A veces tiene uno la sensación de que se ahoga entre tanto documento. ¿Quién tiene la versión más reciente de ese documento técnico? ¿Dónde está la documentación de aquel subcontratista de hace cinco años? ¿Y por qué todos se envían documentos largos por email en lugar de limitarse a intercambiar lo que de verdad importa? Seamos realistas: a veces la barra de búsqueda del ordenador no resulta muy útil para, ya sabes, encontrar cosas.
Con Evernote Teams puedes centralizar, organizar y gestionar los documentos, hojas de cálculo, archivos multimedia, emails e incluso las conversaciones de Slack de tu empresa. Es una manera flexible de almacenar información en cualquier formato de forma segura y de garantizar que las personas adecuadas puedan encontrarla, sin importar dónde están. Los Espacios y las libretas mantienen todo organizado, mientras que, gracias a lo sofisticado de la gramática y la sintaxis de búsqueda, los equipos pueden encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan. Así que deja de rebuscar entre los archivos y peinar la red para encontrar tus documentos. Con Evernote Teams lo tendrás todo en la palma de la mano.
Las empresas necesitan formas de almacenar, organizar, compartir y actualizar sus archivos con el tiempo. Actualmente, la mayoría de las empresas dependen un software potente de gestión de documentos. El uso de soluciones digitales reduce la necesidad de almacenar físicamente documentos en archivadores y cajas. También mejora la seguridad, el cumplimiento normativo, la recuperación de documentos, la copia de seguridad de archivos y la recuperación en caso de desastre.
Un buen sistema de gestión de documentos (DMS, por sus siglas en inglés) incluye las siguientes características:
Compatibilidad con una amplia variedad de tipos de documentos
. Las personas trabajan con distintos tipos de documentos cada día: archivos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, archivos de diseño, PDF, emails, imágenes, blocs de notas digitales, grabaciones de audio y muchos más. Con un buen DMS se pueden capturar, almacenar y organizar con facilidad todos estos tipos de documentos.
Estructura de archivos
La gestión de documentos depende de una organización lógica de los archivos, lo que puede implicar la jerarquización y agrupación de los documentos, su etiquetado, su fechado y protocolos de eliminación de archivos obsoletos.
Búsqueda de archivos y recuperación de documentos
Una de las principales ventajas de la gestión de documentos digitales es que ya no hay que andar buscando papeles perdidos por los archivadores. La estructura de archivos de un buen DMS aporta la estructura principal para recuperar rápidamente los archivos. La búsqueda avanzada hace que resulte más fácil encontrar lo que se necesita por nombre de archivo, palabras clave, etiquetas, tipo de archivo o fechas de creación y modificación.
Seguridad y permisos de archivos
La protección de documentos confidenciales depende de un sistema de permisos y un control de acceso sólidos. Los permisos de tus contratistas deben ser distintos a los de tu CEO, y es posible que los equipos requieran permisos que pueden cambiar conforme surja la necesidad.
Herramientas de control
Un DMS efectivo permite a los administradores controlar la actividad del usuario: quién accedió a qué, cuándo y durante cuánto tiempo. Con eso se obtiene una pista de auditoría que se puede seguir si surgen preguntas más adelante.
Control de versiones
Del mismo modo, los DMS bien diseñados permiten a los usuarios realizar seguimientos de cualquier cambio que se produzca en los documentos y recuperar rápidamente versiones anteriores.
Facilidad de acceso y uso compartido
Las personas son reacias a utilizar sistemas demasiado complejos o que dificulten el acceso y el intercambio de documentos. Un buen DMS se integra perfectamente con el software necesario para realizar las tareas, desde el email hasta el procesamiento de textos y los sistemas de gestión de la relación con el cliente (CRM).
Con los DMS basados en la nube, los equipos pueden acceder a los documentos al instante desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Pueden trabajar varias personas en el mismo documento, lo que minimiza la posibilidad de que haya duplicados conflictivos del mismo archivo. No es necesario hacer copias de seguridad de los archivos, ya que los DMS basados en la nube lo guardan todo automáticamente.
Con las soluciones de gestión de documentos en la nube, los archivos grandes se pueden compartir mucho más rápido que con un sistema in situ. Finalmente, como, por norma general, los sistemas en la nube se basan en suscripciones, se eliminan los grandes costes iniciales y el esfuerzo necesarios para implementar una solución in situ (sin mencionar el esfuerzo y las horas de TI necesarias para mantener y actualizar esa solución con el tiempo).
Tanto si tus necesidades de gestión de documentos son simples como complejas, Evernote Teams te ofrece todo lo que necesitas. Con nuestra intuitiva experiencia de usuario, el enfoque basado en la nube y la estructura flexible, te resultará fácil diseñar un sistema que se adapte a tu equipo. Evernote Teams funciona como un DMS ligero para organizaciones más pequeñas. Podrás crear tus documentos como notas (o cargar documentos existentes en una nota) y organizarlos luego en libretas y espacios.
Los equipos más grandes pueden utilizar Evernote Teams como complemento de su DMS. Crea un espacio en el que guardar y compartir documentos de incorporación para nuevos empleados. Guarda tu material de ventas en un sistema de libretas dentro del espacio de tu equipo de ventas, para que tus representantes puedan acceder a las últimas versiones desde cualquier lugar. O simplemente designa a Evernote Teams como el lugar donde guardar las notas de reuniones y las sesiones de lluvia de ideas, con espacios y libretas organizados por departamentos, equipos o proyectos.
Texto, notas escritas a mano, imágenes
Evernote hace que resulte fácil capturar y guardar no solo texto, sino también imágenes y notas escritas a mano. Basta con utilizar la cámara de tu teléfono para hacerle una foto a una pizarra, tarjeta de presentación o cualquier cosa que quieras capturar. A continuación, guarda la imagen en una nota que contenga información relacionada, o guárdala en una nueva nota en blanco. Evernote incluso hace que se pueda buscar el texto dentro de los archivos PDF e imágenes para una fácil recuperación en el futuro. También puedes recopilar investigaciones en línea con Web Clipper y guardarlas en tu cuenta de Evernote.
Organización de documentos (libretas, etiquetas, espacios)
El sencillo diseño basado en las notas de Evernote es increíblemente versátil. Las notas se pueden organizar en libretas por proyecto, equipo o cualquier categoría que se elija. Y las notas y las libretas se pueden organizar en un espacio dedicado. Por ejemplo, todo el contenido relacionado con el marketing se puede guardar en libretas trimestrales, que luego se almacenan en el espacio del equipo de Marcom. Las notas importantes se pueden anclar en el espacio del equipo, y todas las actualizaciones aparecen en el área "Novedades", con lo que el equipo está siempre al día de la información y el progreso más recientes.
Control de versiones
El historial de notas toma instantáneas periódicas de cada nota y te permite acceder a versiones anteriores de las notas en Evernote Web o dentro de Evernote para Mac o Windows. Las actividades recientes muestran las notas que se han modificado recientemente y su autor. Las notas eliminadas se pueden recuperar de la papelera de Evernote Business en cualquier momento.
Acceso de múltiples usuarios, en cualquier lugar
Cualquier persona con los permisos correspondientes puede crear, editar y compartir las notas. Evernote Teams funciona tan bien en los dispositivos portátiles como en los de escritorio. Incluso podrás trabajar sin conexión a Internet y luego actualizar tus notas en cuanto vuelvas a tener conexión.
Búsqueda de documentos
Gracias a la potente gramática de búsqueda de Evernote y su avanzada sintaxis, los usuarios pueden encontrar notas por título, etiquetas, fecha de creación o modificación, lugar de creación, fuente del documento e incluso el tipo de elementos multimedia que contienen (audio, imágenes, etc.).
Almacenamiento y seguridad
Evernote Teams tiene toda la capacidad que necesitas para guardar y acceder a tus documentos. Cada cuenta de Evernote Business dispone de 20 GB de cargas mensuales más 2 GB adicionales por usuario en la cuenta. Para tenerlo todo guardado de forma segura, utilizamos un centro de datos con certificación SAS 70 (Tipo II) y SSAE16 SOC-1 (Tipo 2).
Para el control de acceso, Evernote utiliza el lenguaje de marcado de aserción de seguridad 2.0 (SAML 2.0) para habilitar el Inicio de sesión único (SSO). Nuestra implementación del SSO se integra fácilmente con cualquier gran proveedor de identidad que admita SAML 2.0. También somos compatibles con ADFS. Evernote Teams se conecta con tu solución actual de Active Directory o LDAP, lo que te permite invitar o eliminar usuarios directamente desde tu consola administrativa existente. Los administradores también pueden ver y gestionar usuarios y revisar la actividad de las notas de los miembros del equipo para asegurarse de que todos dispongan del nivel de acceso adecuado.
Guarda todo tipo de archivos, desde Documentos de Office y PDF hasta audio, imágenes y Documentos de Google.
No dejes que tus archivos y carpetas te limiten, organízate para poder encontrar lo que necesitas.
Mantén a tu equipo sincronizado creando un único lugar para que todos los miembros de tu empresa obtengan la información que necesitan.
Pasa menos tiempo buscando archivos o documentos y más tiempo realizando las tareas.
