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使い方と事例 • 生産性向上

仕事や自己管理に効くテンプレート 10 選

Evernote は自由な書式でメモを取ることができますが、目的別に、あらかじめ決められた書式をもとにして、ノートを作成することもできます。それが「テンプレート」の機能です。

Evernote には数十種類のテンプレートが用意されていますが、今回はその中から「仕事効率化」や「自己管理」におすすめなテンプレートを 10 個ピックアップしてご紹介します。

テンプレートを活用した「仕事効率化」

1. 目標進捗管理

こちらのテンプレートでは、1 年間の目標に向けて、月ごとに達成した内容を記録していけるようになっています。

1 年という長い期間を通じて目標を達成するためには、モチベーションの維持が大切です。モチベーションを維持するために、できなかったことよりも「できたこと」に注目して記録を残していきましょう。

このテンプレートと組み合わせて、年間目標のテンプレートを一緒に使うのもおすすめです。

2. 2020年月間カレンダー(月曜日始まり)

月ごとのカレンダーが 12 か月分並んだテンプレートです。このテンプレートを使うことで、業務ごとに、毎月のスケジュールの全体像を把握しやすくなります。

例えば、マーケティング・チームが「いつ・どのメディアで・どんなコンテンツを配信するのか」を管理したり、開発チームが「プロダクトローンチまでの、開発・テスト・レビュー・リリースのスケジュール」を管理したりするといった使い方で、チームメンバーとの連携をスムーズに取ることができます。

通常のノートと同様、カレンダーの中にはテキストだけではなく、ファイルや画像を添付したり、リンクを挿入したりすることもできます。

3. アイデア出し(ブレインストーミング)

イベントなどの企画を立てるときの、アイデア出しに便利なテンプレートです。

このテンプレートを使って作成したノートを、共有ノートブックの機能を使ってチームで共有し、思い付いたときにアイデアを書き込んでもらいましょう。メンバー全員が一堂に会さなくても、オンラインでブレインストーミングを行うことができます。

先ほどご紹介したように、画像や、参考となる Web サイトへのリンクなども一緒にメモしておくと、アイデアをより具体的に伝えることができます。

こうしたアイデアを Evernote に記録しておくことで、例えば毎年恒例のイベントを行っている場合に「前年の企画を参考にする」というような、アイデアのアーカイブとしても役立ちます。

4. ミーティングの議事録

議事録は、話し合われた内容の記録だけでなく、そのミーティングで何が決まり、次に誰が・何をするのかを明確にしておくことが大切です。

このテンプレートを使えば、ミーティング後の NEXT アクションを設定し忘れることがありません。

テキストだけでなく、ミーティングで使用した資料のデータも一緒に添付しておくと便利です。また、Evernote には録音機能があるので、議事録を取りながら会議の模様を録音し、一緒に記録に残しておくこともできます。

5. プロジェクトの概要

プロジェクトでは、社内外でさまざまな関係者が登場します。プロジェクトを円滑に進めるためには、関係者が共通の認識のもとでゴールを目指すことが大切です。

このテンプレートでは、メンバーやスケジュールなどのプロジェクトの基本情報を集約し、進捗を管理するのに役立ちます。

「プロジェクトの概要」のノートを作成したら、共有ノートブックの機能を使ってメンバーと共有し、常に関係者が進捗状況を把握できるようにしておきましょう。

テンプレートを活用した「自己管理」

6. 振り返りと軌道修正

月の目標に対して、1 週間ごとに振り返ることができるテンプレートです。ソフトウェア開発プロジェクトで用いられる、KPT 法(Keep・Problem・Try)とも似ていますが、ポイントは「ポジティブに書くこと」です。

今週上手くいかなかったこと・できなかったことをそのまま書くのではなく、次の週で「もう少し頑張りたい」というように、前向きな書き方に変換することで、目標達成に向けたモチベーションアップに繋がります。

7. 振り返り日記

毎日の振り返りと言えば「日記」ですが、「書き始めたはいいものの、なかなか長続きしない」ということはありませんか。

フリーフォーマットの日記では「何を書こうか」と迷ってしまうことがありますが、このテンプレートでは質問項目があらかじめ決まっており、書きやすくなっています。

また、同じ質問への回答を記録していけば、日々どのような変化があるのかが分かりやすくなるので、心や体の健康の、定点観測としてもおすすめです。

8. 感謝日記

アメリカの心理学者、クリストファー・ピーターソンは著書・ポジティブ心理学入門のなかで「感謝の手紙」の効用について述べています。他人に対する感謝の気持ちを言葉にすることは、それを述べている本人にとっても、心の健康を保つメリットがあると言われています。

このテンプレートでは、感謝の気持ちとともに、その日のポジティブなできごとも一緒に記録することができます。

9. 貯蓄計画

細かな家計簿を付けるのが苦手であっても、このテンプレートを使えば、少し敷居が下がるかも知れません。

貯蓄のコツは「余ったら貯金するのではなく、予め月々の予算に貯蓄額を含めておくこと」です。このテンプレートを使って、毎月の収入と支出をチェックしましょう。

10. 就職活動に勝つ

就職活動の際の、応募履歴を管理するのに便利なテンプレートです。

就職や転職活動をする際には複数の企業に応募することが多いかと思いますが、いつ・どの企業に・どの書類で応募したのかを管理するのは、意外と煩雑です。

これらの情報を記録するとともに、応募書類のデータも添付して一緒に管理するようと便利です。

面接が終わった後は振り返りを行い、話した内容や気付きなどをメモしておくことがおすすめです。

Evernote には、今回ご紹介したもの以外にもさまざまな目的・用途で使えるテンプレートが、豊富に用意されています。

また、有料版の Evernote(プレミアム、ビジネス)をお使いの方は、既存のテンプレートをカスタマイズしたり、自分のノートをテンプレート化したりして「カスタムテンプレート」を作ることもできますので、ぜひご活用ください。

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