Evernote Business でワークフロー管理をサポート

ワークフロー管理ソリューションとしての Evernote Business を表した、ノートパソコンの前でメモを取っているスタッフの画像

ワークフロー管理をカスタマイズ

成功するには、何を行うかだけでなく、どう行うかも重要です。しかし、実際には実行プロセスがあやふやの職場も多く、プロジェクトのフェーズと成果物が一致しなかったり、重要な情報がさまざまなツールやアプリに散らばってしまったり。その上、複数の関係者や担当者が存在するような場合は、ワークフローを管理すること自体が大きなタスクになってしまい、実際の仕事が遅々として進まないということも珍しくありません。

Evernote Business なら、自分たちに合ったワークフローを実現できます。ダッシュボードやワークスペースとして機能するスペースなら、進行中のプロジェクトから編集スケジュール、営業のパイプラインまで、どんな仕事の進捗もシンプルに管理できます。ToDo リスト、固定表示されたノート、タグなどの機能を使ってメンバーにタスクを割り当て、チーム独自のプロセスで効率的に協働しましょう。重要情報をすべてを一ヶ所に集約できるので、進捗を確認するのも簡単です。そのためチームメンバーはワークフローや進捗の管理を心配することなく、実際の仕事に集中できます。

チームの仕事の流れを知る

「ワークフロー」という言葉は普段よく耳にしますが、実際のところ何を意味するのでしょうか? 簡潔に言えば、プロセスの最初から最後までのステップのことです。たとえば、企業には採用プロセスや請求プロセス、販売プロセスなど、正式に定められてポリシーや手続きに組み込まれたワークフローが存在します。一方で、ある目的に特化したワークフローも存在します。たとえば新しいマーケティングキャンペーンのアセット作成の進捗をトラッキングするワークフローや休憩時間のお茶当番を管理するワークフローなどです。

ワークフローを管理するには、デジタルツールを使ってワークフローを構成すると便利です。さまざまなプロジェクトを一元管理できるワークフローアプリを使えば、チームの仕事が効率化できるだけでなく、各自の仕事を可視化できます。

チームにぴったりのワークフローを Evenote Business で

Evernote Business では、シンプルなユーザエクスペリエンスと柔軟なワークフローツールにより、チームメンバー、プロセス、情報をニーズに合わせて整理し、チームにぴったりのワークフロー管理を構築できます。Evernote Business は、サイクルシューズのデザインから、顧客関係管理(CRM)や人事計画まで、多岐にわたる環境やユースケースに対応できる、一元化された情報ハブなのです。

  • すべてを一ヶ所に
    ノート、ノートブック、スペースを自由に使い、たとえば顧客のタッチポイントを一元管理する軽量な CRM を作成できます。 音声ファイル、手書きのメモ、各種文書、ホワイトボードの写真や名刺のスキャンまで、ノートにはさまざまなコンテンツが保存でき、PDF やファイル内の文字検索手書き文字の検索も可能です。さらに、Evernote Business は、OutlookGmailGoogle ドライブSalesforceSlackMicrosoft Teamsなど、企業でよく使われているツールと直接連携できるので、今お使いのシステムや環境からノートにアクセスしたり、ノートを共有したりできます。

  • チームのコミュニケーションとコラボレーション
    スペースとタグを使えば、ノート内のどんな情報でも、特定のメンバーやチーム全体、部署全体、組織全体と共有できます。「固定表示されたノート」や「新着情報」では、最新情報、プロジェクトの進捗、重要な注意事項などを目立たせて表示し、全員に周知できます。また、テンプレートを使えば、ミーティングの議事録プロジェクトの目標ウィークリーレビューなどを簡単に共有できます。さらに、事業関連の情報は Evernote Business 環境内に安全に保護しつつ、スペースやノートブックには業務委託者や社外のメンバーを追加することが可能です。

  • ビジネスプロセス管理ソリューション

    • タスクの割り振り
      責任範囲プロジェクトの概要 テンプレートを使って、タスクを割り振り、進捗をトラッキングしましょう。最新のアップデートは自動的にチームのスペースの「新着情報」に表示されるので、チームメンバー全員が常に進捗を把握できます。

    • ToDo リスト
      ノート内に自分でチェックリストを作ったり、詳細なアイゼンハワー マトリクステンプレートを使って、やるべきタスクを優先度別に整理しましょう。ToDo リストを含むノートを検索して表示すれば、個人やチームの進捗が一目でわかります。

    • ワークフローのトラッキング
      柔軟性の高い Evernote Business なら、チームのニーズに合わせて、好きな方法でステージやステップをトラッキングできます。たとえば、タグやノート名でプロジェクトの各ステージ(緊急、保留中、進行中など)を表すこともできますし、ステージごとにスペースやノートブックを設けて、進捗に応じてノートを移動するのもよいでしょう。

シンプルなワークフローで大切な仕事に集中する

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生産性をさらにアップ

  • 必要な情報を素早く見つける
    文書スキャン機能を使って、あらゆる紙類を簡単にデジタルノートに変換しましょう。PDF とファイル内検索機能で、スキャンした文書や画像の中まで文字検索できます。さらに、手書き文字の検索も可能です。高度な検索構文で検索結果を絞り込めるので、これまで以上に簡単にデータの取得や情報の検索が可能です。

  • 手軽にナレッジマネジメント
    プロジェクトやチームのスペースに関連する情報や文書をすべて保管しておけば、ナレッジ共有について心配する必要もありません。プロジェクトメンバーやチームメンバーは、プロジェクトの進行中も完了後もいつでも好きなデバイスから必要な情報にアクセスすることができます(オフラインでも利用可能です)。

プロジェクトを進めながら、常に「次」に備える

チーム独自のワークフローをオンラインで作成して管理できる Evernote の柔軟性を表した、電球が描かれたイラスト

プロジェクトの段階または案件のステータスなど、自由自在な分類で作業を整理。

進捗を管理できる Evernote Business のワークフローツールを表した、チェックリスト付きのノートのイラスト

フェーズに合わせてコンテンツを柔軟に移動し、開始から完了まで進捗を把握

チームメッセージ機能の使用を表した、4 つの矢印が円の中心に向かっているイラスト

チームメンバーと常に最新情報を共有することで、会議時間を削減。

複数のアプリと連携するワークフロー連携ソフトウェアの使用を表した、棒グラフ、線グラフ、パイチャートのイラスト

Salesforce や Google ドキュメントなど、チームの仕事のスタイルに合わせて、様々なアプリと連携。

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