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使い方と事例 • 生産性向上

Evernote でのデータ管理のすすめ

私たちは、日々の仕事でたくさんの情報を「保存」しています。

打ち合わせのメモは「手帳」に、名刺は「名刺ファイル」に、提案書のデータは「会社のサーバー」に…というように、仕事で必要な情報をいくつかの方法・場所に分けて保存している方もいらっしゃると思います。

しかし、必要な情報があちらこちらに散らばり、情報やデータを「探すこと」に時間を取られてしまっては、効率よく業務を進めることは難しくなってしまいます。

そこで、今回の記事では「Web サイト制作プロジェクト」を例に、Evernote に情報を「集約」することで、仕事を効率よく進めるための具体的な活用法をご紹介します。

顧客との打ち合わせ情報をチームでスムーズに共有

プロジェクトの第一歩は、顧客との面談からスタートします。担当者が対面や Web 会議などでお客さまのお話を伺い、現在感じている課題や実現したい内容、予算や納期などをヒアリングしていきます。

「まずは担当者が状況をヒアリングして、それを元に提案を作成していく」というシーンは、Web サイト制作に限らず、様々なプロジェクトであることと思います。チームメンバーが協力して知恵を出し合い、お客さまに最適な提案を行うために、入手した情報をチームメンバーとスムーズに共有しましょう。

Evernote のスマートフォンアプリなら「ドキュメントカメラ」機能を使って、名刺や手書きのメモなどの「アナログな情報」も簡単に保存することができます。

名刺を保存するときには、担当者名で「タグ」を付けておくことで「この顧客を社内の誰が担当しているのか」を分かりやすく整理することができます。

また、Evernote を使ってヒアリング・シートを「テンプレート化」しておけば、お客さまに聞くべき情報が明確になり、チームメンバーへの伝達もスムーズになります。

Evernote のテンプレートは、予め用意されている豊富なサンプルの中から選べるほか、オリジナルの「カスタムテンプレート」を作成することもできますので、ぜひご活用ください。

(※カスタムテンプレートの作成は、有料版の機能となります。)

Evernote の共有ノートブックの機能を使い、「顧客ごと」あるいは「プロジェクトごと」といった単位でノートブックを作成・共有すると、複数のプロジェクトが並行で動いているときにも、管理がしやすくなります。

アナログもデジタルも、データの種類を問わずに保存

プロジェクトが始まると、さまざまなドキュメントやデータファイルを管理する必要が出てきます。

集客ターゲットやゴール設計などの戦略をまとめた設計書の PowerPoint、サイトのディレクトリを一覧化した Excel、Adobe XD や Sketch などのワイヤーフレームのデータファイルといったように、データの種類は多岐に渡ります。

また、アイデアを検討する際に付せんやホワイトボードに手書きでメモを取ったり、参考となる他社の Web サイトをクリップしたりと、「アナログな資料」と「デジタルな資料」が織り混ざるような場合もあります。

Evernote を使って、データの種類や、デジタル/アナログを問わずに、さまざまな情報をまとめて保存していきましょう。

Microsoft Office などのデータファイルは、ノートにドラッグ&ドロップするだけで保存が可能です。Evernote の表機能と組み合わせて、ファイルのバージョンやデータの種類毎に分類すると、見た目にも分かりやすく管理することができます。

先ほどもご紹介した、スマートフォンアプリの「ドキュメントカメラ」の機能を使えば、手書きメモやホワイトボードといったアナログな情報も、簡単に保存できます。

また、Web クリッパーを使えば Web ページをそのままの形で保存しておくことができるので、「他社のサイトを参考として保存しておき、出来上がりのイメージをチームで共有する」といった使い方も便利です。

社外のチームメンバーと効率的にデータを共有

プロジェクトでは、社内のメンバーのみならず、例えばフリーランスのデザイナーのような「社外のメンバー」と協力しながら進めていく場合もあります。

このようなケースでも、Evernote に情報やデータを集約しておけば効率よく作業を進めることができます。

プロジェクトの共有ノートブックに社外のメンバーを招待すれば、必要な情報やデータをすぐに共有することができます。共有の設定はノートブック単位で制御できるので、社外のメンバーに共有して「良いもの」と「悪いもの」とを分けてノートブックを作っておいても良いでしょう。

また、アカウント情報など、よりセキュリティに配慮したい情報は、ノート内のテキストを暗号化する機能を使って、パスコードを入れないと見ることができないように設定することもできます。

デザインのデータのように「比較的容量の大きなファイル」をやり取りしなければならない場合にも、Evernote を使うとスムーズです。

プレミアム または Business のプランでは、1 つのノートに最大で 200MB まで情報を保存できるので、Adobe illustrator や Photoshop のように容量が大きくなりがちなファイルでも安心です。

今回は一例として Web サイト制作プロジェクトを取り上げましたが、「さまざまな情報やデータを、いかに効率よく管理するか」は、現代の多くの仕事で求められることではないかと思います。

Evernote に集約しておくことで、複数のツールや保存場所を行き来しなくても、必要な情報を必要なタイミングですぐに取り出すことができるようになります。

情報やデータを効率的に管理し、皆さんのプロジェクトの目的が達成できるように、Evernote をぜひご活用ください。

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