Оптимизируйте управление документами с Evernote Business

Изображение офисного работника с телефоном и ноутбуком, иллюстрирующее Evernote Business как решение для управления документами

Простая организация информации компании

Иногда кажется, что документы поглощают все пространство вокруг. У кого последняя версия этого документа? Где найти документы по конкретному подрядчику пятилетней давности? Почему все посылают друг другу многостраничные документы по электронной почте, а не краткую важную информацию? Давайте посмотрим правде в глаза — поиск на компьютере не всегда помогает найти то, что вам нужно.

С Evernote Business вы можете централизовать, организовывать и управлять документами, электронными таблицами, мультимедийными файлами, электронной почтой и даже перепиской в Slack в рамках компании. Это гибкий способ безопасного хранения информации в любом формате и обеспечения простого и удобного поиска из любой точки мира. Проекты и блокноты поддерживают порядок, а выверенная грамматика и синтаксис поиска позволяет командам находить нужную информацию в нужный момент. Вам больше не нужно копаться в папках и прочесывать сеть в поисках документов. С Evernote Business нужная информация всегда под рукой.

Управление файлами для эпохи цифровых технологий

Компании ищут способы хранения, организации, обмена и обновления файлов с течением времени. Большинство компаний в наши дни полагается на надежное программное обеспечение для управления документами. Использование цифрового решения снижает потребность в физическом хранении документов — в картотечных шкафах и коробках. Это также повышает безопасность хранения данных и соответствие нормативным требованиям, улучшает поиск документов, резервное копирование файлов и восстановление данных.

Хорошая система управления документами (DMS) включает в себя следующие функции:

  • Поддержка широкого спектра типов документов
    Сотрудники ежедневно работают с самыми разными документами. К ним относятся текстовые файлы, электронные таблицы, дизайн, PDF-файлы, электронные письма, изображения, цифровые блокноты, аудиозаписи и многое другое. Хороший DMS позволяет легко добавить, сохранить и организовать все типы документов.

  • Структура файлов
    Управление документами зависит от логической организации файлов. Это может быть иерархии и группировка документов, добавление меток, датирование и протоколы удаления устаревших файлов.

  • Поиск файлов и поиск документов
    Одна из лучших возможностей управления цифровыми документами — отсутствие необходимости копаться в картотечных шкафах, охотясь за потерянным документом. Файловая структура хорошего DMS обеспечивает основу для быстрого поиска файлов. Расширенный поиск позволяет легко найти нужную информацию по имени файла, ключевым словам, меткам, типу файла или дате создания и изменения.

  • Безопасность и права доступа к файлам
    Защита конфиденциальных документов зависит от надежной системы прав доступа и контроля доступа. Права доступа у подрядчиков должны отличаться от прав доступа генерального директора, а у команд должна быть возможность менять права доступа для разных сотрудников по мере необходимости.

  • Инструменты мониторинга
    Эффективная DMS позволяет администраторам отслеживать активность пользователей — кто, когда и в течение какого времени обращался к тому или иному документу. Это позволяет провести аудит в спорной ситуации.

  • Контроль версий
    Точно так же, хорошо разработанная DMS позволяет пользователям отслеживать любые изменения в документе и быстро восстанавливать старые версии.

  • Простота доступа и обмена
    Людям не нужна слишком сложная система, затрудняющая доступ к документам и возможности совместного доступа. Хорошая DMS легко интегрируется с нужным программным обеспечением для достижения поставленных бизнес-задач — от электронной почты до обработки текстов и систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Получите возможность находить нужные файлы и документы

Попробовать бесплатно

Облачная картотека с возможностью доступа из любой точки мира

Image of warehouse worker using laptop, depicting the way cloud-based document management lets people to work from anywhereС помощью облачной DMS ваша команда мгновенно получает доступ к документам с любого устройства и из любой точки земного шара. Несколько человек могут одновременно работать над одним документом, сводя к минимуму вероятность дублирующей работы на одним файлом. Кроме того, пропадает необходимость создавать резервные копии файлов, поскольку облачная DMS сохраняет все автоматически.

Используя облачное решение для управления документами, вы можете обмениваться файлами большого размера гораздо быстрее, чем в локальной системе. Наконец, облачные решения как правило работают в режиме подписки, снижая ваши начальные затраты и усилия, необходимые для реализации локального решения (не говоря уже о затратах и времени, необходимом для поддержания и обновления этого решения).

Больше, чем вы ожидали от Evernote Business

Evernote Business поможет справиться с любыми задачами компании, связанными с управлением документами. Наш простой и интуитивный пользовательский интерфейс, облачный подход и гибкая структура позволяют легко проектировать подходящую именно вашей команде систему. Используйте Evernote Business в качестве облегченного DMS. Создавайте документы в формате заметок (или загрузите существующие документы в заметку), а затем организуйте их в блокнотах и проектах.

Большие команды могут использовать Evernote Business в качестве дополнения к DMS компании. Создайте пространство для хранения и совместного доступа к документам для новых сотрудников. Разместите документацию отдела продаж в системе блокнотах с проекте отдела, чтобы у представителей был доступ к самым свежим версиям из любого места. Вы также можете использовать Evernote Business в качестве пространства для заметок со встречах и мозговых штурмов, добавив проекты и блокноты для каждого отдела, команды, или под отдельные проекты компании.

  • Текст, рукописные заметки, изображения
    Evernote позволяет легко добавлять и хранить не только текст, но и рукописные заметки и изображения. Сфотографируйте записи на доске, визитки или другую полезную информацию камерой телефона. Затем сохраните изображение в заметку с другой информацией по теме или просто в новую заметку. Evernote даже позволяет искать текст в PDF-файлах и изображениях. Вы также можете собирать материалы на просторах интернета с помощью Web Clipper и сохранять их в Evernote.

  • Организация документов (блокноты, метки, проекты)
    Простой дизайн Evernote основан на заметках и невероятно универсален. Заметки можно упорядочить в блокнотах по проекту, команде или любой категории на ваш выбор. Заметки и блокноты можно также добавить специально отведенный для них проект. Например, весь контент по маркетингу можно хранить в квартальных блокнотах, которые затем добавляются в проект команды Marcom. Важные заметки можно закрепить для всех участников проекта, а все обновленные заметки и блокноты будут появляться в разделе «Что нового», так что все пользователи проекта будут в курсе последних правок.

  • Управление версиями
    История заметок регулярно сохраняет версии заметок и позволяет возвращаться к предыдущим версиям в Evernote Web, Evernote для Mac или Windows. Лента активности показывает недавно отредактированные заметки и автора правок. Удаленные заметки можно восстановить из бизнес-корзины в любое время.

  • Многопользовательский доступ в любой точке мира
    Любой пользователь с соответствующими правами доступа может создавать, редактировать и делиться заметками. Evernote Business работает как на мобильных устройствах, так и на компьютерах. Вы можете работать в офлайн-режиме и синхронизировать заметки при следующем подключении к Интернету.

  • Поиск документов
    Мощные расширенный синтаксис поиска Evernote позволяет пользователям находить заметки по названию, меткам, дате создания или редактирования, месту создания, источнику документа и даже типу медиа-файла, который они содержат (аудио, изображения и т. д.).

  • Хранение и безопасность
    Evernote Business обладает всеми необходимыми возможностями для хранения и доступа к вашим документам. Каждый бизнес-аккаунт предлагает 20 ГБ загрузок в месяц плюс дополнительные 2 ГБ на пользователя аккаунта. Для безопасного хранения всей информации мы используем центр обработки данных, который сертифицирован в соответствии с SAS 70 (Тип II) и SSAE16 SOC-1 (Тип 2).

    Для контроля доступа Evernote использует Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) для включения единого входа (SSO). Наша реализация единого входа легко интегрируется с любым крупным поставщиками идентификаций с поддержкой SAML 2.0. Мы также поддерживаем ADFS. Evernote Business подключается к вашему текущему решению Active Directory или LDAP, позволяя приглашать или удалять пользователей прямо из панели администратора. Администраторы также могут просматривать и управлять пользователями в аккаунте, проверять доступ к заметкам пользователей и отслеживать активность в аккаунте, чтобы обеспечить необходимый уровень доступа в рамках должностных полномочий каждого.

  • Интеграции
    Evernote Business централизует управление документами во всех сервисах, которыми вы пользуетесь, включая электронную почту и сообщения Slack, позволяя сохранить и организовать все на будущее. Создавайте заметки на основе электронных писем и вложенных файлов, а также делитесь заметками в аккаунте через Gmail и Outlook. Превращайтесообщения Slack в заметки, чтобы делиться ими со своей командой и открывать заметки прямо из Slack, не переключая приложения. Перетаскивайте файлы Google Drive в Evernote и открывайте их прямо из блокнотов и проектов. А команды, много работающие в Salesforce or Microsoft Teams, могут открывать, создавать, искать и редактировать заметки в любой точке мира благодаря Evernote Business.

Создайте централизованное пространство со всей нужной для работы информацией

Графическая иллюстрация папки с разными иконками, изображающая хранилище файлов разных типов в Evernote Business

Сохраняйте файлы любого типа, включая документы Office, PDF, аудио, изображения и документы Google.

Иллюстрация нескольких документов, накладываемых друг на друга, изображающая гибкие возможности организации документов в Evernote Business

Не ограничивайтесь файлами и папками — выберите удобный способ организации информации для быстрого поиска нужных данных.

Иллюстрация стрелок над человеком, стоящим рядом с другими людьми, изображающая сотрудничество с использованием централизованного хранилища документов Evernote Business

Создайте единое пространство для хранения информации для каждого сотрудника, чтобы ваши коллеги были в курсе последних обновлений.

Иллюстрация лупы над звездочкой, изображающая эффективный поиск документов в Evernote Business

Тратьте меньше времени на поиск файлов и документов, чтобы использовать это время на решение более важных задач.

Получите возможность находить нужные файлы и документы

14,99 $ за пользователя в месяц

Попробовать бесплатно