Ghi lại những thông tin chính ngay trong buổi họp dự án đầu tiên. Sử dụng định dạng ghi chú cuộc họp này để tạo những ghi chú có thể giúp mọi người nhận được thông tin cần thiết mà không cần họp lại.
Làm nổi bật chủ đề của mọi ghi chú. Điền thông tin vào phần này để làm nổi bật dự án sẽ thảo luận, thời gian họp, thành phần tham dự và mục tiêu họp.
Đưa danh sách phân công nhiệm vụ cho từng người vào phần cuối của mỗi cuộc họp. Phần này là cách bạn giao nhiệm vụ cho từng người cụ thể. Mỗi nhiệm vụ có một hộp kiểm để bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án. Chia sẻ ghi chú của bạn với đồng nghiệp, để mọi người đều nắm được thông tin.
Không còn phải vất vả nhớ lại nhóm của bạn đưa ra quyết định quan trọng ở bước nào nữa. Phần này của ghi chú cuộc họp giúp mọi người nắm rõ ý kiến mà cả nhóm đưa ra.
Thêm một phần tóm tắt ngắn gọn về cuộc họp, bao gồm những thông tin chính cần nhớ, để dễ dàng nắm bắt nội dung của ghi chú hơn. Cách này giúp mọi người nắm được những thông tin quan trọng ngay cả khi chỉ có vài giây để lướt qua ghi chú.
Thay vì chỉ ghi lại thông tin, hãy biến thông tin đó thành hành động. Mẫu này có sẵn một danh sách kiểm tra. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa những mục có sẵn trong danh sách hay thêm mục riêng để có một danh sách việc cần làm ngay trong biên bản cuộc họp, giúp bạn và nhóm của bạn nắm được nhiệm vụ.
