أحيانًا تشعر وكأنك تغرق في المستندات. من لديه أحدث نسخة من هذا المستند التقني؟ أين يمكنك أن تجد الأوراق الخاصة بهذا المقاول من الباطن منذ خمس سنوات؟ ولماذا يرسل الجميع إلى بعضهم البعض مستندات طويلة بالبريد الإلكتروني بدلاً من مجرد تقديم ما هو مهم؟ دعنا نواجه الأمر — شريط البحث بجهاز الكمبيوتر الخاص بك ليس دائمًا رائعًا، كما تعلم، في العثور على الأشياء.
باستخدام Evernote Teams، يمكنك العمل على مركزية وتنظيم وإدارة مستندات شركتك وجداول بياناتها، وملفات الوسائط المتعددة، ورسائل البريد الإلكتروني، بل حتى محادثات Slack. إنها طريقة مرنة لتخزين المعلومات بأي تنسيق بأمان، وللتأكد من أن الأشخاص المناسبين يمكنهم العثور عليها، بغض النظر عن مكان وجودهم. مساحات العمل ودفاتر الملاحظات تبقي الأشياء منظمة، في حين أن البحث المعقد القواعد النحوية وبناء الجملة يمكن الفرق من العثور على ما يحتاجون إليه، عندما يحتاجون إليه. لذا توقف عن البحث في الملفات وتمشيط شبكتك بحثًا عن المستندات. يضع Evernote Teams كل ذلك في متناول يدك.
تحتاج الشركات إلى طرق لتخزين ملفاتها وتنظيمها ومشاركتها وتحديثها بمرور الوقت. تعتمد معظم الشركات هذه الأيام على برامج قوية لإدارة المستندات. يقلل استخدام الحل الرقمي من الحاجة إلى تخزين المستندات الورقية في خزائن وصناديق الملفات. كما أنه يُحسّن أيضًا الأمان والامتثال التنظيمي، واسترجاع المستندات والنسخ الاحتياطي للملفات، والتعافي من الكوارث.
يتضمن نظام إدارة المستندات الجيد (DMS) الميزات التالية:
دعم لمجموعة كبيرة ومتنوعة من المستندات
يعمل الأشخاص مع مجموعة متنوعة من المستندات كل يوم. يتضمن ذلك ملفات معالجة الكلمات، وجداول البيانات، وملفات التصميم، وملفات PDF، ورسائل البريد الإلكتروني، والصور ودفاتر الملاحظات الرقمية، والتسجيلات الصوتية، بالإضافة إلى المزيد. إن من شأن نظام إدارة الوثائق (DMS) الجيد أنه يعمل على التقاط وتخزين وتنظيم كل هذه الأنواع من المستندات بسلاسة.
بنية الملف
تعتمد إدارة المستندات على تنظيم الملفات بطريقة منطقية. قد يشمل ذلك التسلسلَ الهرمي للوثائق، والتصنيفات ووضع العلامات، وكذلك التأريخ وبروتوكولات حذف الملفات القديمة.
البحث عن الملفات واسترجاع المستندات
من أفضل الأشياء المتعلقة بإدارة المستندات الرقمية هو أنك لم تعد مضطرًا للبحث في خزائن الملفات، والبحث عن أي ورقة مفقودة. يوفر هيكل الملفات في نظام إدارة الوثائق (DMS) الجيد الأساس لاسترجاع الملفات بسرعة. يسهل البحثُ المتقدم العثورَ على ما تحتاجه بحسب اسم الملف، أو الكلمات المفتاحية، أو العلامات أو نوع الملف، أو تواريخ الإنشاء والتعديل.
الأمان وأذونات الملفات
تعتمد حماية المستندات الحساسة على نظام أذونات قوي وعلى التحكم في إمكانية الوصول. يجب أن يكون لدى مقاوليك أذونات مختلفة عن رئيسك التنفيذي، وقد تحتاج الفِرَق إلى أذونات يمكن تغييرها حسب الحاجة.
أدوات المراقبة
يسمح نظام إدارة المستندات الفعَّال للمسؤولين بمراقبة نشاط المستخدم—من قام بالوصول إلى ماذا ومتى ومدة ذلك. ومن شأن ذلك أنه يوفر مسارَ تدقيق يتم اتباعه إذا ظهرت أسئلة في وقت لاحق.
التحكم في الإصدار
وبالمثل، يتيح نظام إدارة المستندات، المصمم جيدًا، للمستخدمين تتبع أي تغييرات على المستند واستعادة الإصدارات القديمة بسرعة.
سهولة الوصول والمشاركة
لن يستخدم الأشخاص نظامًا شديد التعقيد أو من شأنه أنه يجعل الوصول إلى المستندات ومشاركتها أمرًا صعبًا. يتكامل نظام إدارة المستندات الجيد بسلاسة مع البرنامج الذي تحتاجه لإنجاز المهام—بدءًا من البريد الإلكتروني مرورًا بمعالجة الكلمات وصولًا إلى أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء (CRM).
باستخدام نظام إدارة المستندات القائم على السحابة، يمكن لفريقك الوصول إلى المستندات فورًا من أي مكان وباستخدام أي جهاز. يمكن لعدة أشخاص العمل على نفس المستند، مما يقلل من احتمالية إصدار نسخ متعارضة من نفس الملف. ليست هناك حاجة لنسخ الملفات احتياطيًا، حيث إن نظام إدارة المستندات القائم على السحابة يحفظ كل شيء تلقائيًا.
باستخدام حل إدارة المستندات السحابي، يمكن مشاركة الملفات الكبيرة بشكل أسرع بكثير من أي نظام محلي. أخيرًا، نظرًا لأن الأنظمة السحابية تعتمد بشكل عام على الاشتراك، فإنها تقضي على التكاليف والجهود الأولية الكبيرة اللازمة لتنفيذ أي حل محلي (ناهيك عن الجهد وساعات تكنولوجيا المعلومات اللازمة لصيانة هذا الحل وتحديثه مع مرور الوقت).
سواء كانت احتياجات إدارة المستندات الخاصة بك بسيطة أو معقدة، فإن Evernote Teams يوفر لك ما تحتاجه. إن من شأن تجربة المستخدم البديهية التي نوفرها، والنهج القائم على السحابة، والبنية المرنة، أنها تسهل تصميم نظام يناسب فريقك. استخدم Evernote Teams باعتباره نظام سهل لإدارة المستندات الخاصة بالمؤسسات الصغيرة. قم بإنشاء مستنداتك كملاحظات (أو قم بتحميل المستندات الموجودة إلى ملاحظة معينة)، ثم قم بتنظيمها داخل دفاتر الملاحظات ومساحات العمل.
يمكن للفرق الأكبر استخدام Evernote Teams كمكمل لنظام إدارة المستندات الخاص بهم. قم بإنشاء مساحة عمل لتخزين ومشاركة مستندات الإعداد الخاصة بالموظفين الجدد. ضع ضمانات المبيعات في نظام دفاتر الملاحظات داخل مساحة عمل فريق المبيعات، حتى يتمكن ممثلوك من الوصول إلى أحدث الإصدارات من أي مكان. أو قم ببساطة بتعيين Evernote Teams كمكان لملاحظات الاجتماعات وجلسات العصف الذهني، مع مساحات العمل ودفاتر الملاحظات التي تنظمها الأقسام أو الفرق أو المشروعات.
النصوص والملاحظات المكتوبة بخط اليد والصور
يسهل Evernote تسجيل وتخزين النصوص، ليس ذلك فقط، بل إنه يخزن أيضًا الملاحظات المكتوبة بخط اليد والصور. ما عليك سوى استخدام كاميرا هاتفك لالتقاط صورة للسبورة البيضاء أو بطاقة العمل أو أي شيء تريد التقاط صورة له. ثم احفظ الصورة في ملاحظة تحتوي على معلومات ذات صلة، أو احفظها في ملاحظة فارغة جديدة. يجعل Evernote أيضًا النص داخل ملفات PDF والصور قابلًا للبحث لسهولة استرجاعه في المستقبل. يمكنك أيضًا جمع الأبحاث عبر الإنترنت باستخدام حافظة صفحات الويب وحفظها في Evernote.
تنظيم المستندات (دفاتر ملاحظات، علامات، مساحات عمل)
يتميز تصميم Evernote البسيط المناسب لتدوين الملاحظات بكونه متعدد الاستخدامات بشكل لا يصدق. يمكن تنظيم الملاحظات في دفاتر ملاحظات حسب المشروع أو الفريق أو أي تصنيف تختاره. يمكن بعد ذلك تنظيم الملاحظات ودفاتر الملاحظات في مساحة عمل مخصصة. على سبيل المثال، يمكن تخزين كل المحتوى المرتبط بالتسويق في دفاتر ملاحظات ربع سنوية، والتي يتم وضعها بعد ذلك في مساحة عمل فريق Marcom. يمكن تثبيت الملاحظات المهمة في مساحة عمل الفريق، وتظهر جميع التحديثات في منطقة "ما الجديد"، مما يجعل الجميع على اطلاع بأحدث المعلومات والتقدم المُحرَز.
التحكم في الإصدار
سجل الملاحظات يأخذ لقطات منتظمة لكل ملاحظة ويسمح لك باسترجاع أي ملاحظة من Evernote Web أو من Evernote لنظام التشغيل Mac أو Windows. يعرض موجز النشاط الملاحظات التي تم تغييرها مؤخرًا ومن قام بإنشائها. يمكن استرداد الملاحظات المحذوفة من مهملات Business في أي وقت.
إمكانية وصول مستخدمين متعددين، من أي مكان
يمكن إنشاء الملاحظات وتحريرها ومشاركتها بواسطة أي شخص لديه الأذونات الصحيحة. يعمل Evernote Teams أيضًا على الأجهزة المحمولة كما يعمل على أجهزة سطح المكتب. يمكنك حتى العمل دون اتصال بالإنترنت ثم تحديث ملاحظاتك بمجرد اتصالك بالإنترنت.
البحث في المستندات
إن القواعد النحوية القوية في البحث في Evernote وبناء جملة البحث المتقدم تتيح للمستخدمين العثور على الملاحظات حسب العنوان، والعلامات وتاريخ الإنشاء أو التعديل، وموقع الإنشاء ومصدر المستند، بل حتى نوع الوسائط التي تحتوي عليها (الصوت، الصور، وما إلى ذلك).
التخزين والأمان
يمتلك Evernote Teams كل السعة التي تحتاجها لتخزين مستنداتك والوصول إليها. يحتوي كل حساب Business على 20 جيجابايت من التحميلات الشهرية بالإضافة إلى 2 جيجابايت إضافية لكل مستخدم في الحساب. للحفاظ على تخزينها جميعًا بأمان، نستخدم مركز بيانات معتمدًا وفقًا لمعيار SAS 70 (النوع II) وSSAE16 SOC-1 (النوع 2).
للتحكم في إمكانية الوصول، يستخدم Evernote لغة ترميز تأكيد الأمان 2.0 (SAML 2.0) لتمكين تسجيل الدخول المركزي (SSO). يتكامل تطبيق تسجيل الدخول المركزي الخاص بنا بسهولة مع أي موفر هوية كبير يدعم SAML 2.0. نحن ندعم أيضًا ADFS. يتصل Evernote Teams بدليلك النشط الحالي أو حل LDAP، مما يتيح لك دعوة المستخدمين أو إزالتهم مباشرة من وحدة تحكم المسؤول الحالية. يمكن للمسؤولين عرض المستخدمين وإدارتهم وكذلك مراجعة نشاط الملاحظات لجميع أعضاء الفريق للتأكد من أن كل شخص لديه المستوى الصحيح من الوصول.
قم بتخزين جميع أنواع الملفات، من مستندات Office وملفات PDF إلى الملفات الصوتية والصور ومستندات Google.
لا تتقيد بالملفات والمجلدات—نظم بطريقتك حتى تتمكن دائمًا من العثور على ما تحتاجه.
حافظ على مزامنة فريقك من خلال إنشاء مكان واحد للجميع في شركتك للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها.
اقض وقتًا أقل في البحث عن الملفات أو البحث عن المستندات ووقتًا أطول في إنجاز المهام.
