生產力提昇

數位空間大掃除(Evernote 風)

Digital Spring Illustration

本篇文章來自我們的社群管理員 Lolitta Gevorkova


春天是很多人最喜歡的季節:花朵從冬眠中甦醒,早晨的微風溫度正好,整個人的精神也格外抖擻了起來。春天也正是徹底清潔打掃,整頓生活的好時節。

我熱愛清潔整理我的實體空間;打掃讓我能夠暫時擺脫那些不怎麼有趣的事情,而辛勞打掃的成果總能為我帶來一抹微笑。春天來時,我會更努力於清潔,頓時覺得充滿動力。

但在一切的奮發中卻有個空間長期被忽視,那就是我的數位空間,我總說那是個數位鳥不生蛋區。我的家裡及桌面上都很乾淨,但是電腦和手機裡卻完全塞爆:未讀的電子郵件有上百封、Evernote 帳戶裡一團混亂、待讀的文章存在各個不同平台裡,而瀏覽器裡也存了過多的書籤。

我的工作就是管理社群媒體,下班回家又看更多(個人的帳戶),可以說我呼吸吐納都是社群網站通知。但我不知道該如何處理這麼多通知,所以乾脆全部忽略不管,壓力卻開始慢慢累積。累積到臨界點,我才終於開始整理我的數位生活,幸好整頓好壓力也就自然地化解。以下就是我整理數位生活的方法:

1. 收件匣歸零

收件匣歸零是個非常有效的電子郵件管理方法。目標是要讓電子郵件收件匣淨空,將所有無須後續行動的郵件歸檔或刪除,將需要處理的郵件放到正確的位置。

不過我又更進一步,加上了 Evernote 工作流!重要電子郵件例如旅遊行程、折價券、房東寄來的資訊等需要儲存的,我就利用轉寄電子郵件到 Evernote 功能。直接將這些郵件存到《旅遊行程》、《優惠券》、《公寓資訊》記事本中。

看!我嶄新、美麗、超級整齊的收件匣!

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2. 社群媒體

社群媒體讓人招架不住。首先,你必須承認根本不可能追上所有這些訊息和資訊的速度。我覺得最好的辦法就是「不要經營所有的社群媒體平台」,只要使用自己覺得最有趣,真心可以跟親朋好友交流的平台即可。在工作上,則應該專注在用戶們最活躍的平台上,無須使用市面上所有社群媒體。

此外,好好利用斷捨離術。

捨棄:

  • 我列出所有在使用的平台,以及這些平台為我帶來的價值。(例如 Facebook 讓我可以與散步在世界各地的家人分享現況)
  • 接著把對生活沒有任何助益的平台帳戶停用或刪除。
  • 最後得到的結論是,少點帳戶 = 少點「需要趕上」的東西

減少通知:

社群媒體的通知讓人很分心而且會一直上癮想看。有一些方法可以減少這些通知。

  • 關閉社群媒體的電子郵件通知。Facebook 上請到設定 > 通知 > 關閉電子郵件通知,順便再關閉其他可能打擾你的通知。如果你還有收到其他平台的電子郵件通知,可以網路查一下關閉的方法。
  • 關閉手機上的社群媒體通知。你真的需要整天,尤其在工作時,檢查並回覆朋友按的讚及留言嗎?不是吧。到手機的設定裡,只留下真正必須的,關閉所有其他的通知。

少 po 一點:

我知道你很想 po 生活裡的所有大小事,請克制!強迫性發文會導致強迫性的察看回覆,意味著花更多時間瞪著手機或電腦。這點對我也來最困難,因為我好像真心覺得大家應該知道我對現在手上這杯咖啡愛或恨 (目前很愛)。

IFTTT 1f49a’s Evernote:

有時候你會「喜歡」某則很棒的 Twitter 貼文,希望永久保留。但你真的曾經回頭查看這些「喜歡」的推文嗎?這時就是拿出 IFTTT 法寶的時刻。

IFTTT 是個讓你建立各種「配方」,將各 app 連結起來建立工作流的服務。其中一個 Evernote 配方就是讓您將喜歡的 Twitter 推文存到 Evernote。每次你「喜歡」一個推文,IFTTT 配方就會抓下來並傳到您的《最愛 Tweet》Evernote 記事本中。不賴吧!

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3. 所有瀏覽器書籤

夢想擁有一個簡單、無堆積的瀏覽器嗎?我也是。解決辦法就是對瀏覽器書籤說不,對 Web Clipper 說 Yes!

我把不常造訪的網站的書籤全部移除,而將重要的資料擷取到 Evernote 帳戶裡。Web Clipper 就好像網路的儲存鍵,您可以直接儲存有意義的 LinkedIn 資料、YouTube 影片、研究文章等各式資料到指定的記事本中。

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4. 你不可能讀完網路上的所有東西

網路上充滿了各種知識性、教育性及娛樂性內容。不幸的是,完全不可能讀完全部。你只能決心閱讀重要的資料(或至少是有趣的內容),但就算這樣都很困難。對我們大部分的人來說,要找出閱讀時間都需要一定程度的整頓。

我以前在各種平台上存了各種文章,但我從來沒有找到機會閱讀因為量實在太大。幸好,我在 Jamie Todd RubinFeedly > Pocket > Evernote 閱讀及研究過程裡找到資訊過量危機的解決之道。

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我現在把 Feedly 當成 RSS feed 來用,針對個人興趣或工作資料有不同的 feed。每天早上我會快速瀏覽一遍這些 feed。如果看到有趣的東西,我會先存到 Pocket 晚點讀。等有時間,我就會拿一大杯咖啡(並且盡量忍住不要發文評論咖啡)開始讀。當然不是每篇文章都很棒,所以看完我就存檔在 Pocket 裡。但偶爾看到非常發人省思的文章時,我一定會存進 Evernote,方便隨時複習。秘訣就在審慎選擇讀物!

5. 整理你的 Evernote 帳戶

Evernote 帳戶是個神聖的地方。我把所有重要的資料數位化存在這邊。但有時候在忙亂中會塞東西進去,忘記將不再相關的記事刪除,或徹底遺忘那些如果我再次看到會感到很愉快的記事。

我現在發現固定清理 Evernote 不僅對保持資料更新很有用,也能再次回味有意義的靈感及記憶,例如我的未婚夫第一次傳給我的 Facebook 訊息。

這裡有幾個 Evernote 清理秘訣:

  1. 捷徑:清除過期已無相關的捷徑,用現在的捷徑取代。
  2. 記事本堆疊:為想要保留但不用每天看的記事本建立《歸檔》堆疊
  3. 記事本:刪除只有幾則記事的記事本或把有共通主題的記事本整合在一起。
  4. 「未命名」記事:用「intitle: 未命名」搜尋並將需要的記事命名,空記事就刪除。
  5. 記事:清理記事需要一點時間,找個空檔,依記事本逐本清理記事。可以每天清五本,並將已不需要的記事刪除。
  6. 垃圾桶:如果你有整理強迫症,建議你一定要檢查垃圾桶裡沒有不小心刪除重要的資料。檢查確認後就清空垃圾桶,記得常清!

你每天有 1,440 分鐘可以用來休息、吃飯、工作、休息、與家人朋友相處、辦事、處理家務。這樣有限的時間千萬不要浪費在上百則的通知或數位雜物的壓力!

你又用了哪些方法整理你的數位生活呢?

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