당신은 커피 한 잔을 들고, 노트북을 켜고, 숨을 깊이 들이쉽니다. 집중해야 할 시간이죠. 프로젝트 기획서 작성을 시작하려고 빈 노트를 열지만, 예정대로 한두 시간 안에 1차 초안을 마무리하기는커녕 소셜미디어를 들여다보거나 휴대폰을 확인하거나 그냥 멍해져버리고 맙니다.
쏟아지는 뉴스에 마음이 산란해진 상태이거나, 새로운 업무 환경에 적응하고 있거나(또는 난생 처음 재택 근무!), 걱정을 가라앉히려고 애쓰는 중이라면 업무에 집중하기가 불가능하다고 느껴질 수 있습니다. 하지만 불확실한 시대의 목표는 최고의 생산성을 발휘하는 게 아닙니다. 집중에 도움이 되는 여유를 짬짬이 찾으면서 점진적으로 방해 요소를 줄여나가는 것이 중요합니다.
업무의 연속성을 유지하고 할 일을 완수하는 네 가지 방법은 다음과 같습니다.
1. 정신을 단련하여 방해 요소를 무시하세요
장기적으로 집중해야 할 때는 집중 시간을 짧게 갖는 편이 좋습니다. Boston Attention and Learning Lab의 Joe DeGutis와 Mike Esterman이 수행한 연구에 따르면 할 일을 완수하는 가장 효과적인 방법은 잠깐 집중한 다음 짤막한 휴식을 취하고 다시 집중하는 거라고 합니다.
이것은 포모도로 기법의 원리이기도 합니다. 전체 작업 시간을 25분 단위로 쪼개고 사이사이에 5분씩 휴식을 취하는 시간 관리 방법입니다. 각 작업 간격을 포모도로라고 하고, 네 개의 포모도로를 마치고 나면 20분이나 30분의 긴 휴식을 취합니다.
실천하기 쉽다고 느껴지겠지만, 25분 단위로 끊어서 작업을 해도 방해 요소는 여전히 업무에 끼어들 수 있습니다. Evernote 공인 컨설턴트이자 Getting Things DoneⓇ (GTD) 전문가인 Stacey Harmon은 최근 포모도로 기법을 사용해 불확실한 시대에 집중하는 법에 관한 교육을 선보였는데, 여기에는 각 포모도로 중 방해 요소의 수를 줄이는 방법도 소개됩니다.
Stacey는 방해 요소와 싸우는 최선의 방법은 우선 그 방해 요소가 내적인 요소인지 외적인 요소인지 파악하는 거라고 이야기합니다. 내적인 방해 요소는 본인의 관념과 생각으로 이루어집니다. 가령 일을 하려고 자리에 앉았는데 갑자기 이메일을 확인하거나 인터넷에서 뭔가를 찾아보고 싶은 충동을 느끼는 거죠. 이 방해 요소를 눈에 보이게 적어두면 포모도로의 낭비를 피할 수 있습니다. 방해 요소를 기록해 둠으로써 머릿속을 비우고 당면한 과제에 집중할 수 있는 것입니다.
외적인 방해 요소는 남이 일을 방해하는 경우입니다. 동료가 프로젝트에 도움을 청하거나 친구가 문자를 보내는 경우를 예로 들 수 있겠죠. 목표는 포모도로를 끝까지 완수하는 것이기 때문에, 몇 초 안에 방해 요소를 처리하고 다시 집중 상태로 돌아가야 합니다. Stacey는 “지금 포모도로 중이니까 25분 뒤에 다시 이야기합시다.”라거나 “지금 당장 회신할 수 있는 상황이 아니야.”와 같이 대답하는 방법을 추천합니다.
시간이 지나면서 뇌가 단련되면 내적 혹은 외적인 방해 요소 없이 25분간 연속 작업을 완수할 수 있게 됩니다.
프로 팁: 이 Evernote 템플릿을 사용해 포모도로 작업을 기록하세요.
2. 아일주기 리듬을 중심으로 업무 일정을 계획하세요
하루 혹은 일주일 동안의 집중 능력은 수시로 달라집니다. 빠른 속도로 이메일을 쓰거나 프로젝트를 마무리할 수 있는 때가 있는가 하면, 자리에 앉아 일을 해내기가 너무나 힘들고 버겁게 느껴질 때도 있습니다. 하루 중 이렇게 생산성이 떨어지는 시간을 아예 없앨 수는 없지만(물론 없애서도 안 됩니다) 최상의 성과를 낼 가능성이 높을 때가 언제인지 인식하고 그 시간을 최대한 이용하는 방법이 있습니다.
우리는 모두 일주기 리듬(circadian rhythm)이라고 부르는 24시간의 생체 “시계”에 따라 생활합니다. 그 시계에 따라 잠자리에 들고, 잠에서 깨고, 최고 수준의 에너지를 경험하는 것이죠. 하지만 그 24시간 안에도 생산성과 집중력이 고조되는 90분 단위의 아일주기 리듬(ultradian rhythm)이 있습니다.
자신의 아일주기 리듬을 이해하려면 매일 같은 시간에 한 시간 간격으로 집중력, 열의, 에너지 수준을 기록하세요. 일과에 변동 사항이 있었다면 설명을 덧붙이세요(예: 한낮에 산책을 나감). 데이터를 모으고 한두 주 후면 패턴이 보이기 시작할 것입니다. 집중력과 에너지가 언제 가장 높고 가장 낮은지 정확하게 파악하여 그에 따라 알맞은 작업을 매칭시킬 수 있습니다.
예를 들어, 창의력과 전략적 사고가 필요한 프로젝트는 가장 집중력이 높은 시간에 배치하세요. 그리고 에너지가 떨어지고 산만해지기 쉬운 시간에는 좀 더 수동적이고 행정적인 업무를 처리하세요.
프로 팁: 이 Evernote 템플릿을 사용해 집중력, 열의, 에너지 수준을 관리하세요.
3. 딴생각할 시간을 따로 내세요
많은 생산성 전략이 마음을 가라앉히고 딴생각을 막는 방법을 가르칩니다. 직관에 반하는 일처럼 보일지 몰라도, 그보다 효율적인 접근법은 미리 정해놓은 시간에 적극적으로 몽상을 하는 것입니다.
하버드대학교의 심리학자 Paul Seli는 몽상의 종류를 두 가지로 정의했습니다. 의도적인 딴생각과 우발적인 딴생각이 있다는 것입니다. 그는 우발적인 딴생각만이 생산성을 해치며, 일부러 시간을 내서(가령 머리를 쓰지 않아도 되는 일을 하면서) 의도적으로 딴생각을 하는 사람들은 하루 중 아무때나 몽상에 빠지는 사람들보다 곤란에 처할 일이 적다고 이야기합니다.
BBC 기사에서 Paul은 “쉬운 과제를 할 때는 일부러 딴생각을 하더라도 수행 실패에 따르는 비용이 발생할 가능성이 낮은 한편, 문제 해결이나 계획처럼 딴생각의 혜택을 거둘 기회를 얻을 수 있다.”라고 설명했습니다.
이것은 어떤 의미일까요? 자신에게 매일 10~15분 동안 딴생각할 시간을 허락해 보세요. 단, 시간대를 주의해서 골라야 합니다. 이를테면 식사 후 책상 위를 청소하거나 커피를 사러 걸어가는 동안 딴생각을 할 수 있습니다. 이런 식이라면 업무에 몰입된 상태나 중요한 회의 도중 몽상에 빠질 위험이 적습니다.
프로 팁: 의도적인 딴생각 시간을 정해 놓은 다음, Evernote에서 알리미를 설정하세요.
4. 적절한 작업 환경을 선택하세요
습관을 바꾸는 제일 쉬운 방법은 환경을 바꾸는 것입니다. 예를 들어, 하루 중 앉아서 지내는 시간을 줄이고 싶다면 서서 작업하는 사무용 책상을 구입하세요. 집중력을 높이고 싶다면 집중하기 알맞은 장소에서 작업하세요.
Daniel J. Levitin은 저서 “정리하는 뇌: 디지털 시대, 정보와 선택 과부하로 뒤엉킨 머릿속과 일상을 정리하는 기술(The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload)”에서 이렇게 썼습니다. “해마의 자연스러운 기억 저장 방식을 이용하는 한 가지 방법은 종류가 다른 일에 대해 서로 다른 작업 공간을 만들어주는 것이다… 완전히 별개인 두 가지 프로젝트를 작업하고 있다면 각각의 작업에 대해 책상이나 탁자, 혹은 집 안의 구역을 따로 하나씩 배정하라. 그럼 다른 공간에 들어서는 것만으로도 뇌의 리셋 버튼이 눌러지면서 더욱 생산적이고 창조적인 사고가 가능해진다.”
예를 들어, 재택 근무를 할 경우, 평소에 TV를 보는 공간인 거실 소파에 앉아서 일할 때보다 지정된 사무 공간에서 일할 때 작업에 집중할 가능성이 더 높습니다.
홈 오피스가 없다면 상황적 단서를 이용해 공동 공간의 느낌을 달리할 수 있습니다. 가령 부엌 식탁에서 작업을 해야만 하는 경우, 환경을 재배치하는 데 공을 들일 수 있습니다. 식탁 중앙의 장식품과 접시나 유리잔을 보이지 않는 곳으로 치우고, 업무용 노트북, 사무실 식물, 외부 모니터 등 집중에 도움이 되는 시각적 단서들로 그 자리를 채우는 것입니다. 업무를 마치면 이런 물건들을 치워서, 상황적 단서들을 집중과 연결시키는 것이 중요합니다.
프로 팁: ‘업무 공간’의 물건들을 사진 찍어두거나 체크리스트로 작성해 보세요. 그러면 매일 조금 더 수월하게 준비를 갖추고 업무에 착수할 수 있습니다.
예측 불가능한 시기에 집중력 유지하기
업무 완수에서 중요한 것은 업무 자체만이 아닙니다. 과제를 완수하는 능력은 그 과제의 난이도에 따라 달라지지만 기분, 환경, 주변 상황에 따라서도 달라집니다.
상황이 특별히 스트레스를 주거나 빠른 속도로 변화하고 있을 때, 순조롭게 일을 진행해 나가기 위한 사소한 방법들을 찾아보세요. 매주 새로운 전략을 시도해 보고 효과 있는 방법과 별로 효과적이지 못한 방법을 기록해 두세요. 그리고 새로운 업무 방식에 적응해 나가는 과정에서 집중하는 데 성공했다면 잊지 말고 자축하세요.