使用案例

到底什麼才是最適合你的 Evernote 資料整理絕招呢?

note with checklist

Evernote 就像是能幫助你的世界維持正常運作的引擎。

但是只要打開引擎蓋,你會很驚訝地發現不論是需要穩定可靠的福特汽車或是快速狂飆的超跑引擎,任何種類性能都有工具打造。

但到底要如何啟動這個引擎呢?

事實上,不論你「想要」哪種引擎,重點是這個系統應該反應你的需求。就好像四口家庭對休旅車的需求是遠大於一台跑車,使用 Evernote 時,你也需要先釐清到底現在面對的挑戰是什麼,再依此決定哪種資料系統最能高效解決問題。

這問題在我們的部落格社群網站論壇上都是熱門議題。又因為 Evernote 是如此富有彈性,所謂最佳資料整理方式的爭論總是不休。我們有 xxx 名使用者,就有 xxx +1 種使用方式,可說是無限多。

不過我們這裡歸納整理出四大主流方式,不論是使用堆疊、標籤或無結構,別忘了,適合你的才是最好的!

1. 搜尋

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採用整理系統時,最大的問題之一就是想太多。要存什麼?要怎麼分類?以後要怎麼找到它?

你其實完全不需要整理。不論建立了多少記事,Evernote 強大的搜尋都能找到記事內容,包括 PDF 等檔案內的文字。

把搜尋當成主要的資料結構,你可以放心從外部匯入各式各樣的資訊,不用為了記事本或標籤分類煩心。您可以使用我們的 Web Clipper 擷取資料、轉寄電子郵件到 Evernote,或使用 IFTTTZapierScannable 等 app,智慧儲存任何重要資料。

2. 標籤

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貼標籤?不貼標籤?這是個 (非常) 常見的問題。標籤可以成為一個健全的高效工作流的基石,而且它有諸多擁護者,例如 Michael Hyatt 和 Thomas Honeyman 等,而且兩人皆曾詳細說明他們為何使用標籤、如何使用標籤。

最大的主因就是他們將標籤當成個人工作流的基礎。例如 Machael Hyatt 就是用套疊的標籤歸檔資料,確保資料整理整齊又有效率。

社群媒體專家 Bryan Kramer 則使用標籤精準分類資料、以後快速搜尋,藉此打造他自身的個人品牌

確實,貼標籤一開始感覺很麻煩。但其實並不是每則記事都需要標籤。只要在那些最重要的記事上貼標籤,方便資料歸檔,以後尋找也比較容易。如果不小心貼錯標籤也關係,Evernote 的組織系統相對寬鬆,你可以輕易找回上次的搜尋關鍵字,還可以交叉比對所有細節。

Evernote 標籤使用資源及指南:

善用標籤,整理筆記不再一個頭兩個大!

 

3. 記事本堆疊

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如果記事是你所有資料內容的基礎,那麼你一定需要一個能符合需求的架構。而最佳的方式之一就是記事本堆疊

Evernote 的生產力顧問 Stacey Harmon 提到,堆疊可說是成功運用 Evernote 的砌塊:

記事本以及記事本堆疊提供人性化的 Evernote 資料整理方式。你可以視覺化地依自己喜好歸納整理記事和專案。記事本就是一本本資料夾,而堆疊就是資料櫃。

Harmon 也強調,一定要找到適合自己的系統。Evernote 具有高度彈性,因此你可以先用一個架構,如果覺得不合適,換用新的策略也相對容易。

Harmon 說:「放心地以任何方式建立記事本和堆疊,要改變這些記事本和堆疊架構並不困難。資料一旦存入 Evernote,只要學會操作方法,移動都很簡單。大部分的使用者的記事本和堆疊架構都會經歷數個版本。因為你存到 Evernote 裡的資料會變化,你工作的方式本身也會演化的。」

不論你工作的方式如何變化,所有記事本及堆疊都能立即跟上腳步。

 

4. 記事標題

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你還可以使用記事的標題來任意打造一個完全屬於自己的資料系統。

作家 Jamie Todd Rubin 喜歡使用不重複的命名原則,幫助他更精準快速地進行搜尋。舉例來說,他建立了一個命名結構,幫他了解他在特定時間內閱讀了哪些書。

我所有閱讀紀錄都在 Evernote 裡。我喜歡記下開始閱讀的時間以及閱畢的日期。(我甚至有一整組的 script 可以從這些資料中拉出有趣的分析結果) 如果我今天想看我讀過哪些史蒂芬.金的作品,可以跑個簡單的搜尋如下:

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命名原則也可以用來整理記事本裡的記事。要利用這個方法,必須先知道:

  1. 特殊字元 ( .,_,@#!) 會比數字先篩選。
  2. 數字 (0 – 9) 的篩選順序在字元及標點符號後,但在字母前。

 

你用哪種方式整理 Evernote 裡的資料呢?歡迎與我們分享。

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