Nogle gange kan det føles som om du drukner i dokumenter. Hvem har den nyeste version af en rapport? Hvor kan du finde den pågældende underleverandørs fem år gamle dokumenter? Og hvorfor sender alle e-mails med lange dokumenter til hinanden i stedet for at nøjes med dét, der er vigtigt? Lad os bare blive enige om, at din computers søgefelt ikke altid er helt så god til rent faktisk at finde ting.
Med Evernote Teams kan du centralisere, organisere og administrere din virksomheds dokumenter, regneark, multimediefiler, e-mails og endda Slack-samtaler. Det er en fleksibel metode til at gemme oplysninger i ethvert format på en sikker måde og samtidig sikre, at de rigtige personer kan finde den, uanset hvor de befinder sig. Projektområder og notesbøger holder tingene velorganiseret, mens sofistikeret søgegrammatik og -syntaks giver teams mulighed for at finde det, de har brug for, når de har brug for det. NU er det slut med at grave gennem filer og finkæmme dit netværk efter dokumenter, for med Evernote Teams findes alt lige ved hånden.
Virksomheder har løbende brug for metoder til at gemme, organisere, dele og opdatere deres filer, og de fleste moderne virksomheder er således afhængige af effektiv software til dokumenthåndtering. Brug af en digital løsning reducerer behovet for fysisk dokumentlagring i arkivskabe og kasser. Det forbedrer også sikkerheden, overholdelse af lovgivningen, dokumenthentning, sikkerhedskopiering af filer og katastrofegendannelse.
Et godt system til dokumenthåndtering (DMS) indeholder følgende funktioner:
Support for en bred vifte af dokumenttyper
Folk arbejder med en række forskellige dokumenter hver dag såsom inkluderer tekstbehandlingsfiler, regneark, designfiler, PDF-filer, e-mails, billeder, digitale notesblokke, lydoptagelser og meget mere. Et godt DMS registrerer, gemmer og organiserer alle disse dokumenttyper problemfrit.
Filstruktur
Dokumenthåndtering afhænger af at filer organiseres på en logisk måde. Dette kan omfatte dokumenthierarkier og grupperinger, mærkning, datering og sletningsprotokoller for forældede filer.
Filsøgning og dokumenthentning
En af de bedste ting ved digital dokumenthåndtering er, at du ikke længere behøver at grave gennem arkivskabe på jagt efter et stykke papir, der er blevet væk. Filstrukturen i et godt DMS muliggør hurtig filhentning, og en avanceret søgefunktion gør det nemt at finde det, du har brug for, ved hjælp af filnavn, nøgleord, mækrer, filtype eller datoer for oprettelse og ændring.
Sikkerhed og filtilladelser
Beskyttelse af følsomme dokumenter afhænger af et velfungerende tilladelsessystem og adgangskontrol. Dine entreprenører bør have andre tilladelser end din administrerende direktør, og teamets tilladelser skal måske ændres efterhånden som behovet opstår.
Overvågningsværktøjer
Et effektivt DMS giver administratorer mulighed for at overvåge brugeraktivitet og dermed vide hvem der har fået adgang til hvad, hvornår og hvor længe. Dette skaber et granskningsspor, der skal følges, hvis der opstår spørgsmål senere.
Versionskontrol
Tilsvarende giver et veldesignet DMS brugere mulighed for at spore eventuelle ændringer i et dokument og hurtigt gendanne gamle versioner.
Enkel adgang og deling
Folk kommer ikke til at bruge et system, der er for komplekst, eller som gør dokumenter svære at få adgang til og dele. Et godt DMS integreres problemfrit med den software, du bruger for at få tingene gjort, lige fra e-mail til tekstbehandling til systemer til håndtering af kunderelationer (CRM).
Med et skybaseret DMS kan dit team øjeblikkeligt få adgang til dokumenter overalt og med en hvilken som helst enhed. Flere personer kan arbejde på det samme dokument, hvilket minimerer risikoen for modstridende kopier af den samme fil. Der er ikke behov for sikkerhedskopiering af filer, eftersom en skybaseret DMS gemmer alting automatisk.
Ved hjælp af en skybaseret løsning til dokumenthåndtering kan store filer deles hurtigere end med et lokalt system. Desuden er skybaserede systemer generelt abonnementsbaserede, og dermed elimineres de store omkostninger og kræfter, der er nødvendige for at implementere en lokal løsning (for ikke at nævne den enorme indsats og de mange IT-timer der løbende kræves for at vedligeholde og opdatere den pågældende lokale løsning).
Uanset om dine behov for dokumenthåndtering er enkle eller komplekse, så dækkes de af Evernote Teams. Vores intuitive brugeroplevelse, skybaserede tilgang og fleksible struktur gør det nemt at designe et system, der passer til dit team. Brug Evernote Teams som et letvægts-DMS til mindre organisationer. Opret dine dokumenter som noter (eller upload eksisterende dokumenter til en note) og organiser dem derefter i notesbøger og projektområder.
Større teams kan bruge Evernote Teams som et supplement til deres DMS. Opret et projektområde til at gemme og dele onboarding-dokumenter for nyansatte. Gem salgsmateriale i et notesbogssystem i salgsteamets projektområde, således at dine medarbejdere kan få adgang til de nyeste versioner uanset hvor de befinder sig. Eller udpeg blot Evernote Teams som stedet hvor I samler mødenoter og brainstorming-sessioner med projektområder og notesbøger, der organiseres efter afdelinger, teams eller projekter.
Tekst, håndskrevne noter, billeder
Evernote gør det nemt at indsamle og gemme såvel tekst som håndskrevne noter og billeder. Brug blot telefonens kamera til at tage et billede af et whiteboard, et visitkort eller noget helt tredje. Gem derefter billedet i en note som indeholder relateret information eller gem det i en ny tom note. Evernote gør tilmed tekst i PDF-filer og billeder søgbart for enkel håndtering i fremtiden. Du kan også samle online-research med Webklipper og gemme information i Evernote.
Dokumentorganisation (notesbøger, mærker, projektområder)
Evernotes enkle notebaserede design er utroligt alsidigt. Noter kan organiseres i notesbøger alt efter projekt, team eller en hvilken som helst anden kategori du vælger. Noter og notesbøger kan derefter organiseres yderligere inden for et dedikeret projektområde. Eksempelvis kan alt markedsføringsrelateret indhold opbevares i kvartalsvise notesbøger, som derefter opbevares i det tilhørende projektområde. Vigtige noter kan fastgøres til teamets projektområde, og alle opdateringer vises i 'Nyheder'-området, således at alle holdes ajour med de seneste oplysninger og fremskridt.
Versionskontrol
Noteshistorik tager regelmæssige snapshots af hver enkelt note og giver dig mulighed for at gendanne en note fra Evernote Web eller fra Evernote til Mac eller Windows. I aktivitetsfeedet vises nyligt ændrede noter og hvem der har foretaget ændringerne. Slettede noter kan til enhver tid gendannes fra virksomhedens papirkurv.
Adgang for flere brugere overalt
Noter kan oprettes, redigeres og deles af alle med de korrekte tilladelser. Evernote Teams fungerer lige så godt på en mobilenhed som på skrivebordet. Du kan også arbejde offline og derefter opdatere dine noter lige så snart du har forbindelse til internettet.
Dokumentsøgning
Evernotes effektive søgegrammatik og avancerede søgesyntaks giver brugerne mulighed for at finde noter efter titel, mærker, oprettelses- eller ændringsdato, placering ved oprettelse, dokumentkilde og endda typen af medier som noterne indeholder (lyd, billeder osv.).
Opbevaring og sikkerhed
Evernote Teams har al den kapacitet du behøver for at lagre og få adgang til dine dokumenter. Hver virksomhedskonto har 20GB månedlige uploads plus yderligere 2GB pr. bruger på kontoen. For at opbevare det hele på en sikker måde bruger vi et datacenter, der er certificeret for SAS 70 (type II) og SSAE16 SOC-1 (type 2).
For adgangskontrol benytter Evernote Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) til at aktivere Enkeltlogon (SSO). Vores SSO-implementering integreres nemt med enhver større identitetsudbyder, der understøtter SAML 2.0. Vi understøtter ligeledes ADFS. Evernote Teams tilslutter til din nuværende Active Directory- eller LDAP-løsning så du kan invitere eller fjerne brugere direkte fra din eksisterende administratorkonsol. Administratorer kan få vist og administrere brugere samt gennemgå noteaktivitet for alle teammedlemmer for at sikre, at alle har det rette adgangsniveau.
Gem alle filtyper lige fra Office-dokumenter og PDF-filer til lyd, billeder og Google-dokumenter.
Vær ikke begrænset ikke af filer og mapper — organiser dem på din måde, så du altid kan finde det, du har brug for.
Hold dit team synkroniseret ved at oprette et samlet sted for alle i din virksomhed hvor de kan få de oplysninger, de har brug for.
Brug mindre tid på at søge efter filer eller gå på jagt efter dokumenter og brug mere tid på at få tingene gjort.
