Oggigiorno, i team possono essere formati da persone che lavorano nello stesso ufficio o che si trovano in ogni parte del mondo. Ma la collaborazione è difficile anche quando tutti si trovano nello stesso edificio. Considerate le differenze per quanto riguarda stili di lavoro, priorità, strumenti di collaborazione e fusi orari, anche il miglior team può avere difficoltà a lavorare insieme in modo efficace. Documenti di lavoro, appunti di riunioni e idee creative restano sepolti nei laptop di ognuno. Gli sforzi sprecati e le comunicazioni errate bloccano le persone e sono fonte di frustrazione per tutti.
Con Evernote Teams, i tuoi team possono condividere conoscenze collettive, flussi di lavoro e documenti relativi ai progetti, ovunque si trovino. Con spazi e taccuinidedicati, anche i team più delocalizzati possono rimanere sincronizzati e fare di più. Sincronizzare le note su più dispositivi sul cloud significa che una persona può iniziare una nota sul proprio telefono, aggiungerla sul proprio laptop e collaborare alla stessa nota con un collega che si trova dall'altra parte del globo.
La collaborazione sul cloud si serve di software e informazioni archiviate sul Web, anziché in locale sul computer di ogni membro del team. In questo modo, il tuo team può condividere facilmente idee e lavorare sugli stessi documenti, indipendentemente da dove si trovi ciascuno.
I software di collaborazione basati su cloud sono nati sulla scia del mobile computing, del crescente utilizzo di dispositivi personali per attività aziendali, dell'aumento della messaggistica istantanea e dei social media come strumenti di lavoro e della crescente fiducia nella sicurezza dei servizi basati sul cloud. In molti settori, oggi, la collaborazione sul cloud non è altro che la norma ed è necessaria per la crescita e il successo.
In generale, la collaborazione nel cloud combina l'archiviazione centralizzata dei documenti con il controllo degli accessi, nonché con la creazione e la modifica dei documenti. Rispetto agli strumenti di collaborazione analogici o puramente on-premise, le soluzioni cloud consentono a tutti i tipi di team di lavorare insieme in modo più fluido ed efficace.
Indipendentemente da dove le persone si trovano nel mondo o da quando devono lavorare, la collaborazione in team tramite il cloud offre vantaggi che aiutano tutti a lavorare insieme senza problemi:
Accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni l'anno
Con gli strumenti di collaborazione sul cloud, i documenti condivisi sono sempre disponibili a tutti i membri del team, anche quando questi sono in viaggio, lavorano da casa, hanno orari flessibili o decidono di lavorare nel fine settimana.
Versioni più aggiornate
Le modifiche apportate ai documenti utilizzati per la collaborazione sul cloud vengono aggiornate automaticamente: in questo modo, tutte le parti interessate avranno sempre accesso alla versione più recente.
Produttività migliorata
Riducendo le difficoltà causate da fusi orari e aree geografiche, il miglior software di collaborazione sul cloud aiuta i team a lavorare in modo più efficiente.
Collaborazione più semplice anche per i gruppi più grandi
Più persone aggiungi al mix, più complesso diventa il lavoro di squadra. Strumenti efficaci di collaborazione sul cloud mantengono le cose semplici e consentono a tutti di stare al passo con le informazioni più aggiornate.
Offri ai tuoi team un polo centralizzato per la collaborazione aziendale, in cui tutti possono vedere gli ultimi aggiornamenti, accedere alle versioni più recenti di ogni documento e condividere il proprio lavoro e le proprie idee. L'esperienza cliente altamente flessibile di Evernote consente a ogni team di connettersi e condividere nei modi più adatti. È anche incredibilmente adattabile a diversi settori e flussi di lavoro, tra cui vendite, progettazione e marketing, gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e molti altri.
Comunicazione
Che lavorino in ufficio, sul campo o da casa, anche i team più lontani possono rimanere in contatto tramite spazi, taccuini e note condivise. Collaboratori occasionali ed esterni possono essere collegati laddove appropriato, senza la necessità di integrarli completamente nei sistemi aziendali principali. Le note fissate e le "Novità" negli spazi del team assicurano che tutti vedano gli ultimi aggiornamenti, lo stato del progetto e le liste delle cose da fare. Anche i collaboratori che lavorano offline possono apportare modifiche o aggiungere nuovi documenti.
Gestione dei progetti e monitoraggio delle attività
Usa una semplice lista di cose da fare all'interno di una nota condivisa perché tutti sappiano cosa va fatto. Organizzati e assegna attività utilizzando i nostri modelli Aree di responsabilità o Panoramica del progetto. Puoi anche aumentare il livello di dettaglio utilizzando il modello della matrice di Eisenhower. A ogni aggiornamento di un elenco di controllo o di una nota di progetto, la nota viene visualizzata sotto "Novità" nello spazio pertinente, in modo che tutti possano monitorare i progressi.
Evernote Teams ti consente anche di creare il tuo sistema di monitoraggio del flusso di lavoro nel modo più adatto per il tuo team. Puoi contrassegnare le note e aggiornare la denominazione dei documenti per indicare le fasi del progetto (urgente, in attesa, in corso, ecc.). Oppure puoi spostare le note da uno spazio o da un taccuino a un altro per indicare un cambiamento di stato. Grazie a questa flessibilità, puoi adattare la gestione dei progetti e il monitoraggio delle attività alle tue esigenze e a circostanze specifiche e modificarle man mano che le necessità cambiano.
Archiviazione di file
Evernote Teams ti offre molto spazio per l'archiviazione dei file, con 20 GB di caricamenti mensili più altri 2 GB per utente nell'account aziendale o dell'organizzazione.
Integrazioni
Quale centro di collaborazione leggero, Evernote Teams funziona bene con gli altri strumenti tecnologici in tuo possesso. Accedi, crea, cerca e modifica le note in Salesforce e Microsoft Teams. Crea note da email e allegati e condividi note esistenti da Gmail e Outlook. Trascina i file di Google Drive in Evernote e accedi ad essi direttamente dai tuoi taccuini e spazi. Trasforma i messaggi di Slack in note per condividerli con il tuo team e accedi alle note direttamente da Slack senza cambiare app.
Sicurezza
Il datacenter che gestisce i dati di Evernote è certificato SAS 70 (Tipo II) e SSAE16 SOC-1 (Tipo 2). Per il controllo degli accessi, Evernote utilizza il Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) per abilitare il Single Sign-On (SSO). La nostra implementazione SSO si integra facilmente con qualsiasi provider di identità di grandi dimensioni che supporti SAML 2.0. Supportiamo anche ADFS. Evernote Teams si connette alla tua attuale soluzione Active Directory o LDAP, permettendoti di invitare o rimuovere utenti direttamente dalla tua console di amministrazione esistente. Gli amministratori possono anche visualizzare e gestire gli utenti all'interno della nostra soluzione e rivedere l'accesso e l'attività delle note dei membri del team per assicurarsi che tutti abbiano il giusto livello di accesso per i loro ruoli.
Metti il lavoro del tuo team in un unico posto in modo da poter smettere di cercare informazioni e iniziare a recuperare tempo.
Accedi in qualsiasi momento e lavora da qualsiasi luogo: in ufficio, in viaggio o offline.
Condividi idee e aggiornamenti con il tuo team seguendo l'evoluzione dei tuoi progetti, in modo che tutti abbiano sempre le informazioni più recenti.
Organizza il lavoro del tuo team, configurando gli spazi e condividendo le autorizzazioni nel modo migliore per te.
