使用案例

打卡下班:工作-生活的平衡,以及生產力

在 COVID-19 爆發前想要達成工作 – 生活平衡就已經很不容易。現在在家工作成了「新常態」,劃分個人和工作生活的那條線就完全消失了。覺得我們用詞太誇張嗎?數字可不說謊:半數以上的受僱者現在常態性地一週工時超過 40 小時,60% 以上的受訪者週末工作超過五小時。

也有越來越多人希望在正常工作時間裡能夠聰明工作,而非更賣力工作。到底要如何準時打卡下班(不論在辦公室還是家裡),又不會犧牲工作生產力呢?

秘訣就在保持井然有序。資料越整齊,越能提高生產力,也能越快實現工作和生活之間的平衡。您的生產力能維持在高標,也能準時登出,不會帶著工作未完成的罪惡感。

將工作和生活分開,但整理在同一個地方

如果沒有明確的界線,幾乎不可能「關掉」工作,「打開」居家生活。將工作和居家生活做出實體區隔是個好的開始,但就算這樣,在電腦上、行動裝置裡、甚至社群媒體中,兩者都還是時常相撞。

就算無法將工作和家庭做出實體區隔,心理上做區分對您的思考方式和整理能力也會有深遠的影響。

個別的專案管理和生產力應用程式有其意義,但因為他們的使用目的很明確,處理不同事務就要切換不同程式,有時反而更沒有效率。產生的挫折感更可能導致直接放棄整套資料整理策略。

一個能把工作和家庭生活區隔開,但又能讓您在單一空間作整理的工具,很可能就是問題的解答。Evernote Professional 融合了工作管理、行事曆顯示、資料蒐集和檢索等多種應用程式的功能於單一窗口,讓您可以輕鬆整理生活的每個面向,進而達到真正的平衡。

專家密技:連結 Evernote 和 Google 日曆,把您的記事和行事曆整合起來,記事更容易找到,您就可以完成更多。現在您可以將工作量整個概念化,分割成較易管理的小區塊,又依然保持工作 – 生活平衡。

Evernote Professional 和 Teams 客戶還能新增多個草寫本和釘選記事小工具,將 Evernote 個人化,往目標值直邁進。舉例來說,您可以使用不同顏色的草寫本來區分工作和家庭生活。此外,因為 Evernote 會同步處理到您所有裝置上,您的資料都會一直跟著您。

保持專注,讓您能準時登出。

在家工作可說是個兩面刃。優點是不需要面對辦公室裡各種制度;缺點就是幾乎沒有真正的下班。永遠都在工作當然很難保持專注。您真的需要加班做事嗎?有沒有更好的時間管理法?如果問題在後者,何不考慮刪除非必要的工作事項,策畫出可以讓每天更有效率的策略?

每一天就從清楚了解工作界線,以及明確界定工作時間開始。您的生產力會更高,也能減少加班。當您在每個工作天結束時都知道所有該辦的都完成了,就更能關閉工作 (不論您身在何處),切實下班。

關掉筆電、離開工作桌,更能完全切斷連結。您越能夠跳出工作的思維,在休閒時間就能越放鬆。好好休息,當再次工作時生產力會更高。

這裡提供您幾個好方法:

  • 檢視已完成的工作事項,在一天的工作結束時。給自己一點肯定,並為明天設下合理的目標。
  • 遵守設定的工作結束時間。不一定要是傳統的 5 p.m.,但要是個不會一直變動的合理時間。
  • 創造第三空間,作為連結工作和居家的過渡橋梁。這樣的橋樑可以幫助您將心情和心態從受雇者轉換為父母或配偶等。它可以是任何形式,包括出去溜個狗、通勤移動、運動等。

專家密技:利用 Evernote 的「工作事項」在每一天的開始建立一份待辦清單,並排好順序。這份清單跟您的行事曆、提醒、長期專案的到期日等全部放在同一個地方。若您需要管理團隊,也可以利用「工作事項」來做工作分配,平衡員工的工作量。

「盲忙」才是敵人

您一定聽過「好像很忙」或是高生產力的錯覺,就是那種看起來好像很有生產力,實際上完全不是這麼一回事的人。需要「顯得」很忙實際上會讓員工生產力低落且過度工作,反而浪費各種資源和時間。裝忙也會產生壓力,以及更多加班。有依照優先順序排好的待辦清單可以解決這種問題。而管理模型,例如艾森豪模型,也就是依照緊急程度和重要性將事務分到四個象限的管理方式,對這種盲忙情況就很有幫助。

專家密技:Evernote 的「首頁」看板能讓您清楚看到整個工作天,包括已整理好所有待辦事務的工作事項清單。「首頁」能自訂顯示您希望看到的資訊。所有資料全部集中一處,也能輕鬆看到還有哪些是要完成。您還可以利用標記、到期日、標籤、表情符號等來設定自己的一套優先等級,甚至可以設定標籤利用規則,進一步保持井然有序。

分離反而是資產

在這個極度競爭的世界裡,很多人都會覺得必須更賣力更拼命。「分離」這個概念可能被看成是負面的,帶有反生產力的意味。但是能夠知道何時、如何分離,跟知道何時、如何完全投入,對工作生產力是同等重要的。

如果無法規律跟工作分離,對身心的健康都是有害的,更會降低動機和生產力。該休息時就登出、放空,帶著嶄新的視角回到工作,您會發現一切都不同了。

讓 Evernote 助您整理工作、揮別生活的雜亂。

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