Soms voelt het alsof je verdrinkt in het papierwerk. Wie heeft de laatste versie van dat papiertje? Waar vind je het papierwerk van een opdrachtnemer van vijf jaar geleden? Waarom stuurt iedereen lange documenten naar elkaar in plaats van alleen belangrijke items? Laten we wel wezen—het gebruiken van de zoekbalk van je computer werkt niet altijd goed, om dingen te vinden.
Met Evernote Teams kan je bedrijfsdocumenten, spreadsheets, multimedia bestanden, e-mails en zelfs Slack gesprekken gecentraliseerd ordenen en beheren. Het is een flexibele manier om informatie in elk format veilig op te slaan, terwijl het ook duidelijk vindbaar is voor de juiste mensen, onafhankelijk van waar ze zijn. Spaces en notitieboeken houden alles geordend, terwijl geavanceerd zoeken op basis van grammatica en syntaxis teams de mogelijkheid geven om te vinden wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben. Stop met het graven in bestanden en je netwerk. Everote Teams plaatst alles binnen handbereik.
Bedrijven hebben manieren nodig om hun bestanden op te slaan, te ordenen, te delen en bij te werken. De meeste bedrijven vertrouwen tegenwoordig op robuuste documentmanagement software. Een digitale oplossing vermindert de noodzaak voor fysiek documentopslag in archiefkasten en dozen. Het verbetert ook de veiligheid, naleving van regelgeving, bestandsopslag en calamiteitenherstel.
Een goed documentmanagement systeem (DMS) bevat de volgende functies:
Ondersteuning van een breed scala documenttypes
Mensen werken elke dag met veel verschillende documenten. Dit is inclusief tekstverwerkingsbestanden, spreadsheets, ontwerpdocumenten, PDF's, e-mails, afbeeldingen, digitale kladblokken, geluidsopnames, etc. Een goede DMS legt alles naadloos vast, slaat alles op en ordent elk documenttype.
Bestandsstructuur
Documentbeheer is afhankelijk van het ordenen van bestanden op een logische manier. Dit kan de rangorde van documenten en groepen, labels, dateren en verwijderprotocollen voor verouderde bestanden bevatten.
Bestand zoeken en documenten bekijken
Een van de beste dingen van digitaal documentbeheer is dat je niet langer door archiefkasten hoeft te graven, op zoek naar een verloren stuk papier. De bestandsstructuur van een goede DMS is de ruggengraat voor het snel kunnen bekijken van documenten. Het geavanceerde zoeken maakt het gemakkelijk om te vinden wat je nodig hebt. Je kan zoeken op basis van bestandsnaam, sleutelwoorden, labels, bestandstype, aanmaakdatum of datum gewijzigd.
Beveiliging en bestandsrechten
Het beschermen van gevoelige documenten is afhankelijk van een goed opgebouwd rechtenstysteem en toegangscontrole. Je opdrachtnemers zouden andere rechten moeten hebben dan je CEO en teams hebben rechten nodig die aangepast moeten kunnen worden wanneer dat nodig is.
Controlemiddelen
Een effectieve DMS geeft beheerders de mogelijkheid om gebruikersactiviteiten in te zien—wie wat bekijkt, wanneer en hoe lang. Hierdoor ontstaat een auditspoor dat gevolgd kan worden indien er vragen zijn.
Versiebeheer
Een goed ontworpen DMS geeft gebruikers ook de mogelijkheid om wijzigingen in een document bij te houden en snel oude versies te herstellen.
Gemakkelijke toegang en delen
Mensen gaan geen systeem gebruiken dat heel erg complex is of dat het moeilijk maakt om documenten te bekijken en te delen. Een goede DMS integreert naadloos met de software die je nodig hebt om dingen gedaan te krijgen—van het schrijven van mails en tekstverwerking tot customer relationship management (CRM) systemen.
Met een cloudgebaseerde DMS kan je team documenten overal meteen bekijken, met elk apparaat. Verschillende mensen kunnen aan hetzelfde document werken, waardoor mogelijke conflicterende duplicaten van hetzelfde document bijna nooit voorkomen. Je hoeft geen backup te maken van bestanden, aangezien een cloudgebaseerde DMS alles automatisch opslaat.
Door een cloud documentbeheer oplossing te gebruiken, kunnen grote bestanden sneller gedeeld worden dan met een inpandige systeem. Daarnaast, omdat cloudsystemen vaak op basis van abonnementen gebruikt kunnen worden, elimineren ze hoge investeringen en inspanningen om een inpandige oplossing te implementeren (niet te vergeten de moeite en ICT uren die nodig zijn om de oplossing te beheren en bij te werken).
Of je documentbeheer behoeftes eenvoudig of complex zijn, Evernote Teams heeft wat je nodig hebt. Onze intuïtieve gebruikerservaring, cloudgebaseerde aanpak en flexibele structuur maken het gemakkelijk om een systeem te creëeren dat bij jouw team past. Gebruik Evernote Teams als een lichtgewicht DMS voor kleinere organisaties. Maak documenten aan als notities (of upload bestaande documenten in een notitie) en orden ze in notitieboeken en spaces.
Grotere teams kunnen Evernote Teams gebruiken als een toevoeging op hun DMS. Maak een space aan om notitieboeken voor nieuw in dienst genomen mensen in op te slaan. Plaats je verkoopmateriaal een systeem van notitieboeken in de space van je verkoopteam zodat je vertegenwoordigers altijd bij de laatste versie kunnen, waar ze ook zijn. Of gebruik Evernote Teams gewoon als plek voor notulen en brainstormsessies, met spaces en notitieboeken die op afdeling, team of project ingedeeld zijn.
Tekst, handgeschreven notities, afbeeldingen
Evernote maakt het gemakkelijk om niet alleen tekst, maar ook handgeschreven notities en afbeeldingen vast te leggen en op te slaan. Gebruik gewoon de camera van je telefoon om een foto te maken van een whiteboard, visitekaartje of wat je ook maar wil vastleggen. Sla de foto daarna op in een notitie met gerelateerde informatie of sla het op in een lege notitie. Evernote maakt zelfs tekst in PDF's en afbeeldingen doorzoekbaar zodat je het in de toekomst gemakkelijk terug kan vinden. Je kan ook online onderzoek verzamelen met Web Clipper en het in jouw Evernote opslaan.
Orden documenten (notitieboeken, labels, spaces)
Evernote simpele notitie-gebaseerde ontwerp is ongelooflijk flexibel. Notities kunnen geordend worden in notitieboeken op basis van project, team of een andere categorie. Notities en notitieboeken kunnen verder geordend worden in speciale spaces. Bijvoorbeeld, alle marketing gerelateerde content kan in kwartaal notitieboeken opgeslagen worden, die dan in de Marcom space van je team geplaatst worden. Belangrijke notities kunnen vastgezet worden in de space van je team en alle updates verschijnen in "Wat is er nieuw", waardoor iedereen bij is met de meest recente informatie en voortgang.
Versiebeheer
Notitiegeschiedenis maakt regelmatig snapshots van elke notitie en geeft je de mogelijkheid om een notitie vanuit Evernote Web, Evernote voor Mac of Windows terug te zetten. Het activiteitenoverzicht toont recent gewijzigde notities en wie de wijzigingen aangebracht heeft. Verwijderde notities kunnen op elk moment hersteld worden vanuit de zakelijke prullenbak.
Toegang voor verschillende gebruikers, overal
Notities kunnen door iedereen met de juiste rechten aangemaakt, bewerkt en gedeeld worden. Evernote Teams werkt zowel op mobiele als desktop apparaten. Je kan zelfs offline werken en je notities bijwerken zodra je verbonden bent met het internet.
Document zoeken
De krachtige Evernote grammatica zoeken en geavanceerde zoeksyntaxis zorgt er voor dat gebruikers notities kunnen vinden op basis van titel, labels, aanmaakdatum of datum van laatste wijziging, locatie waarop de notitie aangemaakt is, documentbron en zelfs op basis van het type media dat de notitie bevat (audio, afbeelding, etc.).
Opslag en beveiliging
Evernote Teams heeft alle capaciteiten die je nodig hebt om je documenten op te slaan en te bekijken. Elk bedrijfsaccount heeft 20GB aan maandelijkse uploads plus een extra 2GB voor elke gebruiker in het account. Om alles veilig op te slaan, gebruiken we een datacenter dat alle Evernote data beheert is SAS 70 (Type II) en SSAE16 SOC-1 (Type 2) gecertificeerd.
Evernote gebruikt Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) voor toegangscontrole zodat Single Sign-On (SSO) mogelijk gemaakt wordt. Onze SSO implementatie integreert gemakkelijk met alle grote identiteitsproviders die SAML 2.0 ondersteunen. We ondersteunen ook ADFS. Je kan Evernote Teams koppelen aan je huidige Active Directory of LDAP oplossing, waardoor je gebruikers kan uitnodigen of verwijderen vanuit je bestaande administratieve console. Beheerders kunnen gebruikers bekijken en beheren van onze mogelijkheden. Daarnaast kunnen ze ook de toegang en activiteiten van teamleden beheren zodat iedereen het juiste toegangsniveau heeft voor hun rol.
Bewaar alle bestandstypes, van Office documenten en PDF's tot geluid, afbeeldingen en Google docs.
Laat je niet limiteren door bestanden en mappen—orden op jouw manier zodat altijd vindt wat je nodig hebt.
Houd alle neuzen dezelfde kant op door een plek te maken waar iedereen binnen het bedrijf de informatie kan vinden die zij nodig hebben.
Raak minder tijd kwijt aan het zoeken naar bestanden of het najagen van documenten, waardoor je meer gedaan krijgt.
