누구나 하루는 24시간뿐입니다. 하지만 남보다 더 많은 일을 하는 것처럼 보이는 사람들이 있습니다. 비결이 뭘까요? 시간 관리, 즉 하루를 어떻게 계획하고 우선순위를 정하며 결과물을 내느냐입니다. 시간을 더 만들 수는 없지만 지혜롭게 관리하면 더 행복하고 건강해질 뿐 아니라 생산성을 높일 수 있습니다.
시간 관리는 개인의 고유한 여건에 따라 크게 달라지지만 몇 가지 일반적인 팁을 참고하면 생활과 업무를 체계적으로 잘 정리하고 무슨 일이 닥치든 시간 관리 역량을 크게 개선할 수 있습니다.
1. 큰 그림을 보세요
나무를 보느라 숲을 보지 못한다는 옛 격언을 알고 계시죠? 무질서하고 세부 사항에 매몰된 상태에서는 생산성을 발휘하기가 불가능에 가깝습니다. 이럴 때 필요한 것은 전체적인 일정과 작업량을 조감하는 능력, 즉 큰 그림을 파악하는 능력입니다. 전체를 명확하게 볼 수 있어야만 세부 사항을 효과적으로 탐구하고 완수할 수 있습니다.
파워 팁: Evernote를 Google 캘린더와 연결해 업무량을 구체적으로 개념화하고 관리 가능한 덩어리로 쪼개세요. 이렇게 하면 노트와 일정을 한 곳에 보관하고 노트를 이벤트와 연결해 더 쉽게 정리를 시작할 수 있습니다.
2. 우선순위를 일찍 결정하세요
우선순위를 정하는 것은 생산적인 하루를 보장하는 현명한 방법입니다. 어떤 일을 왜 먼저 해야 하는지, 어느 작업이 언제 이루어져 하는지 전반적인 맥락을 이해해야 합니다. 하루를 시작하기 전, 수행해야 할 작업과 그 작업을 완료하는 데에 걸리는 시간을 솔직하게 평가하는 것이 좋습니다.
좀 더 구체적으로는 다음을 목표로 해야 합니다:
- 모든 작업을 하나의 목록으로 통합하고 월별, 주별, 일별로 나누세요.
- 중요하거나 긴급한 작업을 우선순위가 낮은 작업과 분리하세요
- 가장 중요한 작업을 먼저 처리하고 덜 중요한 작업을 나중으로 미루어 하루 일과를 구성하세요.
파워 팁:Evernote의 작업 기능은 할 일을 정리하고 완료 시 체크 표시하여 하루를 알차게 보낼 수 있도록 도와줍니다. 각 작업에 프로젝트, 마감일, 시간 약속 등 실행과 관련된 세부 정보를 기록하세요. 필요에 따라 순서를 조정해 작업의 우선순위를 정하고 모든 책무를 충족하는 일정을 수립하세요.
3. 정보를 중앙에서 관리하세요
접근성은 효과적인 시간 관리의 열쇠입니다. 정보를 찾느라 쓰는 시간은 낭비입니다. 모든 노트, 작업, 일정을 한 곳에 모아 생활을 조금 더 간결하게 운용하세요. 한 걸음 물러나 상황의 큰 그림을 명확하고 연계성 있게 파악하고 할 일의 우선순위를 정할 수 있습니다. 아울러 중요한 정보를 추적하느라 소중한 시간을 잃어버릴 염려가 없습니다.
필요한 정보에 액세스하기가 쉬울수록 즉각 조치를 취할 수 있습니다. 원하는 데이터를 얻기 위해 앱 사이를 끊임없이 전환해야 한다면 시간 관리에 차질을 빚고 큰 불편을 초래할 것입니다.
파워 팁: 작업과 노트를 함께 보관하면 그 작업을 완료하는 데에 필요한 모든 정보가 연결됩니다. 이렇게 하면 혼돈 속에 놓치는 정보가 없습니다. 캘린더 + 작업 + 노트를 연결하면 다음과 같은 활동을 쉽게 할 수 있습니다:
- 이벤트에 대한 노트를 즉시 만들고 나중에 홈 화면의 캘린더 위젯에서 빠르게 액세스하세요.
- 사전에 혹은 현장에서 간편하게 회의를 준비하세요. 한 번 클릭으로 이벤트 세부 사항은 물론 실행 항목과 메모 옵션이 포함된 체계적인 구조의 노트가 만들어집니다.
- 날짜, 장소, 참석자와 같은 이벤트 세부 사항을 검색하세요. 필요한 정보에 액세스하기가 훨씬 쉬워집니다.
4. 마감일을 정하고 지키세요
어느 작업에서나 가장 중요한 세부 사항은 스스로 정했든 남이 정해주었든 마감일입니다. 마감일은 정해진 일정표와 각 작업에 얼마의 시간을 할애해야 하는지 대략적인 아이디어를 제시해줍니다.
많은 이들이 체크리스트를 작성하고 각 작업을 완료하는 대로 지우면서 하루를 정리합니다. 아쉽게도 이 방법은 효율적인 시간 관리에 도움이 되지 않으며 오히려 역효과를 낳을 수도 있습니다. 단순한 목록에서는 각 작업의 예상 소요 시간이 고려되지 않고 우선순위가 지정되는 경우도 드물기 때문입니다. 할 일 목록에 초점을 맞추는 대신 마감일에 따라 작업을 정리하세요. 물론 시간이 더 소요되는 프로젝트는 그만큼 감안해야 합니다.
다음 네 가지 규칙을 따라 작업을 더 잘 관리하세요:
- 긴박감을 부여하세요. 작업을 완료할 시간이 너무 넉넉하면 자꾸 미루기 쉽습니다. 약간의 긴박감이 없으면 해야 할 일과 무관한 덜 부담스러운 활동에 집중하고 싶은 유혹이 들기 마련입니다. 꾸준히 작업을 진행하고 의욕을 유지할 수 있도록 기한을 더 짧게 설정하세요.
- 자신에게 맞추세요. 시간을 관리하는 방법은 개인의 문제이고 생활 속의 할 일은 고유의 리듬에 맞게 조정해야 합니다. 작업을 정해진 일정에 억지로 끼워 맞추려 하지 말고 자신의 생활 패턴에 맞추어 완료할 수 있도록 일정을 배치하세요.
- 실행 가능하게 만드세요. 해야 할 일을 기록만 하지 마세요. 그 일을 어떻게 수행할 것이고 필요한 것이 무엇인지 시각화하세요. 그래야만 작업을 완료할 준비가 끝난 것입니다.
- 의미 있게 설정하세요. 마감일은 중요해야 하며 자신과 팀 모두에 대해 책임감을 가져야 합니다.
파워 팁: Evernote를 사용해 마감일을 설정(및 준수)하고 작업에 할 일과 노트를 함께 보관함으로써 모든 업무를 한눈에 파악하세요. 작업 기능으로 할 일에 우선순위 플래그, 마감일, 알리미를 설정해 노트 안에서 관리할 수 있습니다.
5. 더 스마트한 휴식을 취하세요
사람들은 생산성 손실에 대한 두려움 때문에 쉬어야 할 때에도 제대로 쉬지 못합니다. 하지만 휴식은 건강에 이로울 뿐 아니라 생산적인 하루를 위해 꼭 필요한 요소입니다. 다음과 같은 조건을 충족할 때 가장 효율적입니다:
- 휴식 시간에는 방금 하던 일과 확연히 다른 활동에 집중해야 합니다.
- 업무에 빨리 복귀할 수 있도록 업무와 관련된 분위기를 유지해야 합니다.
- 정말 필요할 때 취하는 모든 휴식은 도움이 됩니다.
45-90분마다 한 번씩 잘 계획된 휴식이 주는 건강상의 이점은 잘 입증되어 있습니다. 스트레스를 낮추어주고 휴식 후 업무 집중력이 높아져 행복감에 기여합니다.
파워 팁: Evernote의 알림을 사용해 휴식 일정을 자동화하세요. 휴식을 취하라는 알림을 받으면 휴식을 취하세요. 시간 낭비가 아니라 전반적으로 생산성을 더 높이는 행동입니다.
정리를 시작할 시간입니다
팬데믹 기간 동안 원격 근무나 하이브리드 근무와 같은 업무 루틴은 많은 사람의 시간 관리를 완전히 무너뜨렸습니다. 일과 삶의 건강한 균형을 유지하지 못하면 재앙이 닥칠 수 있습니다. 한 영역의 문제는 다른 영역으로 재빨리 퍼져나가, 일을 미루거나 목표 달성에 실패하거나 심지어 번아웃을 일으키는 원인이 됩니다.
모두의 고민은 이것입니다. 직장과 집에서 생산적으로 일하고 싶지만 요구 사항, 마감, 방해 요인은 끝이 없는 것 같죠. 더 짧은 시간에 더 많은 일을 완수하면서도 생산성을 유지하고 싶다면 어떻게 해야 할까요?
끊임없이 변하는 우선순위로 인해 할 일을 순조롭게 진행하기가 어려울 수 있지만 Evernote를 사용하면 시간을 더 효율적으로 관리하고, 작업을 파악하고, 미리 계획하고, 더 생산적으로 일할 수 있습니다. 홈, 캘린더, 작업을 함께 사용해 기존 기능을 토대로 더 많은 일을 완수하세요.
작업 + 노트: 해야 할 일과 그 일을 완수하는 데 필요한 정보의 간격이 좁아져, 목표를 더 빠르게 달성하는 데에 도움이 됩니다.
캘린더 + 노트 + 작업: 회의에 날개를 달아줍니다. 필요한 모든 정보를 한 번 클릭으로 간편하게 찾을 수 있어 준비 시간이 짧아집니다.
홈 + 노트 + 캘린더 + 작업: 알아야 할 정보와 해야 할 일을 통합해서 일목요연하게 보여주는 대시보드로 하루를 짜임새 있게 운영할 수 있습니다. 가장 중요한 노트, 가장 긴급한 작업, 최신 일정이 하나의 통합된 보기에 표시됩니다. 정보에 압도되지 말고 정보를 유리한 방향으로 이용하세요.
시간 관리는 시간을 최대한 효율적으로 활용하고 적절한 때에 적절한 일을 하는 것을 의미합니다. 똑똑한 시간 관리를 통해 스트레스와 에너지 수준을 제어하면서 생산성을 높이고 삶의 다양한 영역에서 발전할 수 있습니다. 시간의 가치를 이해함으로써 불필요하게 무리하는 일이 거의 없고 일이나 삶의 모든 순간을 충만하게 즐길 수 있습니다.
