使用案例

您與團隊一起完成更多的 Space

多年來,從達爾文到麥可·喬丹(是的,那位喬丹)等各大思想家都曾針對團隊合作提出箴言。就連賈伯斯,知名的專一者,都曾說過:「商業上的偉大成就從不是一人所為,而是由團隊完成。」(Great things in business are never done by one person; they’re done by a team of people.)

金玉良言或許說的漂亮,但真實的工作團隊卻常常深受缺乏決斷、溝通、意義的困擾。所有這一切都讓人忍不住想問:

如何團隊合作如此偉大,那為何在團隊裡工作卻是如此困難?

今日的團隊哪裡出錯了?

布魯克斯法則:投入更多的人來開發已經延遲的軟體專案,只會讓進度更慢。

Fred Brooks 在他現在已成為經典的著作《人月神話:軟體專案管理之道》之中提到,在團隊裡新增成員,將導致更多溝通和協調的成本,因為連結線和責任劃分更多了。這個觀察如此準確,以至於人們稱之為布魯克斯法則:投入更多的人來開發已經延遲的軟體專案,只會讓進度更慢。

儘管布魯克斯的說得是軟體開發,他的「法則」卻適用於任何一個朝共同目標前進的團隊:團隊變得愈大,要讓大家都掌握相同的狀況就愈困難。email 可能沒看到、公告可能被忽略,而要安排全體會議近乎不可能。而隨著團隊成員之間的透明度降低,真正創新和夥伴關係的建立機會就會不斷流失。

無法以最有效率、最佳協作方式運作的團隊,可能導致生產力的大幅流失、錯過收益機會、和客戶滿意度下降的後果。終究公司本身是會受害的。

而有沒有一個方法可以讓小組更輕鬆地知識共用、共同學習、更有效率地合作呢?

歡迎來到 Evernote 企業版 Space

為了幫助團隊可以綜觀全局,並且確保每個人都知道最新狀況,我們在 Evernote 企業版推出全新功能:Space。藉由改變人們使用記事和記事本的方式,Space 重新定義高效團隊如何分享並存取資訊,並且真正完成事情。

所謂 Space 是一個團隊共享的中央處理中心,讓您可以共用資訊,將點子轉為行動、推展專案。建議您為每個專案、小組、或主題建立專屬的 Space,再裝滿記事、記事本、文件、PDF 檔、圖照片、音檔等各種檔案。接著邀請您 Evernote 企業帳戶的成員加入 Space,Space 成員可以存取 Space 內所有資料。讓 Space 成為您的團隊工作空間,讓大家都可以即時掌握最新狀況和資訊。而因為所有資訊都在這兒,您的團隊不論何時何地都可以快速準確找到所需的資料。

在開發 Evernote 企業版 Space 時,我們首先釐清出來下列五大團隊常見問題。Space 的出現,可以一一攻破這些盲點,讓團隊可以真正無縫協作,大家一起發揮最大潛力。

1. 面對「資訊超載」

知名作家和發明家巴克敏斯特·富勒 (Buckminster Fuller) 觀察指出,直到進入 20 世紀前,人類社會知識的總量約每 100 年成長一倍。但在進入 1900 年後,原本的線性曲線變成爆炸性的指數成長。預估到了 2025 年,所有人類知識的總和將每日翻一倍。

富勒稱之為「知識倍數曲線」。

如果您認為這不過是個冷知識可就錯了,這對我們每個人都有實質影響!IDC 國際數據資訊公司估計,今日的知識工作者平均每天花費 2.5 小時找資料,這些時間都不是拿來實際工作喔!

使用 Space,所有完成工作所需的資料全都集中一處,資訊過載的情況就可以獲得緩解。當所有東西都在 Space 裡,包括所有連結、文件、圖片、PDF 檔,資料在哪兒就是一件很肯定的事,再也不用為了每個檔案一一翻找團隊每個人的個別電腦裡、公庫或「那個雲端」中。而且搭配 Evernote 強大的搜尋功能,快速為您直指核心,準確、切實。

2. 保留機構知識

隨著「跳槽」逐漸成為一種必然,任何公司都勢必會面對人員的流動。

當員工離職時,他們的知識亦隨之離去。人員當然可以替補,但總有一天會再也沒有人記得從 N 年前那場活動中學到什麼,因為當時的人都已離開!

但若每一個活動、專案的所有相關資料都有集中一處管理的話,事情就不一樣了。公司的知識為公司所有,就算人員流動,資料還是都有保存。

每次專案結案時,就請團隊記錄下來該注意的地方,以及「學到的經驗教訓」,並全部存在一起。日後其他人也可以方便快速地參考,既能避免重道覆轍,也可以將好的部分學起來。新進員工也可以透過這些資料,進一步快速跟上狀況。

人總會來來去去,但將所有資料存在 Evernote 企業帳戶的 Space 裡,凡走過的必留下痕跡,而且還可以輕鬆找到!

3. 避免重複做工

俗話說「早起的鳥兒有蟲吃」。現在的公司要能快速創新,才能取得先機。但追求速度的後果,第一個犧牲的往往就是透明度。

這種對速度的追求的其中一個缺點,就是內部的團隊對彼此一無所知,常導致彼此重複做一樣的事。就算是在同一組裡,也可能有人完全不知道另一名成員也在做同一個專案!

可想而知,這樣重複做工浪費的時間,很可能可以產生更新更有趣的點子或成就。流失的生產力對企業來說可是一大損失。IDC 國際數據資訊公司就說:「一個雇用 1,000 名知識工作者的企業,每年會浪費 500 萬美元,因為員工花太多時間精力在複製早就存在於企業中的資訊。」

使用 Evernote 企業版,Space 成員只要看一下「最新動態」和「釘選記事」區塊就可以準確知道大家在做什麼,什麼又是最重要的。而 Space 目錄則可以讓企業裡每個人看到當下哪些專案正有人在處理。如此一來就可以避免重複做工、增進生產力,並確保全公司的同步。

4. 跨越時空限制協作

近年最重大的企業變革之一就是遠端團隊的興起。因為現今網路速度日趨快速,而且希望達到較佳的工作 vs. 生活平衡,有越來越多人不再傳統的辦公室環境工作,事實上像 GitLab、Buffer、Zapier 等企業,100% 所有員工都是遠端作業。

Evernote 企業版的 Space 讓團隊成員不論身在何處可以保持連結。因為 Evernote 企業版會跨所有裝置自動同步處理,大家都會看到 Space 裡的最新資訊,因此沒有任何資訊會被忽略。

舉個例子:當在外的業務人員在 Space 裡新增一筆客戶訂單,Space 的所有成員都會在「最新動態」裡看到,包括辦公室裡的會計部門、隔壁縣市的倉庫、甚至在家工作的財務分析師等所有人,在記事新增的瞬間也都會收到同樣的資訊。

當團隊資料都在 Evernote 企業帳戶的 Space 裡,您再也不會錯過任何資訊。

5. 強化工作流

英文裡有個縮寫叫做 BYOB (Bring Your Own Bottle/Beer),亦即自備酒水。近幾年,企業工作也有所謂的 BYOD (Bring Your Own Device),也就是自備裝置。但最新的企業文化開始走向 BYOA: Bring Your Own App,也就是自備 app。

每個人都有自己的工作方式,也有自己習慣/喜歡的工具來做事。因此有越來越多公司發現讓員工使用自己喜歡的應用程式,遠比試圖控管來得更有效率。但當每個人都在自己愛的 app、公司通用 app、同事共用產品、對外使用文件之間不停移動時,資訊反而因此遺失,而且合作效率也不佳。想要讓 BYOA 達到真正的效果,那個工具就必須夠多元、夠有彈性來因應各種團隊。

Evernote 企業版可以與 Salesforce、Slack、Google Suite 等熱門應用程式整合,也可在 Apple Watch 和 Amazon Echo 等裝置上使用,可以強化您現有的工作流。您可以從這些工具直接儲存資料到 Evernote 企業帳戶,再將資訊移到 Space 裡就可以與團隊共用。

針對上述每個通點,我們都還會再接下來的數週內有更多說明。當下您可以直接註冊申請 30 天免費試用 Evernote 企業版,親身體驗 Space 如何幫助您的團隊,大家一起完成更多。

 

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Evernote 企業版:整個團隊的中央工作空間。

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