Ваши проекты очень динамичны. Когда команды разбросаны по всему миру, задачи накапливаются, а сроки приближаются, довольно трудно все успевать вовремя. Чтобы работа над проектом шла по плану, нужны понятные процессы, быстрый доступ к важной информации и слаженная работа всей команды.
Следите за своими проектами в Evernote Teams: сохраняйте рабочие идеи, документы, заметки со встреч, графики и списки задач в одном месте и открывайте доступ ко всему нужным людям. Когда вся информация структурирована в блокнотах и проектах, легко следить за ходом работы и держать всех в курсе, независимо от того работает ли команда в офисе или удаленно.
С Evernote Teams вы попрощаетесь с кучей приложений, не упустите ничего важного в ходе проекта и всегда будете в курсе, как там дела у команды.
Большинство команд сегодня больше не полагаются на бухгалтерские книги и линованные блокноты, если надо спланировать работу над проектом и проследить за ее ходом, а пользуются приложениями и облачными сервисами. Подобные инструменты хранят информацию и помогают распределять ресурсы, позволяя эффективнее управлять проектами.
Evernote Teams подходит для простого планирования проектов и отслеживания статуса работ, а также отлично интегрируется с более сложными решениями. Evernote в сотрудничестве с ведущими разработчиками систем управления проектами создает идеальные условия работы: ваша команда всегда будет в курсе всего, что происходит, сможет оперативно обмениваться информацией и выстраивать более эффективные процессы.
Для полноценной работы над проектом очень важны:
Выстроенный процесс
Когда работа над проектом хорошо организована, планировать и претворять планы в жизнь гораздо проще. Лучшие инструменты для ведения проекта предлагают понятные решения для распределения информации, людей, ресурсов и задач.
Общение внутри команды
Чат, функция комментирования и другие инструменты для общения играют ключевую роль. Все сообщения, которые касаются проекта, должны оставаться внутри сервиса управления проектами, чтобы команда всегда могла вернуться к обсуждению и отследить, какие решения были приняты.
Возможность отследить ход проекта и объем выполненной работы
Хороший сервис для ведения проектов позволяет отслеживать задачи, составлять списки, устанавливать сроки, помогая команде лучше сконцентрироваться на задаче. в этом случае менеджеры проектов получают возможность выстраивать взаимодействие между членами команды, сдвигать дедлайны и перераспределять задачи, если это необходимо.
Графики и диаграмма Ганта
Визуализация задач и сроков позволяет команде увидеть картину целиком. Диаграмма Ганта особенно здесь полезна, так как благодаря ей можно понять, как устроена работа над отдельными задачами и как они связаны друг с другом.
Возможность отслеживать затраченное время
У любого проекта есть временной бюджет, который состоит из оплачиваемых часов работы команды. Хорошие инструменты для управления проектами позволяют всем пользователям видеть, сколько времени они потратили на проект, и выводить общий показатель для всей команды.
Отчеты
Клиенты и начальство хотят быстро получать информацию о ходе проекта. Ведущие системы управления проектами позволяют составлять отчеты и включать в них самые разные данные, избавляя тем самым наблюдателей от необходимости просматривать огромное число документов.
Небольшим компаниям часто хватает одного Evernote Teams, чтобы решать все задачи, связанные с управлением проектами. Компании покрупнее нередко уже используют другие инструменты, например, Asana, Trello или Basecamp. Но и в этом случае Evernote Teams окажется полезным: станет хранилищем всех материалов по проектам, к которому всегда будет открыт доступ для команд, и они смогут адаптировать его под собственные процессы.
Соберите все материалы по проекту в одном месте
Сохраняйте в заметки текст, изображения, голосовые сообщения, копии веб-страниц, сканы и визитки. Добавляйте комментарии и правки к изображениям и PDF прямо в Evernote. Отсканируйте материалы, позже вы сможете искать по документам, PDF и рукописным заметкам и легко находить все, что вам нужно для работы.
Создавайте доски проектов
Собирайте все заметки по проектам в блокноты и наборы блокнотов и группируйте их по этапам рабочего процесса, командам или любым другим критериям. Блокноты можно перенести в отдельное пространство. Например, если вы работаете над видеороликом, сюда можно поместить блокноты с планами съемок, результаты кастинга, раскадровку и текст. Такое пространство работает как интерактивная доска, при взгляде на которую сразу получаешь информацию о всех изменениях в проекте.
Создавайте списки задач
Самый простой способ спланировать работу над проектом — это составить список задач с флажками. Менеджеры проектов также могут воспользоваться нашими шаблонами: «Области ответственности», «Обзор проекта», «Матрица Эйзенхауэра». Кроме того, можно подключить Zapier, чтобы добавлять карточки в Trello cards, задачи в Asana или сообщения в Basecamp через Evernote.
Отслеживайте ход проекта и сдачу работы
Шаблон «Обзор проекта» представляет собой простую таблицу с задачами и сроками. Вы можете составить и собственный график с помощью списков и таблиц в любой заметке. Evernote позволяет организовать работу над проектом так, как удобно именно вам. Например, этапы работы можно выделить несколькими способами: с помощью меток и маркеров в названии заметок («срочно», «отложено», «в работе» и т.п.) или завести блокноты для каждого этапа и перемещать заметки между ними, по мере продвижения команды.
Пусть все видят последние изменения
Когда кто-то из команды добавляет что-то к проекту с устройства с работающим интернетом, вся команда сразу увидит изменения. Все версии проекта можно отслеживать в истории заметки.
Держите всех в курсе происходящего, где бы они ни были
В одной команде часто есть люди, которые работают из разных городов. Благодаря Evernote Teams легко организовать совместную работу и настроить доступы. Все, у кого есть нужный доступ, могут создавать, редактировать или делиться заметками по проекту. Все функции Evernote Teams есть и в мобильных приложениях, поэтому команда может работать, откуда угодно, даже там, где нет интернета.
Мы сделали возможной интеграцию со многими популярными инструментами для ведения проектов, чтобы вы с легкостью встроили Evernote в уже существующие процессы и оптимизировали их за счет его уникальных функций.
Gmail и Google Drive
В почте на Gmail осталась переписка, а на Google Drive хранятся нужные материалы? Сохраните их в Evernote, чтобы они всегда под рукой вместе с другими документами по проекту. Файлы с Google Drive появятся в заметках вместе с именем файла, форматом и датой последних изменений. Соберите все файлы по проекту в одну заметку и поделитесь ею с командой — так все будет в одном месте. Все изменения синхронизируются между файлами в Google Drive и Evernote.
Outlook и Microsoft Teams
Сохраняйте письма по проектам из Outlook в Evernote прямо из почтового ящика. Создайте полноценный архив проекта в одном месте. Например, счета от подрядчиков можно хранить вместе с бюджетом проекта. Заметки из Evernote тоже можно отправлять по почте одним нажатием. У Evernote также есть интеграция с Microsoft Teams, поэтому вы можете сохранять ветки обсуждений в рабочее пространство, а в чате делиться файлами из Evernote Teams.
Slack
Многие команды организуют свою работу через Slack. Если вы интегрируете Slack в Evernote Teams, то сможете находить и делиться заметками на сервере или в личных сообщениях. Во время переписки в Slack можно настраивать напоминания, создавать задачи или фиксировать важные решения по проекту в Evernote, чтобы вернуться к этому в будущем. Обсуждения на сервере легко преобразовать в отдельную заметку, и, если добавить PDF и другие документы, получится полноценный протокол встречи.
Salesforce
Отдел продаж нередко проводит большую часть рабочего дня в Salesforce. Если вы интегрируете Salesforce с Evernote Teams, то сможете прикреплять заметки к отдельным записям и даже редактировать эти заметки прямо в Salesforce.
Организуйте работу над новым проектом — сбор идей, поиск решений, мозговые штурмы — в одном месте.
Устанавливайте напоминания, отслеживайте сроки и собирайте отзывы клиентов по ходу работы.
Сократите число совещаний, дав возможность следить за ходом проекта.
Избегайте дублирующей работы. Каждый сотрудник может быстро найти и сослаться на работу, которую уже выполняли до него.
