生產力提昇

整理物品、整頓思緒 5 妙方

雜亂是要付出成本的

雜亂無章的後果不僅僅是遙控器亂放或忘記回信而已。第一,雜亂很昂貴。一份 2017 年的調查發現,我們一年花整整 2.5 天在找手機、找鑰匙、找遙控器等各種東西。美國人一年總花費美金 27 億買回不見的東西,一半以上的人會因為找不到東西而常態性地工作、上學遲到。

二,雜亂對情緒健康有嚴重影響。數據顯示形容自己家「塞滿東西」、充滿「未做完的事情」的人比較憂鬱、疲憊,而且體內的壓力賀爾蒙可體鬆也比形容自己家「平靜」、「能放鬆」的人高。若是在家工作或無業者,這些雜亂造成的影響會更大,因為幾乎整天都在旁邊。

雖然缺點這麼明確,要如何整理並沒有單一解方。您確實可以將不再令您怦然心動的東西斷捨離,但可能反而因此太著重在擁有的物品的數量上,而非好好的整理並使用它們,真正提高自己的效率。問題有時也不在實體物品上,我們在數位生活裡使用的應用程式、建立的檔案等也常是一團亂。

5 個輕鬆整理個人和工作生活的妙方

整理的終極目標是要幫助您找到平靜、讓思緒清楚。但每個人都不太一樣,有的人需要簡單極簡的狀態,有的人則在顏色分類的一致性中找到平和。您可以多試幾個方法,看看哪個最適合自己。

您可以從下面五個方法開始嘗試:

1. 建立標籤和數位檔案的標準命名規則

我們每個人都一定建立過那種毫無意義的記事或檔案名稱,例如「draft_V6」或「點子」。個別來看,這些檔案名稱只是有點模糊,並不造成什麼影響。但如果養成這種習慣,放大到數百或數千來看,您就會發現根本找不到任何檔案,就算執行搜尋,結果也全都看起來差不多,每次要找檔案可能都要多花很多時間開幾十個檔案才找到正確的那一個。

建立標準的命名規則能讓您的數位工作空間保持井然有序。所謂命名規則也不一定是很複雜或難弄的,重點是盡可能在記事標題或檔案名稱加上詳細資料。您可以依照專案名稱、類別、同事名或縮寫、日期等來整理檔案。舉例來說,與其用「draft_V6」做檔案名,您可以加上日期、草稿名和作者,讓檔案名稱一目瞭然:「04012020_HowtoStayOrganized_EmilyEsposito」。

找到一個可行的格式,然後就照著做。如果您是跟團隊一起合作工作的,要取得大家的共識,並將命名規則也套用到記事本和資料夾的命名上,讓資料全都保持井然有序。例如將大家共用的 Google 雲端硬碟目錄命名為「客戶 > 年 > 專案」;或在 Evernote 上合併使用記事本和標籤,讓大家都可以快速找到 2018 年為 XYZ 客戶所做的文案。

專家祕技:

  • 排序上特殊字元(例如 @、#、!)最先,然後是數字 (0-9),然後是英文字母。因此您可以在最重要的記事的標題的第一個字元上使用特殊符號,讓該記事永遠出現在記事清單的最上面。
  • 若您偏好使用日期排序,可以使用 YYYY-MM-DD 日期格式讓字母排序與日期排序一致。

2. 利用自動化工具,串連各應用程式間的資訊

一整天下來我們常要換用多個應用程式,因為每個應用程式都有自己專屬的資訊。事實上,一份研究顯示現代工作者一天最多會用到 35 個工作相關的應用程式,而且切換次數超過 1,100 次。這樣的模式不僅影響工作生產力,也會提高資訊遺失的風險,或有過多資料落單在特定應用程式裡。結果是,想追蹤哪個任務在哪個應用程式裡完成了沒,不僅會卡住您的數位工作流,也會塞住您的思緒。

ZapierIFTTT 等工具能串連您最愛的應用程式,讓資訊自動流通。使用 Zapier,您可以搜尋應用程式(例如 Evernote),然後從多個「Zaps」(預先設定的整合服務)中選取,或建立自己的專屬工作流。舉例來說,您可以將 Dropbox 檔案傳送到 Evernote,或用 Evernote 的新記事建立 Trello 卡片。

IFTT 裡也有所謂「Applets」,即預先設好的整合,可供搜尋,使用者也可以建立自己的 Applets。例如若想擴充 Evernote,您可以選擇根據新的 Evernote 提醒建立 Google 日曆上的活動;或將新的 WordPress 貼文新增到 Evernote,讓所有資料集中一處。

3. 優化您的辦公桌空間

辦公桌總是很快變成雜物堆,各種紙張、便利貼、筆、點心佔據各處。當然它們的存在都是有目的的,但您是如何整理和擺放它們對您的工作有很大的影響。桌子越亂,越容易感覺到壓力大和焦慮。

但也別以為空物一物的桌面才是最好的。您最佳的桌面設定完全取決於您。

STR8N Up Professional Organizing Services 的老闆 Jennifer Truesdale 在 Money.com 的一篇文章中就寫道:「一個非常仰賴視覺處理的人,若是將所有東西都收到看不見的地方,是無法好好運作的。」若您是需要視覺提示的人,就適合將資料和文具放在桌面上。但可以使用顏色歸納法,讓您可以一眼知道自己進度如何。

另一個桌面整理方式是將工作流納入考量。找到最常用的三到五樣物品,把它們放在伸手可得的地方。其他所有東西都可以放到一邊去或收起來。亦可讓您的桌面反映人類天生的線性處理模式。將「收件匣物品」,例如電腦或手機放在左邊,中間是淨空的工作空間,然後出件物品例如釘書機或完成的文件放右邊。

試試各種不同擺設法,直到找到最直觀也最能與您工作和處理資料的方法配合的桌面配置。

4. 無紙化,減少浪費和雜物堆積

雖然剛剛過去的世界地球日已是第五十個,在減少紙張浪費方面我們還是有許多可以努力的地方。我們的生活日益數位化,但紙張依然普遍存在各處。一般上班族平均一年用 10,000 張紙,有些確實會被回收,但有更多紙張則是坐在檔案櫃裡或在辦公桌上。

用實體紙張時,當同事問你要資料,就無法「Ctrl + F」搜尋。無紙化可以省下搜尋的時間,還能整理您的實體空間。

開始無紙化前,先檢查一下此刻有些什麼東西。審慎思考哪些是要保留的,哪些則可以回收。您可以參考下表來進行:

我們的目標是盡可能將所有紙張文件數位化。當然有些重要文件必須保留(例如法律文件),但將它們數位化起來可以當作安全備份。

處理完現有紙張以後,想一下未來如何持續無紙化。新習慣的建立需要一點時間,從會議入手會是不錯的選擇。簡報、文件、會議議程等與其印出來,可以全部移入 Evernote 的記事裡。其他檔案也可以附加進去,再分享共用給同事就好。

專家祕技:

5. 養成整理的習慣

想想您剛搬到新家或新辦公室時,或剛花了一下午的時間整理好數位工具,一切都井然有序的畫面。是不是過了幾個月後一切又故態復萌?桌上堆滿東西、收納系統沒人用、檔案名稱亂取。這非常正常,想要保持著井然有序,您需要一套計畫。

這些整理法則不是一次性的,它們需要融入您原本的日常中,常態性的進行。整理是需要撥出時間來做的,跟面對會議或大型活動一樣。您可以每天下班前花十分鐘來收拾今天的電子文件跟實體空間,也可以每週五花一小時來好好整理。

您可以:

  • 在辦公室或家裡走一圈,把四散各處的東西撿起來,放進一個實體的盒子或掃描進 Evernote。
  • 清空電腦的桌面、下載資料夾和垃圾桶。
  • 看一下您每一個數位收件匣(所有接收新資料的地方,包括電子郵件、Evernote 等),並將資料歸檔、刪除、或移動到它該去的資料夾裡。

專家祕技:

簡單讓思考更清楚

讓生活井然有序跟移除雜物並不劃上等號。當然整理雜物是其中一個項目,但我們更應該從整體來看。思考自己真正需要什麼才能帶來平靜,能讓我們思緒更清晰,然後就可以套用到自己的實體空間、工作流、使用的應用程式和電子檔案等各個層面。

記住,把所有東西丟光光不是唯一正確解。想要保留的東西就留,但要確保它的存在是能讓您的工作或生活過得更好。

讓 Evernote 助您整理工作、揮別生活的雜亂。

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