Uprość zarządzanie projektami dzięki Evernote Teams

Evernote Teams jako narzędzie do zarządzania projektami

Zadbaj o każdy szczegół i popchnij projekty do przodu

W Twoich projektach jest wiele ruchomych elementów. Rozproszone zespoły, piętrzące się zadania i nadchodzące terminy sprawiają, że trudno jest terminowo realizować projekty. Aby utrzymać projekty na właściwym torze, potrzebujesz przejrzystej struktury, szybkiego dostępu do ważnych informacji i płynnej współpracy.

Wykorzystaj Evernote Teams jako centrum zarządzania projektami i przechowuj wszystkie istotne pomysły, dokumenty, notatki ze spotkań, harmonogramy i listy rzeczy do zrobienia w jednym miejscu - dostępnym dla właściwych osób. Dzięki uporządkowaniu wszystkiego w notatnikach i innych obszarach możesz łatwo śledzić postępy i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco, niezależnie od tego, czy pracują na miejscu, czy zdalnie.

Evernote Teams pozwoli Ci przestać żonglować wieloma aplikacjami, tracić z oczu kluczowe szczegóły i nagabywać członków zespołu o aktualizacje statusu.

Bardziej efektywne zarządzanie projektami

Obraz przedstawiający pracowników biurowych korzystających z laptopów podczas spotkania, ilustrujący współpracę w zespole

Obecnie większość zespołów, zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych i notesach, korzysta z aplikacji do zarządzania i śledzenia projektów lub rozwiązań do zarządzania projektami w chmurze. Systemy te organizują zasoby i informacje, czyniąc zarządzanie projektami bardziej efektywnymi.

Evernote Teams można używać jako lekkiego narzędzia do planowania i monitorowania projektów, ale równie dobrze sprawdza się jako uzupełnienie innej platformy używanej przez Twoją organizację. Evernote i czołowe aplikacje do zarządzania projektami stanowią razem kompletne rozwiązanie, dzięki któremu Twój zespół będzie na bieżąco z informacjami, połączony i produktywny.

Poniższe możliwości są kluczowe w kompleksowym zarządzaniu projektem:

  • Organizacja projektu
    Dobrze zorganizowany projekt dużo łatwiej jest zaplanować i zrealizować. Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami oferują intuicyjne sposoby grupowania informacji, osób, zasobów i zadań.

  • Kanały komunikacyjne
    Integracja czatu, komentarzy i innych form komunikacji jest kluczowa. Wszystkie wiadomości związane z projektem powinny być rejestrowane w systemie zarządzania projektem, aby członkowie zespołu mogli łatwo znaleźć zapis wszystkich dyskusji i decyzji.

  • Śledzenie wyników i kluczowych etapów
    Najlepsze platformy do zarządzania projektami umożliwiają śledzenie zadań, rzeczy do zrobienia i terminów, pomagając poszczególnym współpracownikom w realizacji zadań. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą zarządzać punktami kontaktowymi, dostosowywać terminy i w razie potrzeby ponownie przydzielać zadania.

  • Linie czasowe i wykresy Gantta
    Wizualne zobrazowanie różnych zadań i terminów zapewnia zespołowi szeroki obraz przebiegu projektu. Cyfrowe wykresy Gantta są szczególnie przydatne, ponieważ pozwalają zagłębić się w oś czasu, aby zrozumieć konkretne zadania i zależności.

  • Śledzenie czasu pracy
    Każdy projekt ma jakiś budżet, na który składają się rozliczane godziny pracy. Dobre rozwiązania do zarządzania projektami zawierają funkcję śledzenia czasu pracy poszczególnych użytkowników i sprawiają, że całkowity czas pracy jest łatwo widoczny dla zainteresowanych stron.

  • Raportowanie
    Klienci i szefowie chcą mieć łatwy dostęp do aktualnych informacji o projekcie. Najlepsze systemy zarządzania projektami generują raporty o różnym stopniu szczegółowości, zamiast wymuszać konieczność przedzierania się przez uciążliwe arkusze kalkulacyjne.

Wszystko, czego potrzebujesz, aby projekty przeszły z fazy „do zrobienia” do zrealizowania

Rozpocznij darmowy okres próbny

Dostosuj procesy zarządzania projektami

Mniejsze organizacje często używają Evernote Teams do zarządzania wszystkimi swoimi projektami. Z kolei większe organizacje często korzystają już z takich narzędzi, jak Asana, Trello czy Basecamp. Evernote Teams uzupełnia te narzędzia, służąc jako łatwo dostępne centrum zawierające wszystkie materiały związane z projektami, z możliwością dostosowania do każdego stylu zarządzania i przepływu pracy.

  • Centralizacja wszelkiego rodzaju materiałów związanych z projektami
    Zapisuj w notatkach tekst, obrazy, nagrania głosowe, wycinki z sieci oraz skany tablic i wizytówek. Dodawaj komentarze i poprawki, umieszczając adnotacje na obrazach i w plikach PDF wprost w Evernote. Wszystko to można łatwo przeszukiwać dzięki funkcjom skanowania dokumentów, przeszukiwania plików PDF i dokumentów oraz przeszukiwania pisma odręcznego.

  • Tworzenie kokpitów informacyjnych dla projektów.
    Grupuj notatki związane z projektem w notatnikach i stosach, które można uporządkować według podprojektów, zespołów lub innych dowolnych kryteriów. Notatniki mogą być pogrupowane w dedykowanym obszarze dla danego projektu. Na przykład, obszar projektu wideo może zawierać notatniki dotyczące preprodukcji, castingu i scenorysów. Obszar projektu pełni funkcję kokpitu nawigacyjnego, który zapewnia aktualne informacje o projekcie.

  • Tworzenie list zadań i rzeczy do zrobienia w projekcie
    Najprostszym narzędziem do śledzenia projektów jest notatka zawierająca listę kontrolną, spersonalizowaną za pomocą pól wyboru. Menedżerowie projektów mogą uzyskać większą szczegółowość dzięki naszym szablonom Obszarów odpowiedzialności, Zarysu projektu lub Matrycy Eisenhowera. W ramach Evernote menedżerowie mogą również korzystać z aplikacji Zapier do tworzenia kart w Trello, zadań w Asanie lub wiadomości w Basecampie.

  • Śledzenie harmonogramów i wyników pracy
    Szablon Zarysu projektu zawiera prostą tabelę dla zadań i terminów. Oś czasu można również dostosować za pomocą list i tabel w dowolnej notatce. Wszechstronność Evernote zapewnia narzędzie do monitorowania projektów działające w wygodny dla Ciebie sposób. Możesz użyć znaczników i nazewnictwa dokumentów, aby wskazać etapy projektu (pilne, wstrzymane, w toku itd.). Możesz też tworzyć notatniki dedykowane konkretnym etapom projektu i przenosić odpowiednie notatki z jednego do drugiego w miarę jak zespoły przechodzą przez cały proces.

  • Umieść najnowsze informacje w zasięgu ręki
    Za każdym razem, gdy członek zespołu dodaje lub aktualizuje notatkę związaną z projektem na urządzeniu podłączonym do internetu, nowa treść jest od razu dostępna dla reszty zespołu. W celu kontroli wersji, menedżerowie projektów mogą korzystać z historii notatek.

  • Dostęp do aktualnej wiedzy, z każdego miejsca
    Często w skład zespołów realizujących projekty wchodzą osoby pracujące w różnych lokalizacjach. Evernote Teams umożliwia bezproblemową pracę zespołową dzięki odpowiedniej kontroli dostępu. Każda osoba z odpowiednimi uprawnieniami może tworzyć, edytować i udostępniać notatki dotyczące projektów. Evernote Teams działa równie dobrze na urządzeniach przenośnych, jak i na komputerach biurkowych, więc członkowie zespołu mogą pracować w dowolnym miejscu - nawet w trybie offline.

Łatwa integracja z innymi narzędziami do zarządzania projektami

Przygotowaliśmy bezpośrednie integracje z szeroką gamą popularnych narzędzi do zarządzania projektami, dzięki czemu Twój zespół może zintegrować wyjątkowe możliwości Evernote z dotychczasowym systemem pracy.

Gmail i Dysk Google
Przechowujesz w Gmailu i na Dysku Google wiadomości i pliki związane z projektami? Zapisz je w Evernote i przechowuj razem ze wszystkimi dokumentami projektowymi. Pliki z Dysku Google pojawiają się w Twoich notatkach jako ramki z przydatnymi informacjami, takimi jak nazwa pliku, jego typ i data ostatniej modyfikacji. Dodaj wszystkie pliki projektowe do jednej notatki i udostępnij ją członkom zespołu, aby wszystko, czego potrzebują, było w jednym miejscu. Wszystkie zmiany dokonane na Dysku Google są automatycznie synchronizowane z obszarem projektu w Evernote.

Outlook i Microsoft Teams
Zapisuj e-maile istotne dla Twoich projektów z Outlooka w Evernote bez opuszczania skrzynki odbiorczej. W ten sposób można łatwo archiwizować wszystko w ramach obszaru dla danego projektu. Na przykład, możesz przechowywać faktury od dostawców zewnętrznych wraz z notatkami dotyczącymi budżetu projektu. Notatki można również wysyłać e-mailem prosto z Evernote - wystarczy jedno kliknięcie. Evernote integruje się również z Microsoft Teams, dzięki czemu możesz udostępniać istotne wątki czatu w obszarze projektu. Ważne treści zapisane na koncie Evernote Teams, można również udostępniać bezpośrednio na czacie zespołu w Microsoft Teams.

Slack
Wiele zespołów współpracuje i komunikuje się za pośrednictwem Slacka. Integrując Evernote Teams ze Slackiem, można łatwo wyszukiwać i udostępniać notatki związane z projektem z poziomu kanału w Slacku lub wiadomości bezpośredniej.  Rozmawiając na czacie w Slacku, można ustawiać przypomnienia, tworzyć zadania i zapisywać ważne decyzje w Evernote, aby móc do nich wrócić w przyszłości. Rozmowy na kanale w Slacku można nawet przekształcić w notatki ze spotkań, wycinając wszystkie wiadomości, pliki PDF i dokumenty do Evernote.

Salesforce
Zespoły sprzedażowe często niemal cały swój dzień spędzają w Salesforce. Integrując Salesforce z Evernote Teams, można przypinać notatki związane z projektem do konkretnych rekordów, a nawet edytować te notatki bezpośrednio w Salesforce.

Zarządzaj projektami od początku do końca, wszystko w jednym miejscu

Ilustracja przedstawiająca żarówkę wewnątrz kwadratu, symbolizującą możliwość szybkiego zapisywania pomysłów za pomocą Evernote Teams

Zorganizuj nowy projekt w obrębie jednego obszaru roboczego, aby uchwycić pomysły, decyzje i burze mózgów.

Grafika z dzwonkiem obok dokumentu, przedstawiająca przypomnienia i monitorowanie upływu czasu za pomocą Evernote Teams.

Ustawiaj przypomnienia, śledź terminy i zbieraj opinie, w miarę jak praca Twojego zespołu posuwa się naprzód.

Grafika przedstawiająca strzałkę przebiegającą wzdłuż stosu dokumentów, ilustrująca narzędzia do śledzenia projektów w Evernote Teams

Wyeliminuj niepotrzebne spotkania, dając zainteresowanym stronom możliwość łatwego wglądu w postępy projektu.

Grafika przedstawiająca notes nad dwoma prostokątnymi obrysami, reprezentująca kontrolę wersji w Evernote Teams.

Unikaj powielania wysiłków. Każdy w firmie może łatwo znaleźć i odwołać się do istniejących materiałów.

Wszystko, czego potrzebujesz, aby projekty przeszły z fazy „do zrobienia” do zrealizowania

za użytkownika miesięcznie

Start free trial