Optimiertes Dokumentenmanagement mit Evernote Business

Bild eines Büroangestellten mit Smartphone und Notebook zur Veranschaulichung von Evernote Business als Lösung für das Dokumentenmanagement

Einfache Organisation von Informationen im Unternehmen

Manchmal beschleicht einen das Gefühl, in Dokumenten zu ertrinken. Wer hat die neueste Version dieses Whitepapers? Wo finde ich die Unterlagen dieses Subunternehmers von vor fünf Jahren? Und warum schicken sich alle Leute umfangreiche Dokumente per E‑Mail zu, statt einander einfach nur das Wichtigste mitzuteilen? Und seien wir ehrlich: Die Suchfunktion des Computers ist nicht besonders gut darin, Dinge wiederzufinden.

Mit Evernote Business kannst du die Dokumente, Tabellenkalkulationen, Multimediadateien, E‑Mails und sogar Slack-Konversationen deines Unternehmens zentralisiert organisieren und verwalten. Diese Lösung stellt eine flexible Möglichkeit dar, um in beliebigen Formaten vorliegende Informationen sicher zu speichern und dafür zu sorgen, dass sie von den richtigen Personen gefunden werden, ganz egal, wo sie sich gerade aufhalten. Arbeitsbereiche und Notizbücher sorgen für Ordnung, während die ausgefeilte Suchgrammatik (Englisch) und ‑syntax es euren Teams ermöglichen, das Gesuchte schnell zu finden, sobald es benötigt wird. Setze der zeitraubenden und oft nicht von Erfolg gekrönten Jagd nach den richtigen Dateien in deinem Netzwerk ein Ende. Evernote Business liefert dir alle Inhalte im Handumdrehen.

Dateimanagement für das digitale Zeitalter

Unternehmen brauchen Möglichkeiten, ihre Dateien zu speichern, zu organisieren, gemeinsam zu nutzen und im Laufe der Zeit zu aktualisieren. Die meisten Unternehmen verlassen sich heutzutage auf bewährte Software für das Dokumentenmanagement. Der Einsatz digitaler Lösungen verringert den Bedarf an einer physischen Aufbewahrung von Dokumenten in Aktenschränken und Kisten. Darüber hinaus sorgen diese Lösungen für höhere Sicherheit, die bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, das leichtere Wiederauffinden von Dokumenten sowie die zuverlässige Sicherung und Wiederherstellung von Dateien für den Notfall.

Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) umfasst folgende Aspekte:

  • Unterstützung eine breiten Palette von Dokumenttypen
    Die Menschen arbeiten tagtäglich mit einer Vielzahl unterschiedlichster Dokumente. Darunter Textdateien, Tabellen, Konstruktionsdateien, PDF‑Dateien, E‑Mails, Bilder, digitale Notizblöcke, Audioaufnahmen und vieles mehr. Ein gutes DMS ist in der Lage, all diese Dokumenttypen reibungslos zu erfassen, zu speichern und zu organisieren.

  • Dateistruktur
    Ein erfolgreiches Dokumentenmanagement ist auf Eine logische Organisation der Dateien angewiesen. Diese kann unter anderem Dokumenthierarchien und -gruppierungen, eine Verschlagwortung und Datierung sowie Löschprotokolle für veraltete Dateien beinhalten.

  • Dateisuche und Abruf von Dokumenten
    Einer der größten Vorzüge des digitalen Dokumentenmanagements besteht darin, dass man keine Aktenschränke mehr durchwühlen muss, um ein irgendwo abgelegtes Stück Papier wiederzufinden. Die Dateistruktur eines guten DMS bildet das Rückgrat für das schnelle Wiederauffinden von Dateien. Dank der erweiterten Suchfunktion lassen sich gewünschte Inhalte ganz einfach beispielsweise anhand von Dateinamen, Suchbegriffen, Schlagwörtern, Dateitypen oder Erstellungs- und Änderungsdatum wiederfinden.

  • Sicherheit und Berechtigungen für den Dateizugriff
    Der Schutz sensibler Dokumente ist auf ein starkes System aus Berechtigungen und Zugriffskontrolle angewiesen. Eure Auftragnehmer sollten andere Berechtigungen erhalten als euer CEO, und Teams benötigen möglicherweise Berechtigungen, die sich ganz nach Bedarf ändern können.

  • Instrumente zur Überwachung
    Ein effektives DMS ermöglicht Administratoren die Überwachung und Kontrolle sämtlicher Nutzeraktivitäten. Wer hat wann und wie lange auf welche Inhalte zugegriffen? Dies ermöglicht einen Prüfpfad, dem man folgen kann, falls es später zu Fragen kommen sollte.

  • Versionskontrolle
    Ebenso ermöglicht ein gutes DMS seinen Nutzern, sämtliche Änderungen an einem Dokument nachzuverfolgen und alte Versionen bei Bedarf schnell wiederherzustellen.

  • Einfacher Zugriff und einfache Freigabe
    Die Leute werden kein System nutzen, das zu kompliziert ist oder den Zugriff auf Dokumente bzw. deren gemeinsame Nutzung unnötig erschwert. Ein gutes DMS lässt sich nahtlos in die Software integrieren, die man bereits einsetzt, um seine Aufgaben zu erledigen – von E‑Mail-Clients über Textverarbeitungsprogramme bis hin zu CRM‑Systemen.

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Ein cloudbasierter Aktenschrank mit Zugriff von jedem Ort aus

Bild eines Lagerarbeiters mit Notebook zur Veranschaulichung, wie cloudbasiertes Dokumentenmanagement es Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort aus zu arbeitenMit einem cloudbasierten DMS kann dein Team von jedem Ort aus und mit beliebigen Geräten unverzüglich auf alle freigegebenen Dokumente zugreifen. Mehrere Leute können am selben Dokument arbeiten, wodurch das Risiko für einander widersprechende Fassungen derselben Datei minimiert wird. Es besteht keine Notwendigkeit, Dateien extra zu sichern, da ein cloudbasiertes DMS sich automatisch um die Speicherung sämtlicher Inhalte kümmert.

In einer cloudbasierten Lösung für das Dokumentenmanagement lassen sich große Dateien viel schneller gemeinsam nutzen als auf lokalen Systemen. Da Cloudsysteme üblicherweise in Form eines Abonnements angeboten werden, entfallen die hohen Vorabkosten und der Aufwand für die Implementierung einer internen Lösung vor Ort (ganz zu schweigen von dem Aufwand und den IT‑Stunden, die für die Wartung und Aktualisierung dieser Lösung im Laufe der Zeit anfallen würden).

Evernote Business übererfüllt die Erwartungen

Unabhängig davon, ob du eher einfache doer komplexe Anforderungen an das Dokumentenmanagement stellst, mit Evernote Business ist dein Unternehmen bestens gerüstet. Die intuitiv zu bedienende Oberfläche, der cloudbasierter Ansatz und die flexible Struktur unserer Anwendung machen es dir leicht, ein maßgeschneidertes System für dein Team zu entwerfen. Nutze Evernote Business als ressourcenschonendes DMS für kleinere Unternehmen oder Organisationen. Erstelle deine Dokumente in Form von Notizen (oder lade vorhandene Dokumente in Notizen hoch) und organisiere sie anschließend in Notizbüchern und Arbeitsbereichen.

Größere Teams können Evernote Business als Ergänzung zu ihrem vorhandenen DMS nutzen. Richte beispielsweise einen Arbeitsbereich ein, in dem dein Unternehmen Dokumente für die Einarbeitung von Neulingen speichern und zur gemeinsamen Nutzung freigegeben kann. Bringe alle eure Vertriebsmaterialien in einem System aus Notizbüchern im Arbeitsbereich des Vertriebsteams unter, damit die zuständigen Mitarbeiter und Vertreter von jedem Ort aus auf die jeweils neuesten Versionen zugreifen können. Oder mache Evernote Business einfach zur zentralen Anlaufstelle für Meeting-Notizen und Brainstorming-Sitzungen, wobei die Arbeitsbereiche und Notizbücher nach Abteilungen, Teams oder Projekten organisiert sind.

  • Text, handschriftliche Notizen, Bilder
    Mit Evernote lässt sich nicht nur getippter oder gedruckter Text ganz einfach erfassen und speichern, sondern auch handschriftliche Notizen und Bilder. Verwende einfach die Kamera deines Smartphones, um ein Foto von einem Whiteboard, einer Visitenkarte oder anderen Inhalten zu machen, die du erfassen möchtest. Speichere dieses Foto dann in einer Notiz mit entsprechenden Inhalten oder in einer neuen leeren Notiz. Evernote sorgt sogar dafür, dass Texte in PDF-Dateien und Bildern durchsuchbar werden, damit sie später leicht wiederzufinden sind. Und mithilfe des Web Clippers kannst du auch die Ergebnisse deiner Online-Recherchen im Handumdrehen in Evernote speichern.

  • Dokumentenorganisation (Notizbücher, Schlagwörter, Arbeitsbereiche)
    Das einfache notizbasierte Design von Evernote erweist sich als unglaublich vielseitig. Notizen können nach Projekten, Teams oder beliebigen anderen Kategorien in Notizbüchern organisiert werden. Notizen und Notizbücher wiederum können in speziellen Arbeitsbereichen organisiert werden. Beispielsweise könnten alle marketingbezogenen Inhalte quartalsweise in Notizbüchern gespeichert werden, die dann im Arbeitsbereich des für Marketing und Kommunikation zuständigen Teams untergebracht werden. Wichtige Notizen können zudem im Arbeitsbereich des jeweiligen Teams an der Pinnwand angeheftet werden, während alle Aktualisierungen automatisch im Bereich „Neuigkeiten“ erscheinen, sodass alle Beteiligten jederzeit über die neuesten Informationen und Fortschritte im Bilde sind.

  • Versionskontrolle
    Der Notizverlauf erfasst regelmäßig eine Momentaufnahme von jeder Notiz und ermöglicht es dir in Evernote Web oder Evernote für Windows bzw. macOS, zu einer früheren Fassung der jeweiligen Notiz zurückzukehren. Dem Aktivitäts-Feed kannst du entnehmen, welche Notizen kürzlich geändert wurden und wer die jeweiligen Änderungen vorgenommen hat. Notizen, die nach dem Löschen im Papierkorb des Business-Kontos gelandet sind, können bis zum endgültigen Leeren des Papierkorbs jederzeit wiederhergestellt werden.

  • Mehrbenutzerzugriff von überall
    Notizen können von jeder Person mit den entsprechenden Berechtigungen erstellt, bearbeitet und freigegeben werden. Evernote Business funktioniert sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktop-Computern. Man kann sogar offline arbeiten und die Notizen aktualisieren, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

  • Dokumentensuche
    Dank der leistungsfähigen Suchgrammatik und erweiterten Suchsyntax von Evernote können Nutzer ihre Notizen anhand von Titeln, Schlagwörtern, Erstellungs- und Änderungsdatum, Erstellungsort, Dokumentenquelle oder auch der enthalten Medientypen (Audio, Bilder usw.) wiederfinden.

  • Speicherung und Sicherheit
    Evernote Business verfügt über alle erforderlichen Kapazitäten für die Speicherung und den Zugriff auf deine Dokumente. Jedes Business-Konto ist mit einem monatlichem Upload-Kontingent von 20 GB plus weiteren 2 GB pro registriertem Nutzer des Kontos ausgestattet. Damit sämtliche Inhalte sicher aufbewahrt werden, greifen wir auf ein Rechenzentrum zurück, das nach SAS 70 (Typ II) und SSAE16 SOC‑1 (Typ 2) zertifiziert ist.

    Für die Zugriffskontrolle setzt Evernote die Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) ein, um Single Sign-on (SSO) zu ermöglichen. Unsere SSO-Implementierung lässt sich leicht mit jedem großen Identitätsanbieter integrieren, der SAML 2.0 unterstützt. Darüber hinaus unterstützen wir auch ADFS. Evernote Business verbindet sich mit der aktuellen Active Directory- oder LDAP-Lösung deines Unternehmens, sodass die Nutzer direkt von der vorhandenen Administratorkonsole aus eingeladen oder gelöscht werden können. Administratoren können sich innerhalb unserer Lösung nicht nur die Nutzer anzeigen lassen und verwalten sondern auch die Notizaktivitäten der Teammitglieder überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die richtigen Zugriffsberechtigungen verfügen.

  • Integrationen
    Evernote Business zentralisiert das Dokumentenmanagement über den gesamten Technologiestack deines Unternehmens hinweg und ermöglicht es den Teammitgliedern sogar, E‑Mails und Slack-Konversationen zu speichern und als zukünftiges Referenzmaterial zu organisieren. Von Gmail und Outlook (PDF auf Englisch) aus könnt ihr Notizen aus E‑Mails und Anhängen erstellen und vorhandene Notizen für andere Nutzer freigeben. Slack-Nachrichten lassen sich im Handumdrehen in Notizen umwandeln, um sie für das Team freigeben und direkt von Slack aus auf sie zugreifen zu können, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Auch Google Drive-Dateien (PDF auf Englisch) könnt ihr in Evernote ablegen, um direkt von euren Notizbüchern und Arbeitsbereichen aus auf sie zuzugreifen. Zu guter Letzt profitieren auch Teams, die einen Großteil ihrer Arbeitszeit üblicherweise in Salesforce oder Microsoft Teams verbringen, von Evernote Business, indem sie direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus Notizen erstellen, durchsuchen, bearbeiten und auf sie zugreifen können.

Zentrale Anlaufstelle mit allen wichtigen Informationen für dein Team

Grafische Darstellung eines Ordners mit verschiedenen Symbolen zur Veranschaulichung des Speicherns unterschiedlichster Dateitypen in Evernote Business

Speichere beliebige Dateitypen, ganz egal, ob Office-Dokumente, PDF- und Audiodateien oder Bilder.

Grafische Darstellung von verschiedenen gestapelten Dokumenten zur Veranschaulichung von Evernote Business als flexibles Werkzeug für das Dokumentenmanagement

Lass dich nicht durch Dateien und Ordner einschränken. Organisiere deine Inhalt so, dass du das Gesuchte jederzeit wiederfindest.

Grafische Darstellung von Pfeilen über einer Person neben anderen Personen zur Veranschaulichung der Zusammenarbeit mithilfe der zentralen Dokumentenspeicherung in Evernote Business

Halte dein Team auf dem Laufenden und schaffe eine zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, damit sie stets Zugriff auf alle benötigten Inhalte haben.

Grafische Darstellung einer Lupe über einem Stern zur Veranschaulichung der effektiven Dokumentensuche von Evernote Business

Verbringe weniger Zeit mit der Suche nach Dateien oder Dokumenten und mehr Zeit damit, die anliegenden Dinge zu erledigen.

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