我們活在一個資訊爆炸的世界。如果能連結不同的資訊流，有效解讀進來的資訊（以及原有的知識），您就能更加井然有序且效率更高。將資訊碎片做連結，讓知識更自由地流動，且存取更容易，省下更多時間讓您可以專注在最重要的事情上。
您可能是個很棒的員工、還是個很棒的人，但如果老是雜亂無章，就會像踩在火燙鐵皮屋頂上的貓一樣，只能拼命試圖管好自己的工作和個人生活。想要達到最佳生產力，並維持健康的工作生活平衡，一定需要整頓好實體空間、工作流、以及數位生活。
從採用生產力提升系統開始是個不錯的方法。保持井井有條、組織能力高強的人都知道整理系統的價值所在，不論是基本的 (吃青蛙或 Seinfeld 曆法) 或稍微複雜一點的系統 (GTD、ZTD、 PARA)。
哪套方法會最適合您呢？就讓我們來一一分析，再來做出最後決定吧。
生產力解決方案 #1：「吃青蛙」
「如果你必須吃一隻青蛙，最好早上一起床就吃。如果必須吃兩隻，那最好先吃大隻的。」
—馬克．吐溫
在這個快速運轉的世界裡，我們面對的是一份永無結束的工作清單。怎麼辦呢？最聰明的方法就是找出那隻「青蛙」，也就是「最重要的工作」（Most Important Task, MIT），然後第一個處理它。將馬克．吐溫的話做如此字面意義解釋的，是勵志演說家和自我開發書籍作家博恩．崔西（Brian Tracy）。雖然看起來極簡單，這個方法卻是每一位專家都會用的法寶。
所以到底要如何「吃青蛙」卻又不會消化不良呢？就是要釐清要做的工作，並確保它是四個小時內可以完成的。如果這隻青蛙會耗時超過半個工作天，那就只好…把它分解成青蛙「塊」吧。
每天早上用嶄新、專注的心情，第一件事就來處理青蛙。如果能前一晚就先準備好青蛙更好。假設今天的青蛙是要編輯文件，您可以在前一天下班前先把它開在螢幕上，或把它放在可立即存取的位置。一早不要去收信、也不要在安排會議，排除一切會造成分心的事物。把所有焦點和精力都放在青蛙上。
我想要一份 Evernote 來配青蛙…
專家密技：在記事上貼上關鍵字標籤，就能依類別分類青蛙，就算它們分別存在不同的記事本裡。要搜尋時，不論用標題、日期、內容類型、關鍵字、甚至圖片或手寫資料的文字都可以找到，而且您一邊輸入系統就會提示建議字詞了。
專家密技：Evernote 的工作事項讓您可以輕鬆辨識並排序每天的青蛙。工作事項和行事曆(可與您的 Google 日曆帳戶同步) 聯手，您在同一個地方就能管理所有記事、行事曆和待辦。待辦清單就在記事裡，再加上優先標記、到期日、提醒等，任何事務都能輕鬆掌握。
這個方法最適用於對焦在此刻最急迫也最重要的青蛙上，但您也可以選擇拉遠一點、完整看到所有工作事項。使用工作事項，您的待辦清單會更有前後脈絡，也更方便安排青蛙的處理順序，決定明天早餐吃哪一隻。
生產力解決方案 #2：不弄斷鍊子，又稱為 Seinfeld 曆法
是的，這個技巧是以知名喜劇演員 Jerry Seinfeld 命名。據他本人所說，「不弄斷鍊子」就是他如此成功的最核心要素。當另一位喜劇演員 Brad Isaac 請 Jerry 跟有志走上喜劇演員道路的年輕人分享一些秘訣時，就可以看出來：
「他 (Jerry) 要我找一張單面印有一整年的大掛曆，掛在最顯眼的牆上。下一步是準備一支大紅色麥克筆。他說，只要那天有寫東西，就可以在當天那格劃下一個大紅叉叉。幾天後，這些叉就開始連成線。繼續下去，這條大紅鍊子會越來越長。幾週後，你自己也會越來越喜歡看到這條綿延的鍊。接下來，你唯一要做的事就是不要弄斷它了。」
Jerry Seinfeld 最了不起的地方不僅是他獲得的無數獎座和讚譽，而是他強大的生產力，以及持續不墜的成就。不論有沒有動力，對他來說最重要的是每天都有做到該做的工作，並且不要弄斷鍊子。使用這個方法，您就能養成長期的組織習慣，對不論您個人生活或工作上的各個層面都會變得更好。重點不在今天感覺如何、有沒有靈感，重點在持續不斷。
使用 Evernote 保持動力
專家密技：改變是很困難的，尤其是改變那些長期累積的習慣。當試圖改變原本的例行公事，要想維持專注、持續前進，要將焦點放在進展和進步上。記錄自己的習慣就是一個好方法。使用 Evernote 的習慣追蹤範本，立刻就能開始記錄自己培養新習慣或打破舊習慣的進度如何。
專家密技：Evernote 還有提供 每日、 每週、 每月、 每年的行事曆範本可以儲存到記事本中，再設定到期日和提醒，就能記錄並處理您的工作事項。達成里程碑時給自己一點鼓勵，激勵自己不要「弄斷鍊子」。當最終目標達成的那天按下「完成」時，那種成就感絕對是無法比擬的。
生產力解決方案 #3：「搞定」GTD (Getting Things Done)， 和「簡易做」ZTD (Zen to Done)
搞定！GTD: Get Things Done
大衛・艾倫的 GTD 法則的核心觀念就是寫下您所有待辦和專案，然後將它們分解成在訂好的時限內可執行的步驟。GTD 有五大基本要素：
- 捕捉 — 將所有、每一樣占用您的注意力的東西寫下、記錄、蒐集到一個收集工具裡，例如 Evernote。
- 釐清 — 它可以執行嗎？如果可以，寫下完成這件工作事項需要的步驟。
- 整理 — 在您的生產力系統裡依優先順序或類別作好組織整理。
- 回顧 — 定期回顧您的內容，重新找回對焦的重點。
- 執行 — 清楚的做決策。
GTD 生產力法則的使用案例跨度非常大，它既夠簡單可以支援個人系統，又夠複雜來處理大型工作專案。
「簡易做」ZTD: Zen to Done
如果您覺得上述的方法架構有點太複雜，那麼 ZTD 就採用了相對極簡的方式。ZTD 的創辦人 Leo Babauta 是這樣說明他對生產力的看法的：「我們要討論的是習慣和行動，而不是使用的系統或工具。」他更進一步說明 ZTD 將重點放在簡化工作事項，一次專注在一個習慣上。
ZTD 要求您將目標和工作事項減少到最精華的幾項，並且專注到重要的事情上。這意味著專案要與您的目標相符，並要簡化您的各種承諾。這套方法可以套用到每日、每週、或每月的計畫上。Leo 說 ZTD 的目標是「盡可能減少手上要做的事，讓你可以真正專注在最重要的事情上，並且好好做好。」
利用 Evernote 來執行 GTD 和 ZTD
專家密技：使用篩選記事小工具，您可以精準選擇想要在「首頁」裡看到的記事組。依照設定的搜尋條件，例如有附加音檔、內有清單、或使用關鍵字，「篩選記事小工具」就能為您縮小記事範圍，形成一組一組的內容顯示在看板上。
Evernote 首頁是能非常有效執行 GTD 的地方，因為您在一個地方就可以看到所有專案，以及它們處在工作流哪個階段。使用篩選記事小工具讓您可以鳥瞰的方式看到整個工作流中的每一步。
生產力解決方案 #4：PARA 法
這個由頂級生產力專家 Tiago Forte 所開發的系統將更多重點放在組織整理，而非提高生產力上。但其實保持井然有序對高生產力是必須的。
PARA 系統囊括個人和工作生活，策略性區分出四大類型：
- 專案—有到期日的明確目標或工作事項。例如：擬定一套新的員工手冊。
- 領域—有基本標準可依循的領域。例如：人力資源。
- 資源—您持續關心的主題和相關資料。例如：資源資料夾中包含請假準則、員工福利、溝通程序等文件。
- 存檔—已不再活躍或不需要用來輔助完成工作的項目。例如：已完成的專案、您已不再承諾負責的領域、或已不再有興趣的資源。
用 Evernote 執行 PARA 法
Evernote 具高度彈性，可有無限多種方法可以利用這個平台，並無縫整裡您的生活。您可以輕鬆針對自己的需求，依照 PARA 法來建立工作事項和相關資料的架構：
專案：Evernote Teams 就是您的專案管理中心，所有相關點子、文件、會議資料、時間軸、待辦清單全都集中到這，也方便所有需要的人存取。資料全都井然有序的整理到記事本和 Space 裡，您可以輕鬆盯進度，並確保所有人都掌握到最新狀態，不論他們是在公司裡還是地球的任一角落。
領域：Evernote 的「工作事項」結合了待辦事項和記事，為您建立取得進展所需的前後脈絡，非常適合用於領域。工作事項和記事的結合消彌了需要做的事 vs. 做事需要的資料之間的落差，讓您可以更快達成目標。
資源：用 Evernote 的 Web Clipper，擷取一次就永久儲存。找到任何好資料，直接擷取就對了。所有文章和靈感資訊都收集在 Evernote 裡，在您需要時都可以隨時找到。
存檔：所有屬於前三類但已不再活躍的資料。您可以建立一個「存檔」標籤，再貼到所有舊記事上。或在記事本或堆疊的標題名稱前加上一個 X，它們就會自動排到清單的最下面去。只要資料不再顯著重要，就可以考慮移出去，但又不用直接刪除，日後萬一需要都還找得到。
記住點點滴滴，成就多更多。
Evernote CEO Ian Small 在勾勒 2021 企業願景時說道：「我們預見的未來中，您可以感覺更加井然有序、更有自信，可以提振您在職場上的生產力、追尋個人夢想，還能確保日常生活都在軌道上。我們同時看到 Evernote 處於這一切的中心。」
當首頁、行事曆、工作事項互相作用，並與記事連結，加乘作用就開始發揮。它們將您的一整天整理成易讀的版面，您需要知道的資訊和與要做的事都整合整齊。一切是那麼簡單，卻最有效。您最迫切的工作事項和最新的行事曆全部都完整呈現，在您打開 Evernote 的瞬間，所有重要資料都連結起來，生產力的提升也就只是必然。
