Erfolg besteht nicht nur aus dem, was dein Team tut, sondern auch daraus, wie es das tut. Und seien wir ehrlich, manchmal ist der Prozess ziemlich chaotisch. Die Projekte und Arbeitsergebnisse liegen in unterschiedlichen Stadien vor. Die Informationen sind über eine schwindelerregende Anzahl von Werkzeugen und Anwendungen verteilt. Eine Vielzahl von Beteiligten müssen sich einbringen. Manchmal läuft das Verwalten der Arbeitsabläufe auf deutlich mehr Arbeit als reibungslosen Fluss hinaus.
Mit Evernote Teams kannst du deine Arbeitsweise nach deinen eigenen Vorstellungen gestalten. Erstelle Arbeitsbereiche, die als Schaltzentrale bzw. Anlaufstelle fungieren, um den Überblick über aktive Projekte, redaktionelle Zeitpläne und Vertriebspipelines zu behalten. Verwende To‑do-Listen, angeheftete Notizen und Schlagwörter, um Aufgaben zu delegieren und den Prozess – deinen Prozess – effizient zu durchlaufen. Wenn alle Informationen an einem zentralen Ort vorliegen, kannst du die Frage „Wie weit sind wir damit?“ jederzeit mühelos beantworten. Und dein Team kann damit aufhören, sich um die Organisation zu sorgen, und stattdessen einfach anfangen, die anliegenden Aufgaben zu erledigen.
Der Begriff ist zwar allgegenwärtig, aber was genau ist eigentlich ein Workflow bzw. Arbeitsablauf? Im Wesentlichen handelt es sich dabei um all die Schritte, die einen Prozess von Anfang bis Ende ausmachen. Unternehmen befolgen formalisierte Arbeitsabläufe, die in Richtlinien und Verfahren festgelegt sind, beispielsweise in Form von Prozessen für die Personaleinstellung, die Rechnungserstellung und den Vertrieb. Womöglich gibt es auch noch weitere Workflows für die jeweiligen Einzelfälle, wie beispielsweise die kreative Entwicklung für eine neue Marketingkampagne oder einfach „Wer ist an der Reihe, neuen Kaffee zu besorgen?“
Die Praxis des Workflow-Managements kommt nicht ohne den Einsatz digitaler Werkzeuge aus, um die eigenen Arbeitsabläufe zu strukturieren. Mithilfe einer Workflow-Anwendung zum Zentralisieren und Organisieren der verschiedenen Projekte können deine Teams effizienter und transparenter arbeiten.
Dank der einfachen Bedienung und der flexiblen Werkzeuge von Evernote kannst du ein maßgeschneidertes System für das Workflow-Management erstellen, das für dich und deine Teams am meisten Sinn ergibt. Organisiere deine Teams, Prozesse und Informationen voll und ganz nach den Bedürfnissen deines Unternehmens. Evernote Teams dient als zentrale Anlaufstelle, die sich an die unterschiedlichsten Umgebungen und Verwendungszwecke anpassen lässt – von der Entwicklung von Fahrradschuhen über das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) bis hin zur Personalplanung (HR) und vieles mehr.
Alle Informationen an einem Ort
Verwende Notizen, Notizbücher und Arbeitsbereiche als ressourcenschonendes CRM, um alle deine Kundenkontaktpunkte im Blick zu behalten. Dank dynamischer Notizen wird die Aufbewahrung von Dokumenten zu einem Kinderspiel – Sprachaufzeichnungen, handschriftliche Notizen, jede Art von Dokumenten, sogar Fotos von Whiteboards und Visitenkarten lassen sich mühelos festhalten. Mithilfe der Funktionen zum Suchen in PDF-Dateien und Dokumenten sowie in handschriftlichen Texten findest du alle benötigten Inhalte blitzschnell wieder. Darüber hinaus lässt sich Evernote Teams direkt in Outlook (PDF auf Englisch), Gmail, Google Drive (PDF auf Englisch), Salesforce, Slack, Microsoft Teams und andere wichtige Komponenten deines Technologiestacks integrieren, sodass ihr eure Notizen in nahezu jedem System bzw. jeder Umgebung für die gemeinsame Nutzung freigeben und auf sie zugreifen könnt.
Team-Messaging und Zusammenarbeit
Mithilfe von Arbeitsbereichen und Schlagwörtern kannst du jede in einer Notiz enthaltene Information für deine engsten Kollegen oder auch team-, abteilungs- und funktionsübergreifend zur gemeinsamen Nutzung freigeben. Notizen an der Pinnwand oder im Bereich „Neu“ ermöglichen es dir in jedem Arbeitsbereich, den Fokus auf die neusten Aktualisierungen, den Projektstatus und wichtige Erinnerungen zu lenken. Vorlagen erleichtern euch die Organisation und gemeinsame Nutzung von Tagesordnungen zu Meetings, Projektzielen und Protokollen zur wöchentlichen Überprüfung. Arbeitsbereiche und Notizbücher können darüber hinaus genutzt werden, um auch Auftragnehmer und externe Mitarbeiter auf den Wissenstand des Team zu bringen, während geschäftsbezogene Inhalte geschützt in der Evernote Teams-Umgebung deines Unternehmens gespeichert bleiben.
Lösungen für das geschäftliche Prozessmanagement
Delegieren von Aufgaben
Verwende unserer Vorlagen Aufgabenbereiche und Projektübersicht, um Aufgaben zuzuweisen und sie zu verfolgen. Aktualisierungen erscheinen im Arbeitsbereich des Teams automatisch unter „Neu“, sodass alle Beteiligten jederzeit über den Fortschritt der Arbeitsabläufe auf dem Laufenden bleiben.
To‑do-Listen
Erstelle deine eigenen Checklisten in Notizen oder verwende unsere bereits ausgearbeitete Vorlage für die Eisenhower-Matrix, um Aufträge und Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren. Durchsuche alle Notizen nach erledigten oder unerledigten Aufgaben, um auf einen Blick den Fortschritt von Einzelpersonen oder Teams beurteilen zu können.
Verfolgung von Arbeitsabläufen
Die Flexibilität von Evernote Teams ermöglicht es dir, die einzelnen Schritte und Stadien von Projekten und Aufgaben ganz nach Bedarf zu verfolgen. Verwende Schlagwörter und Namenskonventionen für Notizen, um die Projektstadien („Dringend“, „In Wartestellung“, „In Bearbeitung“ usw.) zu kennzeichnen. Oder verwende getrennte Arbeitsbereiche und Notizbücher, um die einzelnen Projektstadien voneinander abzugrenzen, und verschiebe Notizen von einem Arbeitsbereich in einen anderen bzw. von einem Notizbuch in ein anderes, um den Fortschritt kenntlich zu machen.
Finde gesuchte Inhalte schnell wieder.
Verwandle beliebige Informationen mithilfe der Funktion zur Dokumentenerfassung in digitale Notizen. Verwende die Funktionen zum Suchen in PDF-Dateien und Dokumenten sowie in handschriftlichen Texten, um Dokumente und Bilder nach bestimmten Texten zu durchsuchen. Die erweiterte Suchsyntax erleichtert das Abrufen benötigter Daten und das Auffinden gewünschter Inhalte, wobei die Suche durch das Einschränken der Suchergebnisse erheblich beschleunigt wird.
Bewältige das Wissensmanagement.
Verwende projekt- und teambezogene Arbeitsbereiche für alle relevanten Notizen und Dokumente. Halte sämtliche Inhalte für die Nutzer geräteübergreifend synchronisiert (auch offline). Speichere alle Informationen, sobald ein Projekt abgeschlossen ist. Auf diese Weise haben alle Beteiligten an einem Projekt bzw. Mitglieder eines Teams jederzeit Zugriff auf die neuesten Informationen, ganz egal, von welchem Ort aus sie ihrer Arbeit nachgehen.
Organisiere die Arbeit nach Projektphasen, Stufen der Vertriebspipeline oder beliebigen anderen Kategorien, die sich dein Team vorstellen kann.
Verschiebe Inhalte flexibel zwischen den einzelnen Phasen, um den Überblick über die Arbeit zu behalten, während sie vom Status „in Arbeit“ zu „erledigt“ fortschreitet.
Reduziere die Anzahl von Meetings, indem du alle Teammitglieder schnell auf dem Laufend hältst.
Dank der Integration in Salesforce, Google Docs und andere Anwendungen kannst du die Arbeitsabläufe gezielt an die Bedürfnisse deines Teams anpassen.
