En un mundo perfecto (al menos en uno más eficiente), lo ideal sería poder ser productivo cuando quisiéramos. Simplemente sentarnos y empezar a escribir e inventar la siguiente aplicación o Fidget Spinner. Lamentablemente, la productividad en los humanos no se puede iniciar con tan solo apretar un botón: sufrimos picos y valles de energía y creatividad. Esos valles son necesarios; son la manera en que tu cerebro y tu cuerpo te dicen que necesitas un descanso.
Si bien no puedes (y no debes) eliminar los momentos normales y menos productivos de tu día, existe una forma de reconocer cuándo es más probable que te encuentres en tu momento álgido de productividad y optimizarlo. Aunque tus objetivos de productividad siempre se beneficiarán de las estrategias de gestión inteligente del tiempo, también recibirán un impulso cuando sepas qué parte del día es más óptimo para trabajar en las tareas más desafiantes y creativas.
Es muy fácil
Los humanos tienen un “reloj” interno de 24 horas, que es la razón por la que todos solemos dormir, despertar y experimentar picos y valles de alerta aproximadamente a la misma hora cada día. Los momentos pueden diferir de una persona a otra, pero el ciclo es universal. Nos referimos a ese ciclo de 24 horas como un “día circadiano”, dentro de ese día circadiano de 24 horas, recorremos períodos de bloques de 90 minutos de mayor concentración y productividad. Esos bloques de tiempo de productividad óptima se conocen como “ciclos ultradianos”, y la forma en que entramos y salimos de ellos se denomina nuestro “ritmo ultradiano.” El inicio de cada ciclo ultradiano es el momento en el que el cerebro tiene más energía y está más concentrado. Finalmente, la energía se va agotando lentamente. Al final de cada ciclo ultradiano, puedes seguir trabajando, pero simplemente no serás tan efectivo. Tu cerebro necesita tiempo de inactividad.
Por lo tanto, puesto que trabajar en ese tiempo de inactividad significa que estás trabajando con una concentración inferior a la óptima, los investigadores de productividad energética sugierien un nuevo enfoque. Cuando encuentres tus horas álgidas de productividad, tu ritmo ultradiano personal, ese será el momento más oportuno para abordar proyectos que impliquen la creación de estrategias creativas, resolución de problemas y decisiones críticas. Aborda las cosas difíciles, desafiantes y diferentes durante estas fases álgidas. Puedes realizar las tareas más rutinarias, resolver problemas menos complejos y otros trabajos que requieran menos intensidad y creatividad durante tus valles ultradianos naturales. Piensa en ellos como tus períodos refractarios de atención.
Entonces, para ser más productivo debes conocer tus ciclos ultradianos. Descubrirlo es más fácil de lo que piensas.
Recopila datos sobre ti mismo
Si bien es más fácil simplemente decir que eres un noctámbulo y que, por lo tanto, deberías trabajar tarde en el día o que disfrutas tus horas de la mañana, considera la posibilidad de aplicar un enfoque más sistemático. Recopila algunos datos. Cada día a la misma hora, en intervalos de aproximadamente una hora, registra tus niveles de concentración, entusiasmo y energía. Para tener en cuenta cualquier cambio de tu rutina diaria, asegúrate de añadir una nota sobre cualquier cosa que te pueda afectar ese día.
CONSEJO PROFESIONAL: Aquí hay una plantilla que puedes utilizar en Evernote para realizar un seguimiento de tus ritmos circadianos. Puntúate cada hora utilizando una escala del 1 al 5.
Después de unos días recopilando datos, empezarás a ver que se desarrolla un patrón cuando tu atención, energía y entusiasmo se encuentran en el punto más alto y más bajo. Sigue anotando tus datos, y después de una o dos semanas, tendrá algunos indicadores fiables de las horas del día o de la noche en los que tus ciclos ultradianos estarán disponibles para ayudarte a aumentar tu productividad.
Trabaja tus datos
Ahora que sabes cuándo es probable que estés en tu punto álgido de energía y atención, depende de ti optimizar esos periodos de tiempo para que sean momentos de trabajo o creación ininterrumpidos. Un ejemplo de un día de trabajo de ciclo ultradiano productivo podría ser algo así:
- 8:00 a.m.: Tus datos muestran que tiendes a iniciar un ciclo ultradiano en cuanto empiezas tu jornada laboral. Siéntate delante del ordenador y concéntrate en tu proyecto durante 90 minutos.
- 9:30 a.m.: Hora de descanso. Levántate y ve a la cafetera, da una vuelta alrededor del edificio o saca al perro durante 20 minutos.
- 10:00 a.m.: Ya fresco, dirígete al escritorio y aprovecha tu segunda tanda de productividad.
- 11:30 a.m.: Cuando alcances tu límite, es hora de centrar tu atención en una serie de trabajos que requieran menos atención durante varias horas, como reuniones con compañeros, responder a correos electrónicos y otras tareas diarias.
- 3:00 p.m.: Termina la tarde (o noche o medianoche, dependiendo de cómo trabajes mejor), con un último ciclo de productividad de 60 minutos.
Preparación del momento de productividad álgido
No desperdicies tu momento álgido de productividad por no estar preparado. Tu meta es pasar tu tiempo de ciclo ultradiano resolviendo problemas difíciles, buscando respuestas elusivas y profundizando en tus soluciones más creativas. Realiza algo de trabajo de preparación con antelación para que cuando centres tu atención en tu proyecto no tengas que parar en mitad de un gran esfuerzo para recargar tu portátil, o tengas que dejar de redactar tu propuesta de trabajo después de tan solo 20 minutos para apagar el horno. Ahora es el momento de estar centrado, alerta y en modo de concentración total. En la medida que te sea posible, elimina las interrupciones externas y distracciones innecesarias de tu entorno.
Las interrupciones ocurren
Aunque estamos sugiriendo bloques de 90 a 120 minutos de tiempo productivo para que coincidan con tu ciclo ultradiano, la verdad es que tal vez solo consigas unos pocos minutos sin interrupciones. Averiguar cuándo trabajas mejor en tu momento álgido de productividad es solo la mitad de la batalla. Las influencias externas como compañeros de trabajo, jefes, llamadas de teléfono y niños, pueden producirse con una asiduidad sorprendente. No siempre vas a conseguir hacer todo lo que te gustaría, y no puedes hacer nada para cambiar esto.
Lo único que puedes hacer es descubrir cuándo se producen tus ciclos ultradianos e intentar programar tu día para poder alcanzar ese punto y que no se produzcan tantas interrupciones, cruzándose con tu ciclo de energía más alto. ¿Sueles trabajar entre las 10 a.m. y las 2 p.m., pero tus compañeros tienden a charlar al mediodía? En lugar de navegar en Internet hasta las 11:45 y luego luchar para hacer algo en los últimos 15 minutos, empieza a las 10.
Ciclos creativos
Para otras personas, no son las interrupciones externas las que recortan el tiempo creativo sino sus ritmos internos: no todos alcanzan sus ciclos ultradianos en el centro exacto de un día de trabajo típico. Una vez más, es posible que debas descubrir formas creativas de aprovechar al máximo tus ciclos ultradianos. Algunas personas trabajan mejor durante las primeras horas de la mañana; acostándose un poco antes y levantándose antes de que salga el sol les permite disfrutar de la tranquilidad y la concentración que necesitan. Otras personas trabajan mejor cuando no queda casi nadie en la oficina.
El bajón después de comer vuelve de nuevo
A pesar que el momento menos productivo, en términos generales, para realizar el trabajo es una vez que se han alcanzado más de 50 horas de trabajo en una semana debido a la fatiga cerebral, los estudios demuestran que bajón después de comer es el principal contribuyente de lo que tiende a ser la hora menos productiva del día: 2:55 p.m. Ese es un buen momento para levantarse y moverse, para atravesar el empujón final de la jornada laboral.
Puedes trabajar de forma más inteligente
Aprovechar el momento en el que eres más productivo es una gran manera de hacer más y mejor. Pero recuerda, el objetivo es ser más productivo durante los momentos álgidos y bajar el ritmo cuando no seas tan eficiente. No estás intentando acelerar tu línea de montaje de trabajo. Deseas saber cuándo trabajas de manera más efectiva. Al descubrir cuándo experimentas tus momentos álgidos de productividad y luego utilizar esos momentos de la manera más eficiente, también puedes disfrutar del tiempo de inactividad que necesitas sin la molesta sensación de culpabilidad sobre si deberías o podrías estar haciendo más.