W dzisiejszych czasach zespoły mogą składać się z ludzi pracujących lokalnie w biurze lub na drugim końcu świata. Jednak współpraca bywa trudna, nawet jeśli wszyscy są w tym samym budynku. Jeśli wziąć pod uwagę różnice w stylach pracy, priorytetach, narzędziach współpracy i strefach czasowych, to nawet najbardziej zgrany zespół może mieć problemy z efektywną współpracą. Dokumenty robocze, notatki ze spotkań i twórcze pomysły giną na poszczególnych laptopach. Zmarnowane wysiłki i nieporozumienia obciążają wszystkich, frustrując ich.
Dzięki Evernote Teams Twoje zespoły mogą udostępniać sobie wspólną wiedzę, przepływy pracy i dokumenty związane z projektami wszędzie tam, gdzie potrzebują pracować. Dzięki dedykowanym obszarom i notatnikom nawet najbardziej rozproszone zespoły mogą pozostać zsynchronizowane i osiągać więcej. Synchronizacja notatek z wieloma urządzeniami w chmurze oznacza, że ktoś może zacząć tworzyć notatkę na telefonie, uzupełnić ją na laptopie i współpracować nad tą samą notatką z kolegą lub koleżanką z zespołu gdzieś po drugiej stronie globu.
Współpraca w chmurze polega na wykorzystaniu oprogramowania i informacji przechowywanych w sieci, a nie lokalnie na komputerze każdego członka zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mogą łatwo dzielić się pomysłami i pracować nad tymi samymi dokumentami bez względu na to, skąd pracują.
Oprogramowanie do współpracy w chmurze pojawiło się wraz z rozwojem technologii mobilnych, rosnącym wykorzystaniem urządzeń osobistych do zadań biznesowych, wzrostem popularności komunikatorów internetowych i mediów społecznościowych jako narzędzi pracy oraz wzrostem zaufania do bezpieczeństwa usług opartych na chmurze. W wielu branżach współpraca w chmurze stała się czymś zwyczajnym i niezbędnym do rozwoju i osiągnięcia sukcesu.
Ogólnie rzecz biorąc, współpraca w chmurze łączy scentralizowane przechowywanie dokumentów z kontrolą dostępu, a także narzędzia do tworzenia i edycji dokumentów. W porównaniu z analogowymi lub czysto lokalnymi narzędziami do współpracy, rozwiązania w chmurze umożliwiają wszystkim rodzajom zespołów współpracę w bardziej dynamiczny i efektywny sposób.
Niezależnie od tego, gdzie na świecie znajdują się poszczególni pracownicy i kiedy muszą pracować, chmura oferuje korzyści, które pomagają wszystkim bezproblemowo współpracować:
Dostęp 24/7/365
Narzędzia do współpracy w chmurze sprawiają, że współdzielone dokumenty są dostępne przez cały czas - niezależnie od tego, czy członek zespołu jest w podróży, pracuje w domu, ma elastyczny grafik, czy nadrabia zaległości w weekend.
Najbardziej aktualne wersje
Zmiany dokonywane w dokumentach współdzielonych w chmurze są automatycznie synchronizowane, dzięki czemu najbardziej aktualna wersja jest zawsze dostępna dla wszystkich zainteresowanych.
Większa produktywność
Zmniejszając utrudnienia spowodowane przez różnice czasowe i geograficzne, najlepsze oprogramowanie do współpracy w chmurze pomaga zespołom pracować bardziej efektywnie.
Łatwiejsza współpraca nawet w największych grupach
Im więcej osób dodasz do grupy, tym bardziej skomplikowana staje się praca zespołowa. Efektywne narzędzia do współpracy w chmurze ułatwiają pracę, pozwalając wszystkim być na bieżąco z najbardziej aktualnymi informacjami.
Wyposaż swoje zespoły w centralny ośrodek współpracy biznesowej, w którym każdy może zobaczyć najnowsze aktualizacje, uzyskać dostęp do najbardziej aktualnych wersji każdego dokumentu oraz dzielić się swoją pracą i pomysłami. Niezwykle wszechstronne środowisko pracy w Evernote pozwala każdemu zespołowi łączyć się i współdzielić dane w optymalny dla danego zespołu sposób. Evernote jest również niezwykle elastyczne i można je dostosować do różnych branż i przepływów pracy - w tym sprzedaży, projektowania i marketingu, zarządzania relacjami z klientami (CRM) i wielu innych.
Komunikacja
Czy są w biurze, w terenie, czy pracują w domu, nawet najbardziej rozproszone zespoły mogą pozostawać w kontakcie dzięki obszarom, notatnikom i wspólnym notatkom. Kontrahenci i współpracownicy zewnętrzni mogą być zaangażowani bez konieczności pełnego włączenia ich do głównych systemów biznesowych. Przypięte notatki i sekcja „Co nowego” w obszarach zespołu dają pewność, że wszyscy zobaczą najnowsze aktualizacje, status projektu i listy rzeczy do zrobienia. Nawet współpracownicy pracujący offline mogą wprowadzać zmiany lub dodawać nowe dokumenty.
Zarządzanie projektami i śledzenie zadań
Dopilnuj, aby wszyscy byli na bieżąco z realizacją zadań dzięki prostej liście rzeczy do zrobienia w ramach współdzielonej notatki. Zachowaj porządek i przydziel zadania, używając naszych szablonów Obszarów odpowiedzialności lub Zarysu projektu. (Dzięki szablonowi Matrycy Eisenhowera możesz być jeszcze bardziej szczegółowy). Za każdym razem, gdy lista kontrolna lub notatka projektowa jest aktualizowana, pojawia się ona pod nagłówkiem „Co nowego” w odpowiednim miejscu, dzięki czemu każdy może śledzić postępy.
Evernote Teams pomaga także zbudować własny system śledzenia przepływu pracy w sposób dostosowany do potrzeb danego zespołu. Możesz oznaczać notatki i aktualizować nazewnictwo dokumentów, aby wskazywały etapy projektu (pilne, oczekujące, w trakcie realizacji itp.). Możesz też po prostu przenosić notatki z jednego obszaru lub notatnika do innego, aby wskazać zmianę statusu. Ta elastyczność pozwala dostosować zarządzanie projektami i śledzenie zadań do konkretnych potrzeb i okoliczności - i zmieniać je w miarę rozwoju sytuacji.
Miejsce na pliki
Evernote Teams daje Ci dużo miejsca na przechowywanie plików, 20 GB miesięcznego przesyłania oraz dodatkowe 2 GB na użytkownika na koncie firmowym lub korporacyjnym.
Integracje
Działając jako lekkie centrum współpracy, Evernote Teams dobrze współpracuje z innymi aplikacjami z całego stosu technologicznego. Uzyskuj dostęp, twórz, przeszukuj i edytuj notatki w ramach Salesforce i Microsoft Teams. Twórz notatki z wiadomości e-mail i załączników oraz udostępniaj istniejące notatki w Gmailu i Outlooku. Upuszczaj pliki z Dysku Google do Evernote i uzyskuj do nich dostęp bezpośrednio w swoich notatnikach i obszarach. Zmieniaj wiadomości ze Slack w notatki, dzięki czemu można je udostępnić w zespole, i uzyskuj dostęp do notatek bezpośrednio w Slacku bez przełączania aplikacji.
Bezpieczeństwo
Centrum danych, w którym przechowywane są dane Evernote, posiada certyfikat SAS 70 (Typ II) i SSAE16 SOC-1 (Typ 2). Do kontroli dostępu Evernote wykorzystuje Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0), aby zapewnić dostęp do jednokrotnego logowania (SSO). Nasza implementacja SSO łatwo integruje się z każdym dużym dostawcą tożsamości obsługującym SAML 2.0. Wspieramy również ADFS. Evernote Teams współpracuje z Twoim obecnym rozwiązaniem Active Directory lub LDAP, pozwalając Ci zapraszać i usuwać użytkowników bezpośrednio z poziomu dotychczasowego panelu administracyjnego. Administratorzy mogą również przeglądać i zarządzać użytkownikami w ramach naszego rozwiązania, a także sprawdzać dostęp do notatek i aktywność członków zespołu, aby upewnić się, że wszyscy mają odpowiedni poziom dostępu dostosowany do ich ról.
Zbieraj wyniki pracy Twojego zespołu w jednym miejscu, co pozwoli wam zaoszczędzić czas wcześniej spędzany na wyszukiwaniu.
Masz nieprzerwany dostęp, więc możesz pracować z dowolnego miejsca - w biurze, w podróży lub w trybie offline.
Wymieniaj się pomysłami i nowinkami ze swoim zespołem wraz z rozwojem projektów, aby wszyscy byli zawsze na bieżąco.
Zorganizuj swój zespół po swojemu, konfigurując obszary robocze i nadając uprawnienia w sposób, który najlepiej do was pasuje.
