Agiliza la gestión de documentos con Evernote Business

Imagen de un empleado de oficina utilizando un teléfono y un ordenador portátil; muestra Evernote Business como una solución de gestión de documentos

Organiza fácilmente la información de tu empresa

A veces tiene uno la sensación de que se ahoga entre tanto documento. ¿Quién tiene la versión más reciente de ese documento técnico? ¿Dónde está la documentación de aquel subcontratista de hace cinco años? ¿Y por qué todos se envían documentos largos por correo electrónico en lugar de limitarse a intercambiar lo que de verdad importa? Seamos realistas: a veces la barra de búsqueda del ordenador no resulta muy útil para, ya sabes, encontrar cosas.

Con Evernote Business puedes centralizar, organizar y gestionar los documentos, hojas de cálculo, archivos multimedia, correos electrónicos e incluso las conversaciones de Slack de tu empresa. Es una manera flexible de almacenar información en cualquier formato de forma segura y de garantizar que las personas adecuadas puedan encontrarla, sin importar dónde están. Los Espacios y las libretas mantienen todo organizado, mientras que, gracias a lo sofisticado de la gramática y la sintaxis de búsqueda, los equipos pueden encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan. Así que deja de rebuscar entre los archivos y peinar la red para encontrar tus documentos. Con Evernote Business lo tendrás todo en la palma de la mano.

Gestión de archivos para la era digital

Las empresas necesitan formas de almacenar, organizar, compartir y actualizar sus archivos con el tiempo. Actualmente, la mayoría de las empresas dependen un software potente de gestión de documentos. El uso de soluciones digitales reduce la necesidad de almacenar físicamente documentos en archivadores y cajas. También mejora la seguridad, el cumplimiento normativo, la recuperación de documentos, la copia de seguridad de archivos y la recuperación en caso de desastre.

Un buen sistema de gestión de documentos (DMS, por sus siglas en inglés) incluye las siguientes características:

  • Compatibilidad con una amplia variedad de tipos de documentos
    . Las personas trabajan con distintos tipos de documentos cada día: archivos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, archivos de diseño, PDF, correos electrónicos, imágenes, blocs de notas digitales, grabaciones de audio y muchos más. Con un buen DMS se pueden capturar, almacenar y organizar con facilidad todos estos tipos de documentos.

  • Estructura de archivos
    La gestión de documentos depende de una organización lógica de los archivos, lo que puede implicar la jerarquización y agrupación de los documentos, su etiquetado, su fechado y protocolos de eliminación de archivos obsoletos.

  • Búsqueda de archivos y recuperación de documentos
    Una de las principales ventajas de la gestión de documentos digitales es que ya no hay que andar buscando papeles perdidos por los archivadores. La estructura de archivos de un buen DMS aporta la estructura principal para recuperar rápidamente los archivos. La búsqueda avanzada hace que resulte más fácil encontrar lo que se necesita por nombre de archivo, palabras clave, etiquetas, tipo de archivo o fechas de creación y modificación.

  • Seguridad y permisos de archivos
    La protección de documentos confidenciales depende de un sistema de permisos y un control de acceso sólidos. Los permisos de tus contratistas deben ser distintos a los de tu CEO, y es posible que los equipos requieran permisos que pueden cambiar conforme surja la necesidad.

  • Herramientas de control
    Un DMS efectivo permite a los administradores controlar la actividad del usuario: quién accedió a qué, cuándo y durante cuánto tiempo. Con eso se obtiene una pista de auditoría que se puede seguir si surgen preguntas más adelante.

  • Control de versiones
    Del mismo modo, los DMS bien diseñados permiten a los usuarios realizar seguimientos de cualquier cambio que se produzca en los documentos y recuperar rápidamente versiones anteriores.

  • Facilidad de acceso y uso compartido
    Las personas son reacias a utilizar sistemas demasiado complejos o que dificulten el acceso y el intercambio de documentos. Un buen DMS se integra perfectamente con el software necesario para realizar las tareas, desde el correo electrónico hasta el procesamiento de textos y los sistemas de gestión de la relación con el cliente (CRM).

Consigue la capacidad para encontrar realmente los documentos y los archivos que necesitas

Iniciar la versión de prueba gratuita

Un archivador basado en la nube al que puedes acceder desde cualquier lugar

Image of warehouse worker using laptop, depicting the way cloud-based document management lets people to work from anywhereCon los DMS basados en la nube, los equipos pueden acceder a los documentos al instante desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Pueden trabajar varias personas en el mismo documento, lo que minimiza la posibilidad de que haya duplicados conflictivos del mismo archivo. No es necesario hacer copias de seguridad de los archivos, ya que los DMS basados en la nube lo guardan todo automáticamente.

Con las soluciones de gestión de documentos en la nube, los archivos grandes se pueden compartir mucho más rápido que con un sistema in situ. Finalmente, como, por norma general, los sistemas en la nube se basan en suscripciones, se eliminan los grandes costes iniciales y el esfuerzo necesarios para implementar una solución in situ (sin mencionar el esfuerzo y las horas de TI necesarias para mantener y actualizar esa solución con el tiempo).

Más de lo que esperabas de Evernote Business

Tanto si tus necesidades de gestión de documentos son simples como complejas, Evernote Business te ofrece todo lo que necesitas. Con nuestra intuitiva experiencia de usuario, el enfoque basado en la nube y la estructura flexible, te resultará fácil diseñar un sistema que se adapte a tu equipo. Evernote Business funciona como un DMS ligero para organizaciones más pequeñas. Podrás crear tus documentos como notas (o cargar documentos existentes en una nota) y organizarlos luego en libretas y espacios.

Los equipos más grandes pueden utilizar Evernote Business como complemento de su DMS. Crea un espacio en el que guardar y compartir documentos de incorporación para nuevos empleados. Guarda tu material de ventas en un sistema de libretas dentro del espacio de tu equipo de ventas, para que tus representantes puedan acceder a las últimas versiones desde cualquier lugar. O simplemente designa a Evernote Business como el lugar donde guardar las notas de reuniones y las sesiones de lluvia de ideas, con espacios y libretas organizados por departamentos, equipos o proyectos.

  • Texto, notas escritas a mano, imágenes
    Evernote hace que resulte fácil capturar y guardar no solo texto, sino también imágenes y notas escritas a mano. Basta con utilizar la cámara de tu teléfono para hacerle una foto a una pizarra, tarjeta de presentación o cualquier cosa que quieras capturar. A continuación, guarda la imagen en una nota que contenga información relacionada, o guárdala en una nueva nota en blanco. Evernote incluso hace que se pueda buscar el texto dentro de los archivos PDF e imágenes para una fácil recuperación en el futuro. También puedes recopilar investigaciones en línea con Web Clipper y guardarlas en tu cuenta de Evernote.

  • Organización de documentos (libretas, etiquetas, espacios)
    El sencillo diseño basado en las notas de Evernote es increíblemente versátil. Las notas se pueden organizar en libretas por proyecto, equipo o cualquier categoría que se elija. Y las notas y las libretas se pueden organizar en un espacio dedicado. Por ejemplo, todo el contenido relacionado con el marketing se puede guardar en libretas trimestrales, que luego se almacenan en el espacio del equipo de Marcom. Las notas importantes se pueden anclar en el espacio del equipo, y todas las actualizaciones aparecen en el área "Novedades", con lo que el equipo está siempre al día de la información y el progreso más recientes.

  • Control de versiones
    El historial de notas toma instantáneas periódicas de cada nota y te permite acceder a versiones anteriores de las notas en Evernote Web o dentro de Evernote para Mac o Windows. Las actividades recientes muestran las notas que se han modificado recientemente y su autor. Las notas eliminadas se pueden recuperar de la papelera de Evernote Business en cualquier momento.

  • Acceso de múltiples usuarios, en cualquier lugar
    Cualquier persona con los permisos correspondientes puede crear, editar y compartir las notas. Evernote Business funciona tan bien en los dispositivos portátiles como en los de escritorio. Incluso podrás trabajar sin conexión a Internet y luego actualizar tus notas en cuanto vuelvas a tener conexión.

  • Búsqueda de documentos
    Gracias a la potente gramática de búsqueda de Evernote y su avanzada sintaxis, los usuarios pueden encontrar notas por título, etiquetas, fecha de creación o modificación, lugar de creación, fuente del documento e incluso el tipo de elementos multimedia que contienen (audio, imágenes, etc.).

  • Almacenamiento y seguridad
    Evernote Business tiene toda la capacidad que necesitas para guardar y acceder a tus documentos. Cada cuenta de Evernote Business dispone de 20 GB de cargas mensuales más 2 GB adicionales por usuario en la cuenta. Para tenerlo todo guardado de forma segura, utilizamos un centro de datos con certificación SAS 70 (Tipo II) y SSAE16 SOC-1 (Tipo 2).

    Para el control de acceso, Evernote utiliza el lenguaje de marcado de aserción de seguridad 2.0 (SAML 2.0) para habilitar el Inicio de sesión único (SSO). Nuestra implementación del SSO se integra fácilmente con cualquier gran proveedor de identidad que admita SAML 2.0. También somos compatibles con ADFS. Evernote Business se conecta con tu solución actual de Active Directory o LDAP, lo que te permite invitar o eliminar usuarios directamente desde tu consola administrativa existente. Los administradores también pueden ver y gestionar usuarios y revisar la actividad de las notas de los miembros del equipo para asegurarse de que todos dispongan del nivel de acceso adecuado.

  • Integraciones
    Con Evernote Business puedes centralizar la gestión de documentos en toda tu pila tecnológica, lo que te permitirá almacenar y organizar incluso correos electrónicos y conversaciones de Slack para futuras referencias. Se pueden crear notas a partir de correos electrónicos y archivos adjuntos, y compartir las notas existentes directamente en Gmail y Outlook. Convierte los mensajes de Slack en notas, para poder compartirlas con tu equipo y acceder a ellas directamente desde Slack, sin cambiar de aplicación. También puedes guardar archivos de Google Drive en Evernote y acceder a ellos directamente desde tus libretas y espacios. Y para los equipos que pasan sus días en Salesforce o Microsoft Teams, Evernote Business te permite acceder, crear, buscar y editar notas justo donde necesitas estar.

Crea un centro con todo lo que tu equipo necesita

Ilustración gráfica de una carpeta con varios iconos que caen sobre ella; representa el almacenamiento de múltiples tipos de archivos con Evernote Business

Guarda todo tipo de archivos, desde Documentos de Office y PDF hasta audio, imágenes y Documentos de Google.

Ilustración gráfica de varios documentos apilados uno encima del otro; representa a Evernote Business como un organizador de documentos flexible

No dejes que tus archivos y carpetas te limiten, organízate para poder encontrar lo que necesitas.

Ilustración gráfica de flechas sobre una persona de pie junto a otras personas; representa la colaboración utilizando el almacenamiento centralizado de documentos de Evernote Business

Mantén a tu equipo sincronizado creando un único lugar para que todos los miembros de tu empresa obtengan la información que necesitan.

Ilustración gráfica de una lupa sobre una estrella; representa una búsqueda efectiva de documentos con Evernote Business

Pasa menos tiempo buscando archivos o documentos y más tiempo realizando las tareas.

Consigue la capacidad para encontrar realmente los documentos y los archivos que necesitas

$14.99 / Usuario / Mes

Pruébalo gratis