Määritä perustiedot ensimmäisessä kokouksessa tietyn projektin tiimoilta. Käytä tätä kokousmuistiinpanomallia tehdäksesi muistiinpanoja, jotka auttavat kaikkia saamaan tarvitsemansa tiedot ja välttämään tarpeettomat uudet tapaamiset.
Tee kaikkien kokousmuistiinpanojesi aiheesta selvä yhdellä silmäyksellä. Täytä tämä osio, jotta keskustelun alla oleva projekti, kokousaika, osallistujat ja kokouksen tavoitteet ovat selkeästi näkyvissä.
Poistu jokaisesta kokouksesta mukanasi luettelo, jossa kerrotaan, kenen tulee tehdä mitä. Tämä osio tarjoaa tavan delegoida tehtäviä tietyille ihmisille. Jokaisen tehtävän kohdalla on valintaruutu, jotta voit helposti seurata projektin edistymistä. Jaa muistiinpanosi työtovereittesi kanssa, jotta jokainen pysyisi ajan tasalla.
Älä enää ponnistele muistaaksesi, mitä tärkeitä päätöksiä tiimisi teki. Tämä kokousmuistiinpanomallin osio auttaa kaikkia tietämään selkeästi, mistä ryhmässä sovittiin.
Tee muistiinpanoista nopeasti vilkaistavia lisäämällä lyhyt yhteenveto kokouksesta, mukaan lukien tärkeimmät opitut asiat. Näin jokainen ymmärtää olennaiset asiat, vaikka heillä olisi vain hetki aikaa muistiinpanoille.
Sen sijaan että pelkästään kirjaisit tietoja, tee niistä toimintapohjaisia. Tämä malli aloittaa sinulle kätevästi tarkistuslistan. Muokkaa olemassa olevia listan kohtia helposti tai lisää omia kohtia ja luo tehtäväluettelo suoraan muistiinpanoihin, jotta sinä ja tiimisi pysyisitte keskittyneenä tehtävään.
