I tuoi progetti si compongono di più parti. Se i team sono sparpagliati, le attività si accumulano e le scadenze si avvicinano rapidamente, è difficile rispettare i risultati in tempo. Per restare al passo, sono necessari un'organizzazione chiara, un accesso rapido alle informazioni importanti e una collaborazione fluida.
Rendi Evernote Teams il tuo polo di gestione dei progetti e conserva tutte le idee, i documenti, le note sulle riunioni, le scadenze e gli elenchi di cose da fare in un unico posto, accessibile alle persone giuste. Organizzando tutto in taccuini e spazi, puoi tenere facilmente traccia dei progressi e far sì che tutti siano aggiornati, sia che lavorino in sede o da remoto.
Con Evernote Teams puoi dire addio al passaggio continuo da un'app all'altra, alla perdita di dettagli importanti e alle continue richieste di aggiornamenti ai membri del team.
Invece di fare affidamento su fogli di calcolo e taccuini per restare al passo con i progetti, la maggior parte dei team oggi utilizza un'app di pianificazione dei progetti, uno strumento di monitoraggio dei progetti o una soluzione di gestione dei progetti su cloud. Questi sistemi organizzano risorse e informazioni, rendendo più efficiente la gestione dei progetti.
Evernote Teams può essere utilizzato come semplice strumento di pianificazione e monitoraggio dei progetti, ma è utilissimo anche in combinazione con la piattaforma utilizzata dalla tua organizzazione. Insieme, Evernote e i software di gestione dei progetti più in voga formano una soluzione completa per le informazioni, le connessioni e la produttività del tuo team.
Le seguenti capacità sono fondamentali per una gestione completa dei progetti:
Organizzazione dei progetti
È molto più semplice pianificare e svolgere un progetto se questo è ben organizzato. I migliori strumenti di gestione dei progetti offrono modi intuitivi per raggruppare informazioni, persone, risorse e attività.
Canali di comunicazione
L'integrazione di chat, commenti e altre forme di comunicazione è fondamentale. Tutti i messaggi relativi al progetto devono essere acquisiti all'interno del sistema di gestione dei progetti, in modo che i membri del team possano trovare facilmente un registro di tutte le discussioni e decisioni.
Monitoraggio dei risultati finali e degli obiettivi intermedi
Le migliori piattaforme di gestione dei progetti tengono traccia delle attività, delle cose da fare e delle scadenze, aiutando chiunque a stare al passo. In questo modo, i project manager possono organizzare i punti di contatto, regolare le date di scadenza e riassegnare le attività se necessario.
Linee del tempo e diagrammi di Gantt
Le rappresentazioni visive di varie attività e scadenze forniscono al team una panoramica d'insieme della pianificazione di un progetto. I diagrammi di Gantt digitali sono particolarmente utili, poiché permettono di controllare tutti i dettagli della sequenza temporale per comprendere assegnazioni e dipendenze specifiche.
Monitoraggio delle tempistiche
Ogni progetto ha una sorta di budget, composto da ore di lavoro fatturabili. Le soluzioni più efficaci di gestione dei progetti includono la possibilità di monitorare le tempistiche dei singoli utenti e rendono visibile alle parti interessate il tempo totale impiegato.
Reportistica
I clienti e i responsabili vogliono poter accedere facilmente agli aggiornamenti del progetto. Piuttosto che costringerli a guadare complicati fogli di calcolo, i migliori sistemi di gestione dei progetti generano report a vari livelli di dettaglio.
Le organizzazioni più piccole spesso utilizzano Evernote Teams per tutte le loro esigenze di gestione dei progetti. Le organizzazioni più grandi potrebbero già utilizzare strumenti come Asana, Trello e Basecamp. Evernote Teams si integra in questi strumenti rappresentando un polo sempre accessibile in cui archiviare tutti i materiali relativi a un progetto ed è sufficientemente flessibile da adattarsi a qualsiasi stile o flusso di lavoro di di gestione.
Centralizza tutti i tipi di materiali del progetto
Salva testo, immagini, registrazioni vocali, ritagli web e scansioni di lavagne e biglietti da visita nelle tue note. Aggiungi commenti e revisioni annotando immagini e PDF direttamente in Evernote. Tutto questo contenuto è ricercabile per una facile consultazione, grazie alla scansione di documenti, alla ricerca in PDF e documenti e alla ricerca nella scrittura a mano.
Crea dashboard del progetto
Raccogli le note relative a un progetto in taccuini e pile, organizzabili per sottoprogetto, team o qualsiasi criterio scelto. I taccuini possono essere raggruppati in uno spazio dedicato per il progetto. Ad esempio, uno spazio per progetti video potrebbe avere notebook per la pre-produzione, il casting e gli storyboard. Lo spazio del progetto funge da dashboard che fornisce aggiornamenti del progetto a colpo d'occhio.
Crea elenchi di attività del progetto e cose da fare
Il tracker di progetto più semplice è una nota con un elenco ordinato, personalizzato con caselle di controllo. I project manager possono ottenere maggiori dettagli con i nostri modelli Aree di responsabilità, Panoramica del progettoo Matrice di Eisenhower. I responsabilipossono anche usare Zapier per creare schede Trello, attività Asana o messaggi Basecamp all'interno di Evernote.
Monitora tempistiche e risultati
Il modello Panoramica del progetto include una semplice tabella per le attività e le scadenze. Puoi anche personalizzare una sequenza temporale utilizzando elenchi e tabelle in qualsiasi nota. La versatilità di Evernote ti offre uno strumento di monitoraggio del progetto che funziona come preferisci. È possibile utilizzare i tag e il titolo dei documenti per indicare le fasi del progetto (Urgente, In attesa, In corso, ecc.). Oppure crea taccuini dedicati a fasi specifiche del progetto e sposta le note pertinenti dall'uno all'altro man mano che il lavoro va avanti.
Metti a portata di mano le informazioni più recenti
Ogni volta che un membro del team aggiunge o aggiorna una nota relativa a un progetto su un dispositivo connesso a Internet, il nuovo contenuto è immediatamente disponibile per il resto del team. Per il controllo delle versioni, i project manager possono fare riferimento allo storico delle note.
Tieni tutti aggiornati, ovunque si trovino
I team di progetto spesso includono persone che lavorano in luoghi diversi. Evernote Teams consente una perfetta collaborazione in team grazie a controlli degli accessi appropriati. Chiunque disponga dei permessi giusti può creare, modificare e condividere le note di un progetto. Evernote Teams funziona sia sui dispositivi mobili che su desktop, perciò i membri del team possono lavorare ovunque, anche offline.
Abbiamo creato integrazioni dirette con un'ampia gamma di strumenti di gestione dei progetti più popolari, in modo che il tuo team possa inserire le capacità uniche di Evernote nel flusso di lavoro esistente.
Gmail e Google Drive
Hai messaggi e file relativi al progetto in Gmail e Google Drive? Salvali in Evernote, per conservarli insieme a tutti i documenti del tuo progetto. I file di Google Drive vengono visualizzati nelle note come caselle con informazioni utili come nome file, tipo di file e ultima data di modifica. Aggiungi tutti i file di progetto in una singola nota e condividila con il tuo team, in modo da tenere in un unico posto tutto ciò di cui hanno bisogno. Tutte le modifiche apportate in Google Drive si sincronizzano automaticamente con lo spazio del progetto in Evernote.
Outlook e Microsoft Teams
Salva le email relative ai tuoi progetti da Outlook a Evernote, senza uscire dalla casella di posta. L'archiviazione di tutte le risorse all'interno dello spazio del progetto diventa così più semplice. Ad esempio, puoi conservare la fatturazione dei fornitori esterni insieme alle note di budget del progetto. Puoi anche inviare note via email direttamente da Evernote con un solo clic. Evernote si integra anche con Microsoft Teams, quindi puoi condividere thread di chat pertinenti nello spazio del tuo progetto. Puoi anche accedere e condividere contenuti rilevanti di Evernote Teams direttamente nella chat del team Microsoft.
Slack
Molti team collaborano e comunicano tramite Slack. Integrando Evernote Teams con Slack, puoi facilmente trovare e condividere note relative al progetto dal tuo canale o messaggio diretto Slack. Mentre chatti in Slack, puoi impostare promemoria, creare attività e salvare decisioni importanti su Evernote per farvi riferimento in futuro. Puoi persino trasformare le conversazioni del canale Slack in note di riunione ritagliando tutti i messaggi, PDF e documenti in Evernote.
Salesforce
I team di vendita spesso trascorrono quasi l'intera giornata all'interno di Salesforce. Integrando Salesforce con Evernote Teams, puoi fissare le note relative al progetto a record specifici e persino modificare quelle note direttamente in Salesforce.
Organizza un nuovo progetto in un unico spazio di lavoro per catturare idee, decisioni e brainstorming.
Imposta promemoria, monitora le scadenze e raccogli feedback man mano che il lavoro del tuo team va avanti.
Di' addio alle riunioni inutili e permetti alle parti interessate di visualizzare l'avanzamento di un progetto in modo semplice.
Evita gli sforzi doppi. Chiunque in azienda può facilmente scoprire e fare riferimento ai lavori passati.
