Detrás de cada proyecto terminado hay una gran cantidad de investigación y resolución de problemas que ayudaron a hacerlo realidad. Pero la información que se esconde detrás de los archivos del escritorio, las páginas web marcadas como favoritas, las notas escritas a mano y los artículos enviados por email está dispersa entre las personas y las aplicaciones. A medida que los años pasan y los equipos cambian, esta valiosa información se pierde.
Evernote Teams te ayuda a organizar tu investigación, compartirla con tus compañeros de equipo y aplicarla a proyectos futuros. Consigue la flexibilidad que necesitas para recopilar ideas a tu manera, ya sea tomando notas, capturando páginas web o adjuntando documentos. Realiza búsquedas en todos los datos de tu empresa para establecer conexiones que de otro modo no podrías. Con Evernote como tu centro de información, el conocimiento de la empresa es más útil y no desaparecerá si alguien de tu equipo se va.
Las empresas tienden a mirar hacia el futuro, y cada equipo se va centrando en un hito tras otro sin mirar atrás para hacer balance de lo que va aprendiendo a lo largo del camino. Pero cada proyecto importante implica realizar una investigación que sería inestimable para otros equipos, si supieran que existe. El equipo de marketing podría tener guardados en un disco duro datos sobre el comportamiento del cliente que podrían ayudar al equipo de producto a refinar su próximo lanzamiento. Es posible que el equipo financiero esté empecinado en un objetivo de ganancias que no se acerca a lo que proyecta el equipo de ventas.
Con una buena solución para la gestión del conocimiento se obtienen dos ventajas importantes:
Conocimiento de la situación
Transforma fragmentos de información inconexos en información útil para la empresa. El intercambio eficaz de conocimientos permite a cualquier trabajador de la empresa reunir hechos e ideas que otros han aportado a una visión más amplia que puede guiar el trabajo de equipos individuales o el de la empresa en su conjunto.
Aumento de la productividad
Evita duplicar tareas tediosas y que consumen mucho tiempo. Si se hace bien, la investigación avanza lentamente. A veces hay que emprender diez caminos distintos para encontrar el que es relevante. Una buena solución para la gestión de ideas te ayuda a asegurarte de que las personas no están invirtiendo incontables horas en buscar respuestas que sus compañeros de trabajo ya han encontrado.
No basta con guardar las ideas colectivas de la empresa; también es necesario poder encontrarlas fácilmente. Eso significa que la solución de gestión del conocimiento debe organizar la investigación en un lugar estructurado donde se puedan realizar búsquedas con facilidad. Eso potenciará tu negocio de varias maneras fundamentales:
Comunicación mejorada
Cuanto más conscientes sean todos de cuál es el trabajo que están realizando los demás compañeros, más fácil les resultará aportar ideas relevantes. Eso hace que las reuniones sean más eficaces y fomenta la colaboración multidisciplinaria.
Solución más rápida de problemas
Cuando un proyecto se encuentra con un obstáculo, las partes interesadas pueden ver rápidamente si alguien más de la empresa se ha topado con un problema similar y cómo lo ha resuelto, sin tener que darle muchas vueltas.
Creación de procesos eficientes
Los equipos pueden aprovechar el éxito de sus compañeros. Cuando un grupo crea un proceso o flujo de trabajo eficiente, otros pueden usarlo como plantilla y adaptarlo a sus propios objetivos.
Libretas
Las libretas te permitirán personalizar la gestión de tus documentos. Guarda tus notas en libretas que puedes organizar por título del proyecto, nombre del empleado, trimestre fiscal o cualquier categoría que tenga sentido para tus equipos.
Espacios
Los espacios sacan a la luz las cosas importantes para que todo el mundo trabaje en sintonía. Agrupa tus libretas en espacios para que cada equipo pueda encontrar lo que es relevante para su trabajo en un lugar conveniente.
Notas ancladas
¿Consultas constantemente la misma información? Guárdala en una nota y fíjala en la parte superior de un espacio para que siempre puedas acceder a ella fácilmente. También puedes anclar notas nuevas que hayas creado para que destaquen.
Búsqueda potente
Encuentra todo lo que necesitas, sin importar dónde esté guardado. Busca notas por título, fecha, tipo de contenido o palabra clave. Aplica filtros y obtén resultados a medida que escribes. Incluso puedes buscar palabras en imágenes y texto escrito a mano.
Al permitir acceder con facilidad a las investigaciones relevantes, independientemente de quién las haya realizado, Evernote Teams ayuda a todos los miembros de la empresa a trabajar desde una base común de conocimiento compartido. Eso ahorra a los empleados la necesidad de tener que comunicar la misma información una y otra vez, algo que atasca los flujos de trabajo y hace que a los equipos les resulte más difícil terminar sus tareas
Colaboración en documentos
Establece permisos que permitan a los miembros del equipo trabajar en la misma nota, sin importar dónde se encuentren, incluso si están trabajando sin conexión.
Novedades
Mantén a todos al día sin tener que enviar correos electrónicos a todo el mundo. Los espacios muestran notas creadas y actualizadas recientemente.
Guarda cualquier tipo de contenido, desde sitios web y artículos hasta documentos e emails, junto a tus notas.
Reúne y guarda los datos de tus investigaciones en un punto central donde todo el mundo pueda acceder a los conocimientos de los demás.
Encuentra lo que necesitas rápidamente. Incluso puedes buscar dentro de archivos PDF, documentos de Office y notas escritas a mano.
Consulta trabajos anteriores fácilmente, independientemente de quién lo haya realizado, y garantiza que el conocimiento permanezca dentro de la empresa.
