Kadangkala terasa seperti anda tenggelam dalam dokumen. Siapa yang mendapat versi terbaru dari buku putih itu? Di manakah anda dapat menemui kertas kerja subkontraktor itu sejak lima tahun yang lalu? Dan mengapa semua orang menghantar e-mel dokumen yang panjang kepada satu sama lain daripada hanya memberikan yang penting? Mari kita hadapi — bar carian komputer anda tidak semestinya hebat, anda tahu, mencari barang.
Dengan Evernote Teams, anda dapat memusatkan, mengatur, dan mengurus dokumen, hamparan, fail multimedia, e-mel dan bahkan perbualan Slack syarikat anda. Ini adalah kaedah yang fleksibel untuk menyimpan maklumat dalam format apa pun dengan selamat, dan untuk memastikan orang yang tepat dapat menemuinya, di mana sahaja mereka berada. Ruang dan buku nota menjadikan semuanya teratur, sementara carian tatabahasa dan sintaks yang canggih memberi kekuatan kepada pasukan untuk mencari apa yang mereka perlukan, ketika mereka memerlukannya. Oleh itu, berhenti menggali fail dan menyikat rangkaian anda untuk dokumen. Evernote Teams meletakkan semuanya di hujung jari anda.
Perniagaan memerlukan cara untuk menyimpan, mengatur, berkongsi dan mengemas kini fail mereka dari masa ke masa. Kebanyakan perniagaan pada masa ini bergantung pada perisian pengurusan dokumen yang mantap. Menggunakan penyelesaian digital mengurangkan keperluan penyimpanan dokumen fizikal dalam kabinet dan kotak fail. Ini juga meningkatkan keselamatan, kepatuhan peraturan, pengambilan dokumen, sandaran fail, dan pemulihan bencana.
Sistem pengurusan dokumen (DMS) yang baik merangkumi ciri-ciri berikut:
Sokongan untuk pelbagai jenis dokumen
Orang bekerja dengan pelbagai dokumen setiap hari. Ini termasuk fail pemprosesan kata, hamparan, fail reka bentuk, PDF, e-mel, gambar, pad nota digital, rakaman audio dan banyak lagi. DMS yang baik akan menangkap, menyimpan, dan mengatur semua jenis dokumen ini dengan lancar.
Struktur fail
Pengurusan dokumen bergantung pada penyusunan fail secara logik. Ini mungkin merangkumi hierarki dokumen dan pengelompokan, penandaan, temu janji serta protokol pemadaman untuk fail yang lapuk.
Pencarian fail dan pengambilan dokumen
Salah satu perkara terbaik tentang pengurusan dokumen digital ialah anda tidak perlu lagi menggali kabinet fail, mencari sehelai kertas yang hilang. Struktur fail DMS yang baik menyediakan tulang belakang untuk pengambilan fail yang cepat. Pencarian lanjutan memudahkan anda mencari apa yang anda perlukan dengan nama fail, kata kunci, tag, jenis fail, atau tarikh pembuatan dan pengubahsuaian.
Keselamatan dan kebenaran fail
Melindungi dokumen sensitif bergantung pada sistem kebenaran dan kawalan akses yang kuat. Kontraktor anda semestinya mempunyai izin yang berbeza daripada CEO anda, dan pasukan mungkin memerlukan kebenaran yang boleh berubah apabila diperlukan.
Alat pemantauan
DMS yang berkesan membenarkan pentadbir untuk memantau aktiviti pengguna—individu yang mengakses sesuatu perkara, masa, dan durasinya. Ini menyediakan jejak audit sekiranya timbul sebarang persoalan kemudian.
Kawalan versi
Begitu juga, DMS yang direka dengan baik membolehkan pengguna untuk menjejak sebarang perubahan pada dokumen dan memulihkan versi lama dengan mudah.
Kemudahan akses dan perkongsian
Orang tidak akan menggunakan sistem yang terlalu rumit atau yang menjadikan dokumen sukar diakses dan dikongsi. DMS yang baik dapat disatukan dengan lancar dengan perisian yang anda perlukan untuk menyelesaikannya - dari e-mel hingga pemprosesan kata hingga sistem pengurusan hubungan pelanggan (CRM).
Dengan DMS berasaskan awan, pasukan anda dapat mengakses dokumen dengan serta-merta dari mana saja dan dengan mana-mana peranti. Banyak orang boleh menggunakan dokumen yang sama, yang meminimumkan potensi berlakunya pertentangan pendua fail yang sama. Tidak perlu membuat sandaran fail, kerana DMS berasaskan awan menyimpan semuanya secara automatik.
Dengan menggunakan penyelesaian pengurusan dokumen awan, fail besar dapat dikongsi lebih cepat daripada dengan sistem di tempat. Akhirnya, kerana sistem awan pada umumnya berdasarkan langganan, mereka menghilangkan kos dan usaha awal yang besar yang diperlukan untuk melaksanakan penyelesaian di tempat (belum lagi usaha dan waktu IT yang diperlukan untuk mengekalkan dan mengemas kini penyelesaian itu dari masa ke masa).
Sama ada keperluan pengurusan dokumen anda adalah ringkas atau rumit, Evernote Teams ada semuanya. Pengalaman pengguna kami yang intuitif, pendekatan berasaskan awan, dan struktur yang fleksibel menjadikannya mudah untuk mereka bentuk sistem yang sesuai untuk pasukan anda. Gunakan Evernote Teams sebagai DMS ringan untuk organisasi yang lebih kecil. Cipta dokumen anda seabgai nota (atau muat naik dokumen sedia ada ke nota), kemudian susunnya dalam buku nota dan ruang.
Pasukan yang lebih besar dapat menggunakan Evernote Teams sebagai pelengkap DMS mereka. Buat ruang untuk menyimpan dan berkongsi dokumen induksi untuk pengambilan pekerja baru. Masukkan jaminan penjualan anda dalam sistem buku nota dalam ruang pasukan penjualan anda, sehingga wakil anda dapat mengakses versi terbaru dari mana saja. Atau tentukan Evernote Teams sebagai tempat untuk nota mesyuarat dan sesi sumbang saran, dengan ruang dan buku nota yang diatur oleh jabatan, pasukan, atau projek.
Teks, nota tulisan tangan, gambar
Evernote memudahkan untuk menangkap dan menyimpan bukan sahaja teks, tetapi juga nota dan gambar tulisan tangan. Cukup gunakan kamera telefon anda untuk mengambil gambar papan putih, kad nama, atau apa sahaja yang anda ingin tangkap. Kemudian simpan gambar ke nota yang mengandungi maklumat berkaitan, atau simpan ke nota kosong baru. Evernote malah menjadikan teks dalam PDF dan gambar boleh dicari agar mudah diambil pada masa akan datang. Anda juga boleh mengumpulkan penyelidikan dalam talian dengan Web Clipper dan menyimpannya ke Evernote anda.
Organisasi dokumen (buku nota, tag, ruang)
Reka bentuk berasaskan nota ringkas Evernote sangat serba boleh. Catatan boleh disusun ke dalam buku nota mengikut projek, pasukan, atau kategori yang anda pilih. Nota dan buku nota kemudian dapat disusun lebih jauh dalam ruang khusus. Contohnya, semua kandungan yang berkaitan dengan pemasaran dapat disimpan dalam buku nota suku tahun, yang kemudian disimpan di ruang pasukan Marcom. Catatan penting boleh disematkan ke ruang pasukan, dan semua kemas kini muncul di kawasan 'Apa Yang Baru', membuat semua orang sentiasa mengetahui maklumat dan kemajuan terkini.
Kawalan versi
Sejarah nota mengambil gambar biasa setiap nota dan membolehkan anda mengembalikan nota dari Evernote Web atau di dalam Evernote untuk Mac atau Windows. Suapan aktiviti menunjukkan nota yang baru diubah dan siapa yang membuatnya. Nota yang dipadam dapat diambil dari tong sampah perniagaan pada bila-bila masa.
Pelbagai akses pengguna, di mana sahaja
Catatan boleh dibuat, diedit, dan dikongsi oleh sesiapa sahaja dengan izin yang betul. Evernote Teams berfungsi juga pada peranti mudah alih seperti di desktop. Anda bahkan boleh bekerja di luar talian dan kemudian mengemas kini nota anda sebaik sahaja anda tersambung ke internet.
Pencarian dokumen
Tatabahasa carian dan sintaks carian lanjutan Evernote membolehkan pengguna mencari nota mengikut tajuk, tag, tarikh penciptaan atau pengubahsuaian, lokasi pembuatan, sumber dokumen dan bahkan jenis media yang terdapat di dalamnya (audio, gambar, dan lain-lain).
Storan dan keselamatan
Evernote Teams mempunyai semua kapasiti yang anda perlukan untuk menyimpan dan mengakses dokumen anda. Setiap akaun perniagaan mempunyai muat naik bulanan 20 GB ditambah 2 GB tambahan setiap pengguna pada akaun tersebut. Untuk menyimpannya dengan selamat, kami menggunakan pusat data yang diperakui SAS 70 (Jenis II) dan SSAE16 SOC-1 (Jenis 2).
Untuk kawalan akses, Evernote menggunakan Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) untuk membolehkan Daftar Diri Tunggal (SSO). Pelaksanaan SSO kami bergabung dengan mudah dengan penyedia identiti besar yang menyokong SAML 2.0. Kami juga menyokong ADFS. Evernote Teams berhubung dengan penyelesaian Direktori Aktif semasa atau LDAP anda, yang membolehkan anda menjemput atau membuang pengguna secara terus dari dalam konsol pentadbiran anda yang sedia ada. Pentadbir dapat melihat dan mengurus pengguna dan juga menyemak aktiviti catatan untuk semua ahli pasukan untuk memastikan semua orang mempunyai tahap akses yang tepat.
Simpan semua jenis fail, dari dokumen Office dan PDF hingga audio, gambar, dan dokumen Google.
Jangan hadkan diri anda dengan fail dan folder—susun cara kerja anda supaya anda sentiasa menemui perkara yang anda perlukan.
Selaraskan pasukan anda dengan membuat satu tempat untuk semua orang di syarikat anda untuk mendapatkan maklumat yang mereka perlukan.
Jimatkan masa mencari fail atau dokumen dan luangkan lebih banyak masa untuk menyiapkan tugasan.
