使用 Evernote 企業版強化團隊協作

一個人在公共空間在平板上使用 Evernote 的插圖,表示 Evernote 企業版是團隊雲端協作的解決方案

雲端工作,確保團隊都同步

在現代社會裡,跟您同一團隊的人可能坐隔壁也可能隔了半個地球。而協作從來都是困難的。如果再考量到做事風格、事情優先順序、協作工具、時差等差異,就算是最好的團隊也會發現想要高效工作是個大挑戰。工作文件、會議記錄、點子靈感全都藏在個人電腦裡。事倍功半、溝通誤會讓大家都覺得無力沮喪。

使用 Evernote 企業版,您的團隊不論身在何處都可以共用共通的知識、工作流,以及任何專案相關的文件。再加上專屬的 Space記事本,就算是極度分散的團隊也能保持同步、一起完全更多。雲端多裝置記事同步意味著一個人可以在手機上建立新記事、在筆電上繼續編輯,還能與地球另一端的夥伴一起協作該記事。

什麼是雲端協作?

Image of team working on laptops and tablets, illustrating use of a collaboration platform to help teams work together more easily雲端協作利用的是儲存在網路上,而非各人電腦裡的軟體和資料。這讓您的團隊可以輕鬆共用點子,並在同一份文件上工作,不論他們實際上在哪。

雲端協作工具是因為行動通訊大幅普及、越來越多人使用個人裝置處理工作事務、即時通訊和社群媒體也作為工作工具、以及對雲端服務安全性的信心大增而出現的。現在很多產業裡,雲端協作就是工作的一環,也是追求成長和成就所必須。

一般來說,雲端協作是整合文件管理集中和存取控制,以及檔案創建和編輯工具。與類比式或完全針對性地協作工具相比,雲端方案讓各種不同的團隊都可以更流暢且有效率地共同合作。

運用雲端協作工具的優勢

不論人們在地球上的哪一角或時區,使用雲端進行團隊合作提供諸多讓大家可以無縫協作的優勢:

  • 24/7/365 存取
    雲端協作工具讓共用的文件隨時都可以取用,不論團隊中有人出差旅行、在家工作、需要彈性工時、或週末加班,全都沒有問題。

  • 版本永遠最新
    在雲端協作工具裡的文件如果有變更,全部都會自動更新,確保所有人隨時看到的都會是文件的最新版本。

  • 強化生產力
    好的雲端協作工具能降低時區和地理位置差異帶來的不便,讓團隊可以更有效率工作。

  • 就算是極大的團隊也能輕鬆協作
    團隊人數越多,協作就越困難。高效雲端協作工具能確保每個人都收到最新資訊,解除一大問題。

連結所有細節資訊,讓您的團隊一起,成就更多。

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讓 Evernote 企業版幫助團隊保持連結

給您的團隊一個中央事務處理中心,讓大家都可以看到最新更新、存取使用到任何檔案的最新版本、還能共用各自的點子和工作。Evernote 高度彈性的用戶體驗,讓任何團隊都可以用最適合自己的方式來協作共用。Evernote 也能輕鬆調整適用於各種不同產業和工作流,包括業務、設計、行銷、客戶關係管理(CRM)等等。

  • 溝通
    不論是在辦公室裡、工作現場、在家工作,就算分佈再遠的團隊,都可以利用 Space、記事本、共用記事等保持聯繫合作。而合作廠商或外部人士也能視情況一起加入協作,但毋需完全包含在主系統中。團隊 Space 裡釘選的記事和「最新動態」能確保大家都收到最新更新、專案進度、待辦清單等。而且就算沒有網路,依然能夠變更文件、新增檔案。

  • 專案管理和任務追蹤
    在共用記事裡建立一個簡單的待辦清單,確保大家都在進度上。使用我們的負責範圍專案總覽範本,保持井然有序並指派工作。(您還可以使用艾森豪矩陣範本規劃各種細節。)每當有核取清單或專案記事被更新,該記事就會出現在相關 Space 的「最新動態」裡,讓大家都可以看到進度。

Evernote 企業版同時也可以讓您建立自己的工作流追蹤系統。您可以標籤記事或更新文件命名來表示專案階段(急、等候、處理中等等)。亦可將記事從一個 Space 或記事本移到另一個裡,表示狀態的改變。這種彈性讓您可以完全依照當時的需求和情況,建立最適合的專案管理和任務追蹤模式,而且可以隨需要的變更隨時再次進行改變。

可在保護您的環境的同時,進行大規模的高效協作

  • 檔案儲存
    Evernote 提供每月上載限額 20GB,再加上公司或組織帳戶內每個使用者 2GB 的容量,檔案再多再大都沒問題。

  • 整合
    身為一個輕量協作處理器,Evernote 企業版與您的其他工具都可以合作。您可以在 SalesforceMicrosoft Teams 裡存取、建立、搜尋、編輯記事。在 GmailOutlook 裡,直接把郵件和附檔存為新記事、還可以分享已有的記事。Google 雲端硬碟的檔案可以直接放進 Evernote,還可以直接在記事本或 Space 裡存取它們。Slack 的訊息可以轉存為記事,方便與團隊共用,還可以直接從 Slack 存取記事。

  • 安全性
    管理 Evernote 資料的數據中心是經過 SAS 70 (Type II) 和 SSAE16 SOC-1 (Type 2) 認證。在存取控制上,Evernote 使用 Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) 來處理單一登入 (SSO)。我們的 SSO 應用可輕鬆與任一有支援 SAML 2.0 的大型身份提供商整合。我們也有支援 ADFS。Evernote 企業版可與您現有的 Active Directory 或 LDAP 方案連結,您可以直接在現有的管理員主控台邀請或移除使用者。管理員亦能在我們的方案裡檢視並管理使用者,查看成員對記事的存取權和動態,確保每個人都持有恰當的存取使用權。

讓每個人都了解最新狀況,不論他們身處何處

顯示抽象內容的筆電和智慧型手機插圖,表示使用 Evernote 企業版數位協作工具

將團隊的工作全都集中一處,就此不用再到處尋找資料,真正開始拿回時間主導權。

一台平板電腦和智慧型手機在雲下的插圖,表示為雲端協作工具

隨時隨地都可存取,您就可以在任何地方工作,不論是在辦公室、在路上,甚至沒網路也行。

箭頭從燈泡指出來的插圖,表示使用 Evernote 企業版的專案協作工具分享點子

隨著專案的演進,隨時分享點子與您的團隊更新,讓大家都擁有最新資訊。

箱內一個鎖的插圖,表示 Evernote 企業版團隊協作工具的安全性

以最適合您的方式整理團隊的資料、架設工作空間與設定共用權限。

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$14.99 / 使用者 / 月

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