때로는 문서에 빠져 익사할 것만 같은 기분이 들기도 합니다. 그 백서의 최신 버전은 누가 갖고 있을까요? 5년 전 받은 저 하청업체의 서류는 어디서 찾을 수 있을까요? 요점만 추려서 제시하면 될 걸 어째서 모두들 이메일로 긴 문서를 주고받는 걸까요? 솔직히, 컴퓨터의 검색창은 정보를 찾는 데 그다지 효과적이지 않습니다.
Evernote Teams를 사용하면 회사의 문서, 스프레드시트, 멀티미디어 파일, 이메일은 물론 Slack 대화까지 중앙에 모아 정리하고 관리할 수 있습니다. 어떤 형식의 정보든 안전하게 보관하고, 적절한 권한을 가진 사람들이 장소에 관계없이 찾을 수 있는 유연한 방법입니다. 스페이스와 노트북을 이용해 정보를 체계적으로 정리하고, 정교한 검색 문법과 구문으로 팀이 필요할 때 필요한 정보를 찾을 수 있게 하세요. 문서를 찾느라 더 이상 파일 더미를 뒤적이거나 주변에 수소문할 필요가 없습니다. Evernote Teams에서 손끝으로 간편하게 찾으세요.
기업은 장기간에 걸쳐 쌓이는 파일을 보관, 정리, 공유, 업데이트할 방법이 필요합니다. 요즘 대다수의 기업은 견고한 문서 관리 소프트웨어에 의존합니다. 디지털 솔루션을 사용하면 파일 보관함이나 상자 같은 물리적 문서 보관 공간의 필요성이 줄어듭니다. 또한 안전성, 규제 준수, 문서 검색, 파일 백업, 재난 복구 역량도 개선됩니다.
좋은 문서관리시스템(DMS)의 특징은 다음과 같습니다:
폭넓은 문서 유형을 지원
사람들은 매일 다양한 문서를 가지고 일합니다. 워드 프로세싱 파일, 스프레드시트, 디자인 파일, PDF, 이메일, 이미지, 디지털 메모장, 오디오 녹음 등 종류도 다양하죠. 좋은 DMS는 이 모든 문서 유형을 매끄럽게 포착, 보관, 정리해 줍니다.
파일 체계
문서 관리란 논리적인 방식에 따라 파일을 정리하는 것을 말합니다. 여기에는 문서 위계와 분류, 태그, 날짜, 오래된 파일에 대한 삭제 프로토콜 등이 포함될 수 있습니다.
파일 검색과 문서 회수
디지털 문서 관리의 최대 장점 중 하나는 잃어버린 문서 하나를 찾아 파일 문서함 전체를 파헤칠 필요가 없다는 점입니다. 좋은 DMS의 파일 체계는 신속한 파일 회수를 위한 뼈대가 되어 줍니다. 고급 검색을 통해 파일명, 키워드, 태그, 파일 유형, 생성 및 수정 날짜로 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
보안과 파일 권한
민감한 문서를 보호하려면 강력한 권한 시스템과 액세스 통제가 필요합니다. 계약자들은 CEO와 권한이 달라야 하고, 팀 권한은 필요에 따라 변경이 가능해야 합니다.
모니터링 도구
효과적인 DMS는 관리자들이 누가 어떤 정보에 언제, 얼마나 오래 액세스했는지 등 사용자 활동을 모니터할 수 있도록 허용합니다. 이것은 나중에 의문점이 발생할 경우 감사의 단서가 됩니다.
버전 관리
마찬가지로, 잘 설계된 DMS에서는 사용자들이 문서의 변경 사항을 추적하고 구 버전을 재빨리 복구할 수 있습니다.
간편한 액세스와 공유
사람들은 지나치게 복잡하거나 문서의 액세스와 공유를 어렵게 만드는 시스템을 사용하지 않으려 합니다. 좋은 DMS는 이메일은 물론 워드 프로세서와 고객관계관리(CRM) 시스템까지 업무의 완수에 필요한 모든 소프트웨어와 매끄럽게 연동됩니다.
클라우드 기반의 DMS를 사용하면 팀원들이 어디서든 어느 장치로든 즉시 문서에 액세스할 수 있습니다. 여러 명이 동일한 문서를 가지고 작업할 수 있어, 같은 파일의 사본이 충돌될 잠재성이 최소화됩니다. 클라우드 기반의 DMS가 모든 정보를 자동으로 저장하므로, 백업 파일이 필요 없습니다.
클라우드 문서 관리 솔루션을 사용하면 대용량 파일을 사내 구축형 시스템보다 훨씬 빠르게 공유할 수 있습니다. 마지막으로, 클라우드 시스템은 일반적으로 구독 기반이기 때문에, 거액의 초기 비용과 사내 구축형 솔루션을 이행하기 위한 노력이 불필요합니다(장기적으로 그러한 솔루션을 유지 보수하고 업데이트하는 데에 드는 노력과 IT 소요 시간은 말할 것도 없습니다).
단순한 문서 관리든 복잡한 문서 관리든, Evernote Teams로 충분합니다. Evernote의 직관적인 사용자 경험, 클라우드 기반 접근법, 유연한 체계 덕분에 사용자는 자신의 팀에 꼭 맞는 시스템을 쉽게 설계할 수 있습니다. Evernote Teams를 소규모 조직을 위한 가벼운 DMS로 활용하세요. 노트로 문서를 만들거나 기존 문서를 노트에 업로드한 다음, 노트북과 스페이스 안에서 정리하세요.
규모가 큰 팀은 Evernote Teams를 DMS의 보완 수단으로 활용할 수 있습니다. 신규 입사자들의 온보딩 문서를 보관하고 공유할 스페이스를 만드세요. 영업 팀의 스페이스 안 노트북 시스템에 영업 자료를 보관하면 담당자들이 어디서든 최신 버전에 액세스할 수 있습니다. 또는 Evernote Teams를 회의록과 브레인스토밍 세션을 위한 장소로 지정하여, 부서, 팀, 프로젝트별로 스페이스와 노트북을 정리하세요.
텍스트, 손글씨 메모, 이미지
Evernote에서는 텍스트만이 아니라 손글씨 메모와 이미지까지도 쉽게 캡처하고 보관할 수 있습니다. 휴대폰의 카메라를 사용해 화이트보드, 명함 또는 원하는 자료의 사진을 찍으세요. 그런 다음 그 이미지를 관련 정보가 포함된 노트에 저장하거나, 새로운 빈 노트에 저장하시면 됩니다. Evernote에서는 PDF와 이미지 안의 텍스트도 검색이 가능하여 나중에 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 Web Clipper를 이용해 온라인에서 조사한 자료를 모으고 Evernote에 저장할 수도 있습니다.
문서 정리(노트북, 태그, 스페이스)
Evernote의 간단한 노트 기반 설계는 놀라울 정도로 융통성이 높습니다. 노트는 프로젝트, 팀 또는 사용자가 원하는 범주에 따라 노트북으로 정리할 수 있습니다. 그런 다음 지정된 스페이스 안에서 노트와 노트북을 정리하세요. 예를 들어, 모든 마케팅 관련 콘텐츠를 분기별 노트북에 보관한 다음, 그 노트북들을 Marcom 팀의 스페이스에 보관할 수 있습니다. 중요한 노트는 팀의 스페이스에 고정하고, 모든 업데이트는 ‘새로운 소식’ 구역에 표시되므로, 모두가 최신 정보와 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
버전 관리
노트 변경 내역은 정기적으로 각 노트의 스냅샷을 찍어서, 사용자가 Evernote 웹이나 Mac 또는 Windows용 Evernote에서 노트를 롤백할 수 있도록 해줍니다. 활동 피드는 최근에 변경된 노트와 그 노트를 만든 사람이 누구인지 보여줍니다. 삭제한 노트는 언제든 비즈니스 휴지통에서 복구할 수 있습니다.
어디서든 여러 명의 사용자 액세스 가능
노트는 적절한 권한이 있는 사람이면 누구나 만들고 수정하고 공유할 수 있습니다. Evernote Teams는 데스크톱에서와 마찬가지로 모바일 장치에서도 동일하게 작동합니다. 오프라인 상태에서 작업한 다음 인터넷에 연결되는 즉시 노트를 업데이트할 수도 있습니다.
문서 검색
Evernote의 강력한 검색 문법과 고급 검색 구문 덕분에 사용자는 제목, 태그, 생성일 또는 수정일, 생성 장소, 문서 출처, 들어 있는 미디어의 유형(예: 오디오, 이미지) 등으로 노트를 찾을 수 있습니다.
저장 공간과 보안
Evernote Teams는 문서의 보관과 액세스에 필요한 모든 기능을 갖추고 있습니다. 각 팀 계정은 월 20GB의 업로드 용량과 계정의 사용자당 추가 2GB를 제공합니다. 모든 자료를 안전하게 보관하기 위해 저희는 SAS 70 (Type II)와 SSAE16 SOC-1 (Type 2) 공인을 받은 데이터 센터를 사용합니다.
액세스 통제를 위해 Evernote는 SAML 2.0(Security Assertion Markup Language 2.0)을 사용해 통합 인증(SSO)을 활성화합니다. 당사가 구현한 SSO는 SAML 2.0을 지원하는 대규모 ID 공급자와 쉽게 통합됩니다. Evernote는 ADFS도 지원합니다. Evernote Teams는 현재의 Active Directory 또는 LDAP 솔루션과 연결해, 기존의 관리자 콘솔에서 바로 사용자들을 초대하거나 제거할 수 있도록 해줍니다. 관리자는 사용자를 확인하고 관리하며, 모든 팀원이 적절한 수준의 액세스 권한을 가지고 있는지 노트 활동을 검토할 수 있습니다.
Office 문서와 PDF부터 오디오, 이미지, Google 문서까지 모든 종류의 파일을 저장하세요.
파일과 폴더에 구애받지 마세요. 필요한 정보를 언제든 찾을 수 있게 나만의 방식대로 정리하세요.
회사 내의 모든 사람들이 필요한 정보를 구할 수 있는 단일 공간을 마련해 팀원들끼리 동기화된 상태를 유지하세요.
파일을 검색하거나 문서를 찾아 헤매는 시간을 줄이고 실제 작업하는 시간을 늘리세요.
