Evernote Business で文書管理の無駄をなくす

文書管理ソリューションとしての Evernote Business を表した、スマートフォンとノートパソコンを使う会社員のイラスト

社内の情報を簡単に整理

大量の文書を前に途方にくれてしまったことはありませんか。例の報告書の最新版は誰が持っている? 5 年前の業務委託契約書はどこに保存した? あの文書が添付されていたメールはどこだった? 大切な情報があちこちに散在してしまっていると、必要な情報を必要なときにさっと見つけることができません。コンピュータのファイル検索機能には限界があるからです。

Evernote Business なら、会社の文書やスプレッドシート、マルチメディアのファイル、メール、Slack の会話まで、すべてを一ヶ所に集約し、整理、管理することができます。高い柔軟性で、どんな形式のどんな情報も安全に保管でき、どこにいても必要な情報にアクセスできるうえ、スペースノートブックでわかりやすく整理できます。また、洗練された検索規則高度な検索構文で欲しい情報をピンポイントで見つけることが可能です。フォルダを一つ一つ開いたり、受信箱を探し回る必要はもうありません。Evernote Business で、必要な情報をいつでもすぐに見つけましょう。

デジタル時代のファイル管理

ビジネスには、長期わたってファイルを保管、整理、共有、更新する仕組みが必要です。最近では多くの企業が、堅牢な文書管理ソフトウェアを使用するようになりました。デジタルソリューションを使うことで、ファイルキャビネットや段ボール箱を使って紙文書を保管する必要性が減るだけでなく、セキュリティを強化し、情報保管に関する法規制も遵守しやすくなります。さらに、文書検索やファイルのバックアップ、災害時の復旧なども容易になります。

文書管理システム(DMS)はいろいろありますが、以下の機能が備わっていれば優れた DMS だと言えます。

  • 幅広い文書形式への対応
    ビジネスで使用される文書の種類は多岐にわたります。たとえば、ワードファイル、スプレッドシート、デザインファイル、PDF、メール、画像、手書きのデジタルファイル、音声ファイルなどが考えられるでしょう。DMS ではさまざま形式のファイルをシームレスに取得、保存、整理できる必要があります。

  • ファイル構成
    文書管理の肝は、論理的にファイルを整理できるかどうかだと言っても過言ではありません。そのためには、文書の階層化、グループ化、タグ付け、日付管理、古くなった不要ファイルの削除規則などが必要です。

  • ファイル検索と文書取得
    デジタルで文書管理を行うことの大きな利点は、見つからない書類を探すのに、ファイルキャビットの隅から隅まで調べる必要がないことです。優れた DMS では、論理的なファイル構成により、すぐにファイルを見つけることができます。また、高度な検索機能があれば、ファイル名、キーワード、タグ、ファイル形式、作成日、更新日などで検索して見つけることが可能です。

  • セキュリティとファイル権限
    機密文書を適切に保護するためには、しっかりとした権限システムとアクセス管理が欠かせません。たとえば、CEO と現場スタッフの権限は異なるべきでしょう。担当する仕事の必要性に応じてアクセスレベルを変えられれば安心です。

  • モニタリングツール
    効果的な文書管理を行うには、DMS で管理者がユーザのアクティビティ(誰がどのファイルにいつ、どのくらいの時間アクセスしていたのか)を監査できる必要があります。これにより、後から問題が起きた時にも監査記録を参照できます。

  • バージョン管理
    同じように、DMS では文書に対する変更を追跡できる必要があります。また古いバージョンを復元できる機能も重要です。

  • アクセスと共有のしやすさ
    文書へのアクセスや共有が難しく、システムが複雑だと、ユーザは使ってくれなくなります。DMS は、普段仕事に使っているワードプロセッサやメールソフト、顧客管理システム(CRM)とシームレスに連携する必要があります。

必要な文書やファイルを確実に見つけられる環境を作りましょう。

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どこからでもアクセスできるクラウドベースのファイルキャビネット

クラウドベースの文書管理システム(DMS)なら、どこにいてもどの端末からでも必要なドキュメントにアクセスできます。複数のチームメンバーが同時に同じ文書で作業することも可能なので、競合する重複ファイルが作成されてしまうこともありません。また、変更内容は自動的に保存されるのでファイルのバックアップをとる必要もありません。

さらに、クラウドで文書管理を行うことで、大きなファイルの共有もオンプレミスのシステムに比べ大幅にスピードアップします。クラウドシステムは通常サブスクリプション形式なので、オンプレミスのような大きな初期投資や実装の手間もありません。導入後もシステムの保守やアップデートといった IT 費用とリソースを節約できます。

期待を上回る Evernote Business

Evernote Business なら、シンプルな文書管理も緻密な文書管理も可能です。直感的なユーザエクスペリエンス、クラウドベースのアプローチ、柔軟な構成により、各チームに適したシステムを自由に構築できます。小規模な組織では、手軽に使える DMS として Evernote Business を活用できます。ドキュメントをノートとして作成したり、既存のドキュメントをノートに添付して、ノートブックやスペースを使って整理しましょう。

大規模な組織では、メインの DMS に加えて補完的に Evernote Business を使うのがおすすめです。たとえば新入社員用の研修資料を保存するスペースを作成したり、営業部のスペースに販促資料を保存して担当者がどこからでも最新版にアクセスできるようにしたり。あるいは、Evernote を会議の議事録やブレインストーミングのメモを集約する場所にして、部門やチーム、プロジェクトごとにスペースやノートブックで整理したりする使い方も考えられます。

  • テキスト、手書きメモ、画像
    Evernote なら、テキストだけでなく手書きのメモや画像も簡単に保存できます。スマートフォンのカメラを使って、ホワイトボードや名刺など必要なものを何でもキャプチャしましょう。撮影した画像を関連情報を記載したノートに貼り付けたり、新しいノートとして保存したりできます。画像や PDF 内の文字も検索可能 なので、後から探すのも簡単です。また、Web クリッパーを使えば、オンラインで見つけた情報を簡単に Evernote にクリップできます。

  • 文書整理(ノートブック、タグ、スペース)
    Evernote はノートを基本としたシンプルな設計のため、柔軟性が高くさまざまな使い方が可能です。ノートはプロジェクト、チームなど、好きなカテゴリごとにノートブックにまとめることができます。さらにノートとノートブックは専用のスペースに整理することが可能です。たとえば、マーケティング関連のコンテンツをすべて四半期別のノートブックに保存し、それらのノートブックをマーケティングコミュニケーションチームのスペースに保存する、といった使い方ができます。重要なノートはチームのスペースに固定表示することができ、更新内容は「新着情報」エリアに表示されるので、チームメンバー全員に確実に最新の情報を周知できます。

  • バージョン管理
    各ノートでは、ノート履歴として定期的なスナップショットが作成されるので、Evernote Web または Evernote for Mac・Windows から以前のバージョンに戻すことができます。アクティビティフィードには、最近更新したノートとその更新者が表示されます。削除したノートも、ビジネスアカウントのゴミ箱からいつでも復元できます。

  • 場所を問わない複数のユーザアクセス
    Evernote Business は、モバイルでもデスクトップと同じように機能するので、適切な権限を持ったユーザがどこからでもノートを作成、編集、共有できます。オフラインでの作業も可能で、その場合、作業した内容はインターネット接続時にアップロードされます。

  • 文書検索
    Evernote の強力な検索文法と高度な検索構文により、ユーザは題名、タグ、作成日、変更日、作成場所、文書ソース、含まれるファイルの種類(音声、画像など)でノートを検索できます。

  • ストレージとセキュリティ
    Evernote Business には、文書の保管とアクセスに必要なすべての機能が揃っています。ビジネスアカウントでは、毎月 20 GB のアップロード容量+ユーザ 1 人あたり 2 GB をご利用いただけます。また、データは SAS 70 (Type II) と SSAE16 SOC-1 (Type 2) を取得しているデータセンターに安全に保管されます。

    Evernote のアクセスコントロールには Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) を採用し、SSO 認証を実現しています。また、Evernote の SSO は、SAML 2.0 に対応している大規模なアイデンティティプロバイダー (IdP) と簡単に連携できます。さらに、ADFS にも対応しています。Evernote Business はすでにお使いの Active Directory や LDAP ソリューションと組み合わせられるので、既存の管理コンソールからユーザの招待や削除が可能です。また管理者は Evernote Business 内からユーザを管理したり、チームメンバーのアクセス権限やアクティビティを確認したりできるので、必要な権限を適切なメンバーのみに割り当てられるので安心です。

  • 各種ツールとの連携
    Evernote Business を使えば、各種ツールに分散している情報を集約して、チームの将来に役立てられます。メールや添付ファイルから直接ノートに変換したり、既存のノートをGmailOutlook内から直接共有したりできます。また、Slack のメッセージをノートに変換することもでき、Slack 内から直接チームメンバーに共有できます。Slack 内から既存のノートにアクセスすることもできるので、いちいちアプリを切り替える必要はありません。Google ドライブのファイルを Evernote に添付して、ノートブックやスペース内から直接アクセスすることも可能です。 さらに、SalesforceMicrosoft Teamsからも直接ノートのアクセス、作成、検索、編集が可能です。

チームに必要なものすべてが揃ったハブを整備

Evernote Business で複数のファイルタイプが保存できることを表した、異なるアイコンが並ぶ表示フォルダのイラスト

Office 文書や PDF から音声ファイル、画像ファイル、そして Google ドキュメントまで、あらゆる種類のファイルを保存。

Evernote Business の柔軟な文書整理機能を表した、複数の文書がお互いに重なり合ったイラスト

ファイルやフォルダに制限されずに、常に自分たちに最適な方法で整理。

Evernote Business の一元化された文書ストレージによるコラボレーションを表した、他の人たちのそばに立っている人の頭上に矢印が描かれたイラスト

社内の誰もが必要な情報をすぐに発見できるように、すべてを一ヶ所に集約。

Evernote Business での効果的な文書検索を表した、星の上に虫眼鏡が描かれたイラスト

ファイルや文書の検索にかかる時間を短縮し、大切な仕事に注力。

必要な文書やファイルを確実に見つけられる環境を準備しましょう。

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