共用會議紀錄,只要以「共用」功能傳送電子郵件或分享共用 URL,對方就能檢視記事了。

Evernote 提供工作日誌、專案管理、會議紀錄、檢查表等多樣化的範本。 若依各自用途及需求稍加修改再使用,即可解決更大範圍的問題。以下範本使用起來也很方便,敬請參考。

每個專案使用不同標籤管理

專案所需資料,使用「標籤」管理應該也是一個好辦法。 除了會議紀錄和提案資料之外,還能統一管理專案時程表、客戶名片,這是 Evernote 獨有的特色。

舉例而言,請在標籤中填入「專案名稱」後儲存。 接著只要搜尋標籤,點擊一下便能列出所有該標籤的資料。 若在會議中臨時需要,也能瞬間調出資料。 此外,想到「專案相關的資料隨時都儲存於 Evernote 中」,讓腦袋也更能保持安定的狀態。

Evernote 能儲存/搜尋各式各樣的資料。 想更有效率地管理文件的您,開始使用能管理名片並辨識圖片中文字、功能優異的 Evernote 專業版,或者加強資料共用功能的 Evernote 企業版吧!

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