生產力提昇

遠距工作成功的秘訣,只顧好自己還不夠

提到遠距工作,我們常有一些特定聯想。例如:可以穿著睡衣工作、可以偷懶,還有就是團隊文化很難建立起來、彼此疏離而且運作不佳。確實有一些人依然認為在辦公室裡朝九晚五的才能完成事情。而有一些企業,包括 IBM,則直接將所有遠距員工全都叫回到辦公室裡了。

但也有其他企業,例如 GitLabBufferZapier 是採用「只有遠距」的工作模式,沒有人在一個所謂的辦公室裡。這些企業發現這麼做自有好處,包括更高度的彈性,以及省去通勤時間後帶來的更高的生產力,並且可以跨度更大的時區範圍(更別提員工可擁有更好的工作 vs. 生活平衡,公司也節省了許多成本)。

大部分的公司都介於這兩種極端中間,但幾乎每個人都多少體驗了遠距模式的工作和團隊合作,不論是自己偶而的「在家工作天」,或是與地球另一端的同事進行線上協作。一份 2015 年的調查就發現到,37% 的美國員工都曾在辦公室以外的地方工作。相比之下,1995 年時只有 9% 的工作者有此經驗。

遠距工作要關注的不僅是自身的工作生產力,更需要思考整個團隊如何在各自身處一處的狀況下還能同心協力。

隨著遠距工作逐漸成為工作形式的一環,我們勢必要想辦法接受,並讓它更好。第一步就是要記得,遠距工作的成功與否不僅是看個人不在辦公室裡是否能達到一樣的效率,更重要的是整個團隊如何在遠距的狀況下還能持續無礙協作。

這裡提供一些方法,讓不論是個人還是團隊,都能真正將遠距工作的優勢發揮到最大。

辦公室外的工作生產力強化秘訣

  • 建立界線。就算家裡沒辦法弄一個辦公室,指定一個專門的工作位置也是很重要的。如果老是賴在床鋪上工作,一定很難抗拒睡神的呼喚。(而且當真正的睡覺時間來臨時,很可能反而更難入睡。)
  • 建立一套時程表。不用通勤確實可以拿回不少寶貴的時間。但有了這些多出來又更可以彈性運用的時間,更應該仔細思考一整天要如何運作。建立一套日常時間表可以讓您更有創意又更有生產力。
  • 休息一下。當工作和生活全都攪在同一個地方時,可能很難「關機」。但請一定要記得您可以也應該休息、透口氣。去健身房、去遛狗、或買杯咖啡,別把自己憋出「機艙熱」。
  • 分享現狀。不論是大家安排好時段,或只是簡單的在聊天工具上講一下自己的狀態,都一定要跟其他團隊成員保持溝通和對話。若您要暫時離線,請在離開訊息裡稍微描述離線原因以及預計回來的時間。
  • 與影片做好朋友。您可能很不想露臉(不想換掉睡衣是吧?)但如果可以,我們建議還是盡量採用視訊會議而不是打電話。面對面的互動時我們可以感受到對方很多非文字的訊息,不露臉就無法得知那些訊息,也很難建立關係。
  • 體貼彼此的時差。若您的小組裡有成員身在歐洲,每次都要熬夜等大家開週會。何不提議調整會議時間,讓大家都有機會在方便的時間和不太方便的時間做事?別讓時差帶來的不便成為特定夥伴的懲罰。

遠距工作成功秘訣

  • 制定團隊溝通基本規則。利用一次實際聚會或線上會議的機會,大家一起決定進行溝通的「團隊規則」。想一下在哪種情況下應當視訊會議、電話會議或電子郵件,以及優先順序和替代方案。其他一些規則例如「禁止盲目 cc 所有人」等也要先講好,大家才知道哪些事不要做。最重要的是,要大家一起決定這些規則,不要只是由主管交辦。
  • 看看大家在幹嘛。如果可以,盡量要有全組成員的視訊會議。讓大家彼此看到,能有些閒聊,好建立真正的團隊情感和關係。

若您是領導人,會需要指導、開發部下,有時也需要進行困難的對話,而且全都要遠距進行。因此我們建議您與直屬部下要規律進行一對一的視訊會議。如果有任何反饋或建議,也盡量在視訊會議時提出,電子郵件只有文字反而容易產生誤會。

  • 聘請善於溝通者。聘僱新人時我們通常關注在工作技能、工作經驗以及與公司文化的契合程度。但是如果要建立的是一個遠距團隊,就需要評估其他相關能力。遠距工作對聆聽、溝通、合作技巧要求比較高。建議您以實際工作時會用到的溝通方式與應徵者面試,包括面對面、電話、視訊以及電子郵件等。

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