Parfois, on a l'impression de crouler sous les documents. Qui a la dernière version de tel livre blanc ? Où se trouvent les papiers signés avec tel sous-traitant il y a cinq ans ? Et pourquoi est-ce que tout le monde s'envoie de longs documents au lieu d'aller à l'essentiel ? Inutile de se voiler la face : la barre de recherche de notre ordinateur ne nous permet pas toujours de trouver ce que nous cherchons.
Avec Evernote Teams, vous pouvez centraliser, organiser et gérer des documents, des feuilles de calcul, des fichiers multimédias, des emails et même des conversations Slack. C'est un moyen flexible et sécurisé de stocker des informations dans n'importe quel format, et de les rendre accessibles aux personnes qui en ont besoin, où qu'elles se trouvent. Les Espaces et les Carnets de notes vous permettent d'organiser votre contenu, tandis que la grammaire et la syntaxe de recherche aident votre équipe à trouver ce dont elle a besoin, quand elle en a besoin. Vous pouvez arrêter de fouiller dans vos fichiers et de passer votre réseau au peigne fin pour retrouver des documents. Avec Evernote Teams, tout est à portée de main.
Les entreprises ont besoin d'outils pour stocker, organiser, partager et mettre à jour leurs fichiers au fil du temps. Aujourd'hui, la plupart d'entre elles utilisent des logiciels de gestion des documents puissants qui leur évitent d'entasser leurs documents dans des boîtes et des armoires. Ces logiciels améliorent également la sécurité, la conformité réglementaire, la récupération des documents, la sauvegarde des fichiers et la récupération d'urgence.
Un bon système de gestion des documents comprend les fonctionnalités suivantes :
Prise en charge de nombreux types de documents
Nous travaillons avec une grande diversité de documents au quotidien : des fichiers de traitement de texte, des feuilles de calcul, des fichiers de conception, des PDF, des emails, des images, des blocs-notes numériques, des enregistrements audio, etc. Un bon système de gestion des documents capture, stocke et organise avec fluidité tous ces types de documents.
Structure de fichiers
La gestion des documents repose sur l'organisation logique des fichiers, qui comprend les hiérarchies et les regroupements de documents, le marquage, le datage et les protocoles de suppression des fichiers obsolètes.
Recherche de fichiers et récupération de documents
Le principal intérêt de la gestion numérique des documents est de ne plus avoir à mettre votre bureau sens dessus dessous pour mettre la main sur les papiers dont vous avez besoin. La structure de fichiers d'un bon système de gestion des documents permet de récupérer facilement les fichiers. Et avec la recherche avancée, vous pouvez trouver facilement ce que vous cherchez en utilisant des filtres (nom du fichier, mot-clé, étiquette, type de fichier, date de création et date de modification).
Sécurité et autorisations de fichiers
Pour protéger les documents sensibles, il faut un système d'autorisation et de contrôle des accès solide. Vos sous-traitants ne doivent pas avoir les mêmes autorisations que votre PDG et il faut que les autorisations des équipes puissent évoluer en fonction des besoins.
Outils de surveillance
Un système de gestion des documents efficace permet aux administrateurs de surveiller l'activité des utilisateurs et de savoir qui a accédé aux fichiers, quand et pendant combien de temps. Il fournit une piste d'audit en cas de questions.
Contrôle de version
De même, un système de gestion des documents bien conçu permet aux utilisateurs de réaliser un suivi des modifications apportées à un document et de récupérer rapidement d'anciennes versions.
Facilité d'accès et de partage
Personne ne veut utiliser un système complexe dans lequel il est difficile d'accéder aux documents et de les partager. Un bon système de gestion des documents s'intègre avec fluidité aux logiciels dont vous avez besoin pour avancer dans vos projets, qu'il s'agisse de messageries électroniques, de logiciels de traitement de texte ou de systèmes de gestion de la relation client (CRM).
Avec un système de gestion des documents basé sur le Cloud, votre équipe peut accéder aux documents instantanément, où qu'elle se trouve et à partir de n'importe quel appareil. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document, ce qui réduit le risque de créer des éléments en double provoquant un conflit. En outre, il n'est pas nécessaire de sauvegarder les fichiers, car le système enregistre automatiquement tous les éléments.
Avec une solution de gestion des documents Cloud, vous pouvez partager les fichiers volumineux plus rapidement qu'avec un système sur site. Enfin, les systèmes Cloud fonctionnent généralement par abonnement, ce qui évite les coûts de départ élevés et les efforts nécessaires pour implémenter une solution sur site (sans parler du temps que doit consacrer le service informatique au maintien et à la mise à jour de cette solution au fil du temps).
Que vos besoins en gestion des documents soient simples ou complexes, Evernote Teams a ce qu'il vous faut. Notre expérience utilisateur intuitive et notre structure flexible basée sur le Cloud permettent de concevoir facilement un système adapté à votre équipe. Les petites entreprises peuvent utiliser Evernote Teams comme un système de gestion des documents léger et créer des documents sous forme de notes (ou importer des documents existants dans une note), puis les organiser dans des carnets de notes et des espaces.
Les grandes équipes peuvent utiliser Evernote Teams en complément de leur système de gestion des documents. Elles peuvent créer un espace pour stocker et partager des documents d'intégration pour les nouvelles recrues, conserver la documentation commerciale dans un système de carnets de notes dans l'espace de l'équipe commerciale, pour que les commerciaux puissent accéder aux dernières versions où qu'ils se trouvent, ou simplement utiliser Evernote Teams pour stocker les notes de réunion et les sessions de brainstorming, avec des espaces et des carnets de notes organisés par service, équipe ou projet.
Texte, notes manuscrites, images
Evernote facilite la capture et le stockage de texte, mais aussi d'images et de notes manuscrites. Il vous suffit d'utiliser l'appareil photo de votre smartphone et de prendre en photo un tableau blanc, une carte de visite ou tout autre élément que vous souhaitez capturer. Enregistrez ensuite l'image dans une note qui contient des informations associées, ou enregistrez-la dans une nouvelle note vierge. Evernote permet même de faire des recherches dans les PDF et les images contenant du texte pour retrouver facilement ce que vous cherchez. Vous pouvez également rassembler des recherches que vous effectuez en ligne dans Evernote avec le Web Clipper.
Organisation de documents (carnets de notes, étiquettes, espaces)
Le système de notes d'Evernote est incroyablement versatile. Les notes peuvent être organisées dans des carnets de notes par projet, équipe ou toute autre catégorie de votre choix, et les notes et les carnets de notes peuvent ensuite être organisés dans des espaces. Vous pouvez, par exemple, stocker tous les contenus marketing dans des carnets de notes trimestriels, eux-mêmes conservés dans un espace intitulé ComMarketing. Les notes importantes peuvent être épinglées dans l'espace de l'équipe et toutes les mises à jour s'affichent dans la section Nouveautés, pour que chacun puisse accéder aux dernières informations et être au courant des progrès réalisés.
Contrôle de version
L'historique de note capture régulièrement chaque note et vous permet de restaurer une note dans Evernote Web, Mac ou Windows. Le flux d'activités affiche les notes qui ont été récemment modifiées et les auteurs des changements. Les notes supprimées peuvent être récupérées dans la corbeille business à tout moment.
Accès utilisateur multiple sur tous les appareils
Les notes peuvent être créées, modifiées et partagées par toute personne disposant des autorisations appropriées. Evernote Teams fonctionne aussi bien sur appareil mobile que sur ordinateur. Vous pouvez même travailler hors-ligne, puis mettre à jour votre note dès que vous êtes de nouveau connecté à Internet.
Recherche dans les documents
La grammaire et la syntaxe de recherche avancée d'Evernote est si puissante qu'elle permet aux utilisateurs de trouver des notes en utilisant des filtres : titre, étiquettes, date de création, date de modification, lieu de création, source du document et types de médias contenus dans la note (audio, images, etc.).
Stockage et sécurité
Evernote Teams vous offre la capacité dont vous avez besoin pour stocker vos documents et y accéder. Chaque compte Business bénéficie de 20 Go de téléchargements mensuels et de 2 Go supplémentaires par utilisateur du compte. Pour des raisons de sécurité, notre centre de données est conforme aux normes SAS 70 (Type II) et SSAE16 SOC-1 (Type 2).
En ce qui concerne le contrôle des accès, Evernote utilise le protocole Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) pour activer l'authentification unique (SSO). Notre implémentation SSO s'intègre facilement avec les grands fournisseurs d'identité qui prennent en charge SAML 2.0. Nous prenons également en charge la technologie ADFS. Evernote Teams se connecte à votre solution LDAP ou Active Directory actuelle et vous permet d'inviter et de supprimer des utilisateurs depuis votre console d'administration existante. Les administrateurs peuvent voir et gérer les utilisateurs, et examiner les activités de tous les membres de l'équipe sur les notes pour vérifier que chaque collaborateur bénéficie d'un niveau d'accès approprié.
Stockez tout type de fichier, comme des documents Office, des PDF, de l'audio, des images et des Google Docs.
Ne soyez pas limité par vos fichiers et vos dossiers, organisez-vous à votre façon pour trouver ce dont vous avez besoin à chaque fois.
Faites en sorte que votre équipe soit sur la même longueur d'onde en créant un espace unique qui permettra à tous les membres de votre entreprise d'accéder aux informations dont ils ont besoin.
Passez moins de temps à rechercher des fichiers et documents, et plus de temps à faire avancer vos projets.
