自去年「工作事項」推出以來,它在 Evernote 熱門功能的榜單上的名次就不斷上升。在最近一個針對 Evernote Professional 客戶的調查中,我們發現有 88% 的工作事項使用者表示工作效率更高了。這其實是一定的。將工作事項加到您的工作流程裡,能讓「做完」變得很簡單。現在您不僅可以記住重要資訊,還能直接採取行動!
此刻我們要很興奮地宣布:「工作事項」要變更好了!在廣大粉絲的千呼萬喚下,週期性工作事項來了!

我們每天都有很多事要處理,其中又有很大一部分是屬於常態週期性質的,不論是要定期寫工作報告、或買生日禮物等。將這些事情捕捉到 Evernote 雖然很有幫助,但每次週期開始時都要手動重新建立新工作事項還是有點麻煩。這時我們就需要工作事項週期設定了!
將工作事項設定週期重複後,在標記完成時,該工作事項的到期日就會自動更新到下一次,省時又省力。
如何操作
在工作事項上增添到期日時,就會看到週期設定的選項。您可以選取預設的選項,例如「每天」或「每週」,或可自訂您要的重複間隔時間。假設您每隔四週要帶毛孩去做除蝨療程,可以輕鬆設定。又或者您想要在固定日期收到提醒,例如每月第一天遞交支出報表,或每年的 6 月 5 日買生日禮物,都能輕鬆將它們做週期設定。

不論一次性或重複,都可以在「工作事項」區塊中做集中管理。有設定週期重複的工作事項,在它的到期日旁會有一個循環箭頭圖示,讓您可以輕易區分週期 vs. 單次的工作事項。而兩者的差別只在當您將週期性工作事項標記為完成時,它會自動重設到下一個到期日去。
Evernote 所有工作事項,不論有無週期設定,都可以設定提醒,通知您它將到期了。
掌握您所有專案的進度

假設您的目標是希望改善團隊的每週會議的效率。為了確保您走進會議室時都已做好萬全準備,首先您可以建立一則週期性工作事項,內容是更新議程並統整團隊進度。然後設定提醒,在會議前兩天完成此工作事項;到期日則設在會議前一天,讓自己可以準時完成且團隊也有時間事先檢視。此外,這則記事可以直接存在您的週會記事中,讓您每週的準備工作即時又有效率。
週期性工作事項也有助於確保團隊專案都照著既定規劃走。假設您的客戶要求每月的廣告活動績效報告。您可以將週期性工作事項分派給各小組成員,讓他們提交自己負責的部分;然後再分派一個週期性工作事項給自己,做報告的整理和檢視。到「工作事項」區塊中的「已分派」分頁下,就能檢視所有您分派給他人的工作事項,一眼就能掌握團隊的工作進度。
無限使用方式
週期性工作事項的好用不僅限於工作範疇。假設您是您的女兒就讀的中學的教育委員會一員,需要為每個月的委員會議準備一份財務報告。在 Evernote 裡設定一則週期性工作事項,就能事先獲得提醒,標記完成後下一次的到期日也為您自動設好。如果行程有變動,您做了編輯變更,後續所有工作事項也都會自動更新完成。
不論是每天的冥想練習,或年度履歷更新。不論您的生活形式為何,週期性工作事項都能協助您做好輕鬆管理。只要能配合您的行程和生活的,就是最佳做事方法。
Evernote 可以協助您工作更有效率、輕鬆做好專案管理、讓生活井然有序。而週期性工作事項能幫助您保持一致、秩序井然,且輕鬆就能達到。
週期性工作事項現可到 Evernote 最新版本體驗使用。