Evernote Business でチームのコレボレーションを強化

Evernote Business が提供するチーム向けのクラウドコラボレーションソリューションを表した、公共の場で Evernote を使用している人物の画像

クラウド上で作業してチーム全員とリアルタイムに情報共有

チームでのコラボレーションは同じオフィスにいても難しいものですが、現代ではチームメンバーが地球の裏側にいることも珍しくありません。働き方や優先順位の違い、使用しているコラボレーションツールの違い、時差などの要因により、優秀なメンバーが揃っているチームでも効果的なコラボレーションの実現には苦労しています。コラボレーションがうまくいかないと、貴重なアイデアや重要な情報が共有されずに各メンバーのラップトップに埋もれてしまったり、二度手間や行き違いが起きてしまったりして、全員にストレスがかかります。

Evernote Business なら、チームメンバーがどこにいても、チーム全体の知識、ワークフロー、プロジェクト文書を共有できます。専用のスペースノートブックを使うことで、世界中に散らばったチームメンバーがリアルタイムに情報共有し、効率的に作業することが可能です。クラウドから複数の端末に同期できるので、スマートフォンで作ったノートを後からラップトップで編集したり、作成したノート上で地球の裏側のチームメイトと共同作業したりもできます。

クラウドコラボレーションとは

クラウドコラボレーションでは、各チームメンバーのコンピュータ上ではなく、Web 上のソフトウェアと情報を使用します。これにより、チームメンバーはどこにいても、アイデアを共有したり、同じ文書上で共同作業したりできます。

モバイルコンピューティングが発展したことで、個人デバイスを仕事に使ったり、インスタントメッセンジャーや SNS をワークツールとして使うことも増えてきました。また、クラウドベースのサービスのセキュリティが堅牢になったことを受け、クラウドベースのコラボレーションソフトウェアに移行する企業も増えています。多くの業界で、日常業務にクラウドコラボレーションが組み込まれ、成長と成功に不可欠なものとなっています。

一般的にクラウドコラボレーションには、一元化されたドキュメントストレージとそのアクセス管理機能、文書の作成や編集を行うツールが用意されています。アナログやオンプレミスでのコラボレーションツールに比べて、クラウドソリューションでは多様なチームが流動的かつ効果的に協働することが可能です。

クラウドコラボレーションツールの利点を活用する

チームメンバーが世界中のどこにいても、どの時間帯で働いていても、クラウドなら全員がシームレスに共同作業を行うことができます。

  • 24 時間 365 日アクセス可能
    出張中でも、在宅勤務でも、フレックス通勤でも、休日出勤でも。クラウドコラボレーションツールなら、共有ドキュメントにいつでもアクセスできます。

  • 常に最新バージョン
    クラウドコラボレーションでドキュメントに加えられた変更は自動的に反映されるので、チーム全員に対して常に最新版のドキュメントが表示されます。

  • 生産性の向上
    優れたクラウドコラボレーションソフトウェアを使えば、時差や地理的隔たりによる制約を減らせるため、チームで効率的な共同作業が可能になります。

  • 大規模なチームでも簡単にコラボレーション
    チームの人数が多くなればなるほど、チームワークを維持するのが難しくなります。シンプルなクラウドコラボレーションツールを使って、全員が簡単に最新情報にアクセスして足並みを揃えられるようにしましょう。

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チームをつなげる Evernote Business

チームメンバー全員がどこからでも最新情報を確認したり、最新版のドキュメントにアクセスしたり、作業内容やアイデアを共有したりできるコラボレーションハブを作りましょう。高度な柔軟性を誇る Evernote なら、各チームに最適な方法で、コミュニケーションとコンテンツの共有が可能です。また、営業、デザイン、マーケティング、顧客関係管理(CRM)など、業界や業種を問わずチームのワークフローに合わせた使い方ができます。

  • コミュニケーション
    オフィスにいても、現場にいても、海外にいても、在宅勤務でも、スペース、ノートブック、共有ノートを使ってリアルタイムにコミュニケーションできます。アクセス管理を利用すれば、ビジネスアカウントのメンバーではない委託業者や外部のスタッフにも、必要な情報へのアクセスを付与することが可能です。「固定表示されたノート」や「新着情報」の機能もあるので、重要な情報やプロジェクトの進捗情報、ToDo リストなどを目立つ形で表示し、チーム全員に周知できます。さらに、オフライン時にも既存のドキュメントの編集や新しいドキュメントの作成が可能です。

  • プロジェクト管理とタスクのトラッキング
    共有ノート内に ToDo リストを作っておけば、各スタッフのタスクが一目でわかります。責任範囲プロジェクトの概要テンプレートを活用すれば、タスクの割り当ても簡単です(より詳細なタスク管理をしたい場合は、アイゼンハワー マトリクスが便利です)。チェックリストやプロジェクトノートが更新されるたびに、そのノートがスペースの「新着情報」に表示されるので、全員がリアルタイムに進捗を確認できます。

また、Evernote Business では、チームに適した独自のワークフロートラッキングシステムを作成できます。たとえば、プロジェクトの各段階を表すタグやノート名(緊急、保留中、進行中など)を使ったり、各段階ごとにスペースやノートブックをわけて進捗に応じてノートを移動させたりできます。Evernote Business は非常に柔軟性が高いため、チームのニーズや状況に合わせて、自由にプロジェクト管理やタスクトラッキングの方法を決められます。また、必要に応じて後から簡単に変更できます。

社内環境を守りつつ、大規模なコラボレーションを効果的に

  • ファイルストレージ
    Evernote Business には大容量のファイルストレージが用意されています。月間アップロード容量は 20GB で、さらに組織(ビジネスアカウント)のユーザ 1 名ごとに 2GB が追加されます。

  • 各種ツールとの連携
    軽くてシンプルなコラボレーションハブである Evernote Business は、ビジネスでよく利用される各種ツールともスムースに連携します。たとえば、SalesforceMicrosoft Teams 内から直接ノートを閲覧、作成、編集、検索することができます。また、GmailOutlook 内で直接既存のノートを共有したり、メールや添付ファイルからノートを作成したりすることもできます。さらに、Google ドライブのファイルを Evernote にリンクして、ノートブックやスペースから直接ファイルにアクセスすることも可能です。 Slack のメッセージをノートに変換してチームに共有したり、Slack 内から直接ノートにアクセスすることも可能です。いちいちアプリを切り替える必要はありません。

  • セキュリティ
    Evernote のデータを管理するデータセンターは SAS 70 (Type II) と SSAE16 SOC-1 (Type 2) を取得しており、Evernote のアクセスコントロールには Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) を採用して、SSO 認証を実現しています。また、Evernote の SSO は、SAML 2.0 に対応している大規模なアイデンティティプロバイダー (IdP) と簡単に連携できます。さらに、ADFS にも対応しています。Evernote Business はすでにお使いの Active Directory や LDAP ソリューションと組み合わせられるので、既存の管理コンソールからユーザの招待や削除が可能です。また管理者は Evernote Business 内からユーザを管理したり、チームメンバーのアクセス権限やアクティビティを確認したりできるので、必要な権限だけを必要なメンバーにのみ割り当てることができて安心です。

チームメンバーがどこにいても、常に全員に最新情報を共有

Evernote Business デジタルコラボレーションツールの使用を表した、抽象的なコンテンツが表示されたラップトップとスマートフォンのイラスト

チームの作業を一ヶ所にまとめて保存することで、情報の検索にかかる時間を短縮。

クラウドベースのコラボレーションツールであることを表した、クラウドの下にタブレットとスマートフォンがあるイラスト

オフィスでも、外出先でも、オフラインでも。どこからでもアクセスして作業可能。

Evernote Business のプロジェクトコラボレーションツールでアイデアを共有することを表した、電球から矢印が外に伸びているイラスト

最新情報をすみずみに。プロジェクトの進行に合わせてアイデアや情報を共有・更新。

Evernote Business のチームコラボレーションツールのセキュリティを表した、箱の中に南京錠があるイラスト

チームに最適な方法で、ノートの整理やワークスペース・共有権限の設定が可能。

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