Legt bei eurem ersten Treffen zu einem bestimmten Projekt die wichtigsten Punkte fest.Verwende dieses Protokollformat für eure weiteren Meeting-Notizen, damit alle Beteiligten stets die von ihnen benötigten Informationen erhalten und ihr erneute Treffen nach Möglichkeit vermeiden könnt.
Mache das Thema deiner Meeting-Notizen auf den ersten Blick klar. Fülle diesen Abschnitt so aus, dass das besprochene Projekt, der Zeitpunkt, die Teilnehmer und die Ziele des Meetings direkt ersichtlich sind.
Beende jedes Meeting mit einer Liste, der zu entnehmen ist, wer welche Aufgaben übernimmt. In diesem Abschnitt kannst du Aufgaben an bestimmte Personen delegieren. Jede Aufgabe ist mit einem Kontrollkästchen versehen, sodass sich der Fortschritt des Projekts leicht verfolgen lässt. Indem du deine Notiz für deine Kollegen und Kolleginnen freigibst, hältst du alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Du brauchst dir nie wieder mühsam in Erinnerung zu rufen, zu welchen Entscheidungen dein Team bei wichtigen Fragen gelangt ist. In diesem Abschnitt der Notizvorlage für Meetings kann jedes Teammitglied ganz einfach und klar nachlesen, welche Entscheidungen in der Gruppe getroffen wurden.
Mach deine Notizen leicht zugänglich, indem du eine kurze Zusammenfassung des Meetings mit den wichtigsten Erkenntnisse ergänzt. Auf diese Weise können alle Beteiligten das Wesentliche erfassen, auch wenn sie nur wenig Zeit haben, die Notizen zu überfliegen.
Anstatt in den Notizen nur Daten festzuhalten, mach sie handlungsaktiv. Um dir die Arbeit zu erleichtern, beginnt die Vorlage bereits eine Checkliste für dich. Bearbeite die vorhandenen Listeneinträge oder füge eigene hinzu und erstelle innerhalb weniger Minuten eine To‑do-Liste, die dir und deinem Team dabei hilft, die anstehenden Aufgaben zu erledigen.
