Nykyään tiimin jäsenet voivat työskennellä toimistossasi tai toisella puolella maailmaa. Mutta yhteistyö on hankalaa silloinkin, kun kaikki ovat samassa rakennuksessa. Kun huomioidaan eroavuudet työtyleissä, prioriteeteissä, yhteistyökaluissa ja aikavyöhykkeissä, parhaimpienkin tiimien voi olla vaikea työskennellä yhdessä tehokkaasti. Työasiakirjat, kokousmuistiinpanot ja luovat ideat hautautuvat eri matkatietokoneisiin. Hukkaan menneet ponnistukset ja kommunikaatiovaikeudet jumittavat ihmisiä ja saavat kaikki turhautumaan.
Evernote Teamsillä tiimisi voivat jakaa yhteiset tiedät, työnkulut ja projekteihin liittyvät asiakirjat missä vain heidän on työskenneltävä. Erillisillä työtiloilla ja muistikirjoilla hajanaisimmatkin tiimit voivat pysyä synkronoituina ja saada enemmän tehtyä. Muistiinpanojen synkronointi usean laitteen välillä pilvipalvelussa tarkoittaa, että joku voi aloittaa muistiinpanon puhelimessaan, lisätä sen matkatietokoneeseen ja tehdä yhteistyötä saman muistiinpanon parissa maailman toisella puolella olevan työtoverin kanssa.
Pilviyhteistyössä käytetään nettiin pikemmin kuin kunkin tiiminjäsenen tietokoneelle tallennettuja ohjelmistoja ja tietoja. Näin tiimisi on helppo jakaa ideoita ja työskennellä samojen asiakirjojen parissa riippumatta siitä, missä he työskentelevät.
Pilvipohjaisen yhteistyöohjelmiston syntyyn vaikuttivat matkatietokoneet, henkilökohtaisten laitteiden käytön yleistyminen työkäytössä, pikaviestien määrän kasvu ja sosiaalisen median käyttö työkaluna töissä sekä kasvava luottamus pilvipohjaisten palveluitten turvallisuuteen. Nykyään monella alalla pilviyhteistyö on tavallista liiketoiminnassa – ja edellytys kasvulle ja menestykselle.
Pilviyhteistyössä yhdistyvät keskitetty asiakirjojen tallennus ja pääsynhallinta sekä asiakirjoijen luomis- ja muokkaustyökalut. Analogisiin ja yksinomaan paikan päällä sijaitseviin yhteistyökaluihin verrattuna pilvipalvelut auttavat kaikenlaisia tiimejä työskentelemään yhdessä sujuvammin ja tehokkaammin.
Riippumatta ihmisten sijainnista ja työajoista tiimiyhteistyö pilvessä tarjoaa etuja, jotka auttavat kaikkia työskentelemään yhdessä saumattomasti:
Pääsy 24/7/365
Pilviyhteistyökalut takaavat, että jaetut asiakirjat ovat aina käytettävissä – silloinkin kun tiimin jäsen matkustaa, työskentelee kotona, tarvitsee joustavan aikataulun tai jatkaa töitä viikonloppuna.
Tuoreimmat versiot
Pilviyhteistyössä käytettyihin asiakirjoihin tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti, taaten että kaikki asianosaiset voivat aina käyttää tuoreinta versiota.
Parempi tuottavuus
Parhaat pilviyhteistyökalut auttavat tiimejä työskentelemään entistä tehokkaammin vähentämällä aikavyöhykkeiden ja geografian aiheuttamaan kitkaa.
Helpompaa yhteistyötä suurimmillekin ryhmille
Mitä enemmän ihmisiä, sitä mutkikkaampaa ryhmätyöstä tulee. Tehokkaat pilviyhteistyökalut tekevät asioista yksinkertaisia ja auttavat kaikkia pysymään ajan tasalla tuoreimmista tiedoista.
Tarjoa tiimeillesi keskitetty liiketoiminnan yhteistyökeskus, missä kaikki näkevät tuoreimmat päivitykset, voivat käyttää kunkin asian uusinta versiota ja jakaa työnsä ja ideansa. Evernoten erittäin joustava asiakaskokemus auttaa jokaista tiimiä pitämään yhteyttä ja jakamaan niille parhaalla tavalla. Lisäksi se mukautuu erittäin hyvin eri aloihin ja työnkulkuihin – mukaan lukien myynti, suunnittelu ja markkinointi, asiakassuhteiden hallinta (DRM) jne.
Kommunikaatio
Olivat ne sitten toimistossa, kentällä tai kotona, etäisimmätkin tiimit voivat pitää yhteyttä työtiloilla, muistikirjoilla ja jaetuilla muistiinpanoilla. Urakoitsijoita ja ulkopuolisia työntekijöitä voidaan ottaa mukaan milloin vain tarvitsematta perehdyttää heidät täysin ensisijaisiin liiketoimintajärjestelmiin. Kiinnitetyt muistiinpanot ja Uutta-osio tiimin työtilassa takaavat, että kaikki näkevät uusimmat uutiset, projektin tilan ja tehtäväluettelot. Myös poissa verkosta työskentelevät voivat tehdä muutoksia ja lisätä asiakirjoja.
Projektinhallinta ja tehtävien seuraaminen
Pidä jokainen keskittyneenä tehtävään yksinkertaisella tehtäväluettelolla jaetussa muistiinpanossa. Laita asiat järjestykseen ja määrää töitä Vastuualueet- tai Projektin yhteenveto -malleilla. (Voit myös kertoa asiat hyvin yksityiskohtaisesti Eisenhowerin matriisimallilla.) Aina kun tarkistuslista tai projektin muistiinpano päivitetään, muistiinpano lisätään Uutta-otsikon alle asianmukaisessa työtilassa, jotta jokainen voi seurata edistystä.
Evernote Teamsillä voit myös luoda oman työnkulun seurantajärjestelmän tiimillesi sopivalla tavalla. Voit merkitä muistiinpaoja ja päivittää asiakirjojen nimet kuvastamaan projektivaiheita (Kiireellinen, Pidossa, Kesken jne.). Tai voit siirtää muistiinpaoja yhdestä työtilasta tai muistikirjasta toiseen ilmoittaaksesi tilan muuttuneen. Tämän joustavuuden ansiosta voit räätälöidä projektinhallinnan ja tehtävänseurannan tarpeittesi ja olosuhteden mukaiseksi – ja muuttaa niitä tarpeitten kehittyessä.
Tiedostojen tallentaminen
Evernote Teams tarjoaa runsaasti tilaa tiedostojen tallennukseen eli 20 Gt kuukausittaisia lähetyksiä sekä 2 Gt lisää kutakin yrityksesi tai organisaatiosi tilin käyttäjää kohden.
Integraatiot
Toimimalla kevyenä yhteistyökeskuksena Evernote Teams toimii hyvin muun teknologian kanssa. Käytä, luo, hae ja muokkaa muistiipanoja Salesforcessa ja Microsoft Teamsissä. Luo muistiinpanoja sähköposteista ja liitteistä ja jaa muistiinpanoja Gmailistä ja Outlookista. Pudota Google Drive -tiedostoja Evernoteen ja käytä niitä suoraan muistikirjoista ja työtiloista. Muunna Slack-viestejä muistiinpanoiksi, jotta voit jakaa ne tiimisi kanssa, ja käytä muistiinpanoja suoraan Slackista vaihtamatta sovellusta.
Turvallisuus
Evernoten tietoja hallinnoiva palvelinkeskus on SAS 70 (Type II) ja SSAE16 SOC-1 (Type 2) -sertifioitu. Pääsynhallintaan Evernotella on Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0), mikä mahdollistaa kertakirjautumisen (SSO). SSO-käyttöönotto integroituu helposti minkä tahansa suuremman identiteettipalvelun tarjoajan kanssa, joka tukee SAML 2.0:aa. Lisäksi tuemme ADFS:ää. Evernote Teams voidaan yhdistää Active Directoryyn tai LDAP-ratkaisuun, jolloin voit kutsua ja poistaa käyttäjiä suoraan olemassa olevasta hallintakonsolista. Valvojat voivat nähdä ja hallinnoida käyttäjiä ratkaisussamme ja tarkistaa tiiminjäsenen muistiinpanon käyttöoikeudet ja toiminnot, jotta jokaisella olisi roolin edellyttämä käyttöoikeustaso.
Laita kaikki tiimisi työ yhteen paikkaan, jotta sinun ei enää tarvitse etsiä tietoja ja jotta saat aikaa takaisin.
Pääse tietoihisi milloin vain, jotta voit työskennellä missä vain – toimistossa, tien päällä ja offline.
Jaa ideoita ja päivityksiä tiimisi kanssa projektiesi kehittyessä, jotta kaikilla olisi tuoreimmat tiedot.
Organisoi tiimisi tavalla määrittämällä työtioja ja jakamalla käyttöoikeuksia kannaltasi parhaalla tavalla.
