في هذه الأيام، يمكن للفرق أن تضم أشخاصًا يعملون في مكتبك أو في الجانب الآخر من العالم. لكن التعاون صعب، حتى لو كان الجميع في نفس المبنى. ضع في اعتبارك الاختلافات في أنماط العمل والأولويات، وأدوات التعاون والمناطق الزمنية، وحتى أفضل فريق يمكن أن يكافح للعمل معًا بشكل فعال. إن مستندات العمل وملاحظات الاجتماعات والأفكار الإبداعية تتيه وسط الأشياء الأخرى على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الفردية، كما أن الجهود الضائعة وسوء الاتصال يعيق الناس ويحبطهم.
باستخدام Evernote Teams، يمكن لفرقك مشاركة المعرفة الجماعية، وطرق سير العمل، والمستندات المتعلقة بالمشروع، في أي مكان يحتاجون للعمل فيه. من خلال مساحات العمل المخصصة ودفاتر الملاحظات، يمكن حتى للفرق الأكثر توزيعًا البقاء متزامنة وإنجاز المزيد من المهام. مزامنة الملاحظات على أجهزة متعددة في السحابة تعني أن شخصًا واحدًا يمكنه بدء ملاحظة على هاتفه، والإضافة إليها على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص به، والتعاون بخصوص نفس الملاحظة مع أحد زملائه في الفريق في الجانب الآخر من الكرة الأرضية.
يستخدم التعاون السحابي البرامج والمعلومات المخزنة على الويب، ولا يعمل محليًّا من خلال جهاز الكمبيوتر الخاص بكل عضو في الفريق. يتيح ذلك لفريقك مشاركة الأفكار بسهولة والعمل على نفس المستندات بغض النظر عن المكان الذي يعملون منه.
ظهرت برامج التعاون القائمة على السحابة في أعقاب الحوسبة المحمولة، وزيادة استخدام الأجهزة الشخصية لمهام الأعمال، وظهور الرسائل الفورية ووسائل التواصل الاجتماعي كأدوات عمل، وزيادة الثقة في أمان الخدمات القائمة على السحابة. في العديد من الصناعات اليوم، يعد التعاون السحابي مجرد عمل كالمعتاد — وضروري للنمو والنجاح.
بشكل عام، يجمع التعاون السحابي بين التخزين المركزي للمستندات والتحكم في الوصول، بالإضافة إلى أدوات إنشاء المستندات وتحريرها. بالمقارنة مع أدوات التعاون التناظرية أو المحلية البحتة، تتيح الحلول السحابية لجميع أنواع الفرق العمل معًا بطريقة أكثر مرونة وفعالية.
بغض النظر عن مكان وجود الأشخاص في العالم أو الوقت الذي يحتاجون فيه إلى العمل، يوفر تعاون الفريق عبر السحابة مزايا من شأنها مساعدة الجميع على العمل معًا بسلاسة:
إمكانية الوصول 24/7/365
تتيح أدوات التعاون السحابي المستندات المشتركة في جميع الأوقات — سواء أكان أحد أعضاء الفريق مسافرًا أم عاملًا من المنزل أم بحاجة إلى جدول زمني مرن، أم بصدد اللحاق بما فاته في عطلة نهاية الأسبوع.
إصدارات أكثر تحديثًا
يتم تحديث التغييرات التي تم إجراؤها على المستندات المستخدمة في التعاون السحابي تلقائيًا، مما يضمن توفُّر أحدث إصدار دائمًا للوصول إليه من قِبَل جميع أصحاب المصلحة.
تحسين الإنتاجية
من خلال تقليل الاحتكاك الناجم عن المناطق الزمنية والجغرافيا، فإن أفضل برنامج للتعاون السحابي يساعد الفرق على العمل بكفاءة أكبر.
تعاون أسهل حتى مع أكبر المجموعات
كلما زاد عدد الأشخاص الذين تضيفهم إلى هذا المزيج، كلما زاد العمل الجماعي تعقيدًا. إن من شأن أدوات التعاون السحابية الفعالة أنها تجعل الأمر بسيطًا، مما يتيح للجميع البقاء على نفس الصفحة مع حصولهم على أحدث المعلومات.
امنح فرقك مركزًا محوريًا للتعاون فيما يخص العمل حيث يمكن للجميع رؤية آخر التحديثات، والوصول إلى أحدث الإصدارات من كل مستند، ومشاركة أعمالهم وأفكارهم. تتيح تجربة العملاء المرنة للغاية في Evernote لكل فريق الاتصال والمشاركة بأي طريقة تناسبهم. كما أنه قابل للتكيف بشكل لا يصدق مع مختلف الصناعات وطرق سير العمل — بما في ذلك المبيعات والتصميم والتسويق، وإدارة العلاقات مع العملاء (CRM)، وغير ذلك الكثير.
الاتصالات
سواء أكانوا في المكتب أم في مكان العمل الميداني، أم يعملون من المنزل، فإنه يمكن حتى للفرق البعيدة البقاء على اتصال عبر مساحات العمل ودفاتر الملاحظات، والملاحظات المشتركة. يمكن إدماج متعهدي الأعمال والمتعاونين من الخارج حيثما كان ذلك مناسبًا، ودون الحاجة إلى دمجهم بالكامل في أنظمة عملك الأساسية. تضمن الملاحظات المُثَبَّتة و "ما الجديد"، داخل مساحات عمل الفريق، اطّلاع الجميع على آخر التحديثات، وحالة المشروع، وقوائم المهام. حتى المتعاونين الذين يعملون دون اتصال يمكنهم إجراء تغييرات أو إضافة مستندات جديدة.
إدارة المشروع وتتبع المهام
احرص على أن يظل تركيز جميع الأفراد منصبًا على المهمة التي بين أيديهم من خلال إعطائهم قائمة مهام بسيطة ضمن ملاحظة مشتركة. كن منظمًا وقم بإسناد الأعمال باستخدام قوالب مجالات المسؤولية أو نظرة عامة على المشروع. (يمكنك حتى إعطاء تفاصيل فائقة باستخدام نموذج مصفوفة أيزنهاور.) في كل مرة يتم فيها تحديث قائمة مراجعة أو مذكرة خاصة بالمشروع، تظهر الملاحظة ضمن "ما الجديد" في المساحة ذات الصلة، بحيث يمكن للجميع تتبع التقدم الذي تحقق في المشروع.
يتيح لك Evernote Teams أيضًا إنشاء نظام خاص بك لتتبع سير العمل بأي طريقة تناسب فريقك. يمكنك وضع علامات على الملاحظات، وتحديث تسمية المستندات للإشارة إلى مراحل المشروع (عاجل، قيد الانتظار، قيد التقدم، إلخ). أو فقط انقل الملاحظات من مساحة عمل أو دفتر ملاحظات معين إلى مساحة عمل أخرى أو دفتر ملاحظات آخر للإشارة إلى تَغَيُّر الحالة. تتيح لك هذه المرونة تخصيص إدارة المشروع وتتبع المهام وفقًا لاحتياجاتك وظروفك المحددة — وتغييرها مع تطور احتياجاتك.
تخزين الملفات
يمنحك Evernote Teams مساحة كبيرة لتخزين الملفات، مع 20 جيجابايت من التحميلات الشهرية بالإضافة إلى 2 جيجابايت إضافية لكل مستخدم عبر حساب شركتك أو مؤسستك.
التكاملات
يعمل Evernote Teams كمحور تعاون خفيف الوزن، حيث يتعاون بشكل جيد مع الآخرين عبر مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك. يمكنك الوصول إلى الملاحظات وإنشاؤها والبحث فيها وتحريرها داخل Salesforce وMicrosoft Teams. أنشئ ملاحظات من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات، وشارك الملاحظات الموجودة من داخل Gmail وOutlook. أفلِت ملفات Google Drive في Evernote وتوصل إليها مباشرة من داخل دفاتر ملاحظاتك ومساحات عملك. حوّل رسائل Slack إلى ملاحظات حتى تتمكن من مشاركتها مع فريقك، وتوصل إلى الملاحظات مباشرة من Slack دون تبديل التطبيقات.
الأمان
مركز البيانات الذي يدير بيانات Evernote معتمد من SAS 70 (النوع II) وSSAE16 SOC-1 (النوع 2). للتحكم في الوصول، يستخدم Evernote لغة ترميز تأكيد الأمان 2.0 (SAML 2.0) لتمكين تسجيل الدخول المركزي (SSO). يتكامل تطبيق تسجيل الدخول المركزي الخاص بنا بسهولة مع أي موفر هوية كبير يدعم SAML 2.0. نحن ندعم أيضًا ADFS. يتصل Evernote Teams بحل LDAP أو الدليل النشط الحالي لديك، مما يتيح لك دعوة المستخدمين أو إزالتهم مباشرة من وحدة تحكم المسؤول الحالية الخاصة بك. يمكن للمسؤولين أيضًا عرض المستخدمين وإدارتهم من داخل الحل الذي نوفره، بالإضافة إلى مراجعة إمكانية وصول أعضاء الفريق إلى الملاحظات ومراجعة نشاطهم، وذلك بهدف التأكد من أن كل شخص لديه المستوى الصحيح من إمكانية الوصول إلى المهام المنوطة به.
ضع كل أعمال فريقك في مكان واحد حتى تتمكن من التوقف عن البحث عن المعلومات وتبدأ في استعادة الوقت.
تمتع دائمًا بإمكانية الوصول حتى تتمكن من العمل من أي مكان — في المكتب أو أثناء التنقل أو دون اتصال.
شارك الأفكار والتحديثات مع فريقك مع تطور مشاريعك حتى يحصل الجميع دائمًا على أحدث المعلومات.
نظّم طريقة فريقك، وقم بإعداد مساحات العمل وأذونات المشاركة، أيًا ما كان الأفضل بالنسبة لك.
