Dans un monde idéal, ou, tout du moins, dans un monde plus efficace, nous serions productifs à tout instant. Il nous suffirait de commencer à saisir du texte, à coucher nos idées sur le papier et à inventer la prochaine application ou le dernier gadget qui fera fureur. Malheureusement, nous ne pouvons pas passer en mode productivité en claquant des doigts… nous devons faire avec nos pics et nos creux d’énergie et de créativité. Ces creux sont nécessaires, car ce sont les signes que nous envoient notre corps et votre cerveau pour nous dire de faire une pause.
S’il est impossible (et déconseillé) de supprimer les moments moins productifs, mais tout à fait normaux, de votre journée, il existe un moyen de reconnaître les moments où vous êtes le plus performant et de les optimiser. Les stratégies de gestion du temps seront toujours utiles pour atteindre vos objectifs de productivité, mais elles le seront encore plus si vous savez à quel moment de la journée vous êtes au top pour travailler sur les tâches difficiles ou qui nécessitent une grande créativité.
C’est très facile
Les humains ont une horloge interne de 24 heures. C’est pourquoi nous nous couchons, nous réveillons et avons des pics et creux de vigilance à peu près à la même heure tous les jours. Ces moments peuvent varier selon les personnes, mais le cycle est universel. On appelle ce cycle de 24 heures le rythme circadien. Pendant ce cycle, nous avons des périodes de 90 minutes de productivité et de concentration accrue. Ces blocs de haute productivité sont les « cycles ultradiens ». La manière dont nous entrons dans ces cycles et dont nous en sortons est le rythme ultradien. C’est au début de chaque cycle ultradien que notre cerveau a le plus haut niveau d’énergie et de concentration, puis notre énergie s’épuise peu à peu. À la fin de chaque cycle ultradien, nous pouvons continuer à travailler, mais nous sommes moins efficaces, car notre cerveau doit se reposer.
Comme travailler pendant cette baisse de régime revient à travailler sans être bien concentré et avec un niveau d’énergie moindre, des chercheurs spécialisés dans la productivité suggèrent une nouvelle approche. C’est pendant les pics de productivité que vous aurez identifiés (votre rythme ultradien personnel) que vous devez vous attaquer à des projets consistant à élaborer des stratégies, à résoudre des problèmes et à prendre des décisions importantes. Profitez de ces pics pour vous occuper des tâches complexes. Vous pouvez garder les tâches courantes et moins complexes, ainsi que les travaux qui nécessitent moins de réflexion et de créativité, pour vos creux ultradiens. Voyez-les comme des périodes réfractaires à la concentration.
Pour gagner en productivité, vous devez donc identifier vos cycles ultradiens, ce qui n’est pas très compliqué.
Rassemblez des données vous concernant
La facilité serait de dire que vous êtes plutôt du soir et que vous devriez travailler plus tard, ou que vous êtes plutôt du matin, mais mieux vaut utiliser une approche méthodique. Rassemblez des données. Notez vos niveaux de concentration, d’enthousiasme et d’énergie aux mêmes moments tous les jours, à peu près toutes les heures. Pour tenir compte des changements apportés à votre routine quotidienne, pensez à noter tout ce qui pourrait influencer vos scores.
ASTUCE DE PRO : voici un modèle que vous pouvez utiliser dans Evernote pour réaliser un suivi de votre rythme circadien. Notez-vous toutes les heures sur une échelle de 1 à 5.
Au bout de quelques jours, vous verrez les grands traits de votre cycle se dessiner, avec vos pics et creux de concentration, d’énergie et d’enthousiasme. Continuez à saisir vos données et, après une ou deux semaines, vous obtiendrez de bons indicateurs des moments de la journée ou de la nuit pendant lesquels se manifestent vos cycles ultradiens.
Faites bon usage de ces données
Maintenant que vous savez quand vous avez le plus d’énergie et d’attention, à vous d’optimiser ces périodes pour travailler ou créer. Voici l’exemple d’une journée de travail avec des cycles ultradiens productifs :
- 8h : vos données montrent que vous avez tendance à entrer dans un cycle ultradien dès le début de votre journée. Installez-vous devant votre ordinateur et concentrez-vous sur un projet pendant 90 minutes de travail intensif.
- 9h30 : c’est le moment de faire une pause ! Levez-vous et allez vous faire un café, faites un petit tour ou sortez votre chien pendant une vingtaine de minutes.
- 10h : maintenant que vous êtes frais et dispo, retournez à votre bureau. C’est parti pour un deuxième élan de productivité.
- 11h30 : une fois que vous avez atteint vos limites, concentrez votre attention sur des tâches moins exigeantes pendant quelques heures, comme les réunions avec les collègues, les réponses aux emails et autres tâches du quotidien.
- 15h : terminez votre après-midi (ou soirée ou milieu de nuit, selon vos moments de productivité) avec un dernier cycle de productivité de 60 minutes.
Préparation des pics de productivité
Ne gâchez pas vos pics de productivité faute de préparation. Utilisez vos cycles ultradiens pour résoudre des problèmes complexes, chercher des réponses insaisissables et réfléchir à vos solutions les plus créatives. Faites un travail de préparation pour ne pas avoir à vous arrêter au beau milieu d’un « sprint » de productivité pour recharger votre ordinateur ou à laisser en plan la rédaction de votre proposition au bout de 20 minutes pour éteindre le four. Vous devez être pleinement concentré et vigilant. Dans la mesure du possible, préservez votre environnement des interruptions extérieures et des distractions inutiles.
Les interruptions font partie de la vie
Bien que nous vous conseillions des blocs de productivité de 90 et 120 minutes pour suivre votre cycle ultradien, la vérité est que risquez de n’avoir que quelques minutes sans aucune interruption. Identifier vos pics de productivité n’est que la moitié du travail. Les influences extérieures, comme les collègues, les patrons, les appels téléphoniques et les enfants, peuvent vous déranger à une fréquence étonnante. Vous n’avancerez pas toujours autant que vous le souhaitez et vous n’y pouvez rien.
Tout ce que vous pouvez faire, c’est identifier vos cycles ultradiens et tenter de planifier votre journée de façon à avoir le moins d’interruptions possible pendant les moments où vous avez le plus d’énergie. Vous travaillez entre 10h et 14h, mais vos collègues commencent à discuter vers midi ? Au lieu de surfer sur le Web jusqu’à 11h45 et de mettre les bouchées doubles pendant les quinze dernières minutes pour tenter de boucler votre projet, commencez à travailler des 10h.
Les cycles créatifs
Pour d’autres, ce ne sont pas les interruptions extérieures qui viennent perturber les moments de créativité, mais leur propre rythme : tout le monde n’entre pas dans ses cycles ultradiens au milieu de la journée de travail. Il vous faudra faire preuve d’inventivité pour tirer le meilleur parti de vos cycles ultradiens. Certaines personnes travaillent mieux au petit matin : se coucher un peu plus tôt et se réveiller avant le lever du soleil leur permet de trouver le calme et la concentration dont elles ont besoin. D’autres travaillent mieux quand il n’y a déjà presque plus personne au bureau.
Gérez le coup de pompe du début d’après-midi
Si le moment le moins productif, d’une manière générale, est celui qui suit les 50 heures que vous avez déjà passées à travailler dans la semaine en raison de la fatigue intellectuelle, des recherches montrent que le coup de barre après le déjeuner est le facteur principal de ce qui semble être le moment le moins productif de la journée : 14h55. C’est le moment idéal pour vous lever et bouger un peu si vous voulez tenir jusqu’à la fin de la journée.
Vous pouvez travailler plus intelligemment
Profiter des moments où vous fonctionnez à plein régime est un bon moyen de gagner en productivité et en performance. Mais n’oubliez pas que le but est d’être plus productif pendant vos pics et de réduire l’intensité du travail lorsque vous êtes moins efficaces. Inutile d’essayer d’accélérer votre « chaîne de production ». Vous devez découvrir les moments où vous travaillez le mieux. En identifiant vos pics de productivité et en les utilisant de manière plus efficace, vous pourrez également reconnaître les moments où il est nécessaire de faire une pause sans vous sentir coupable parce que vous vous dites que vous pourriez en faire plus.