Czasami możesz się poczuć, jakbyś tonął w dokumentach. Kto ma najnowszą wersję tego dokumentu? Gdzie znaleźć dokumentację podwykonawcy sprzed pięciu lat? I dlaczego wszyscy wysyłają do siebie nawzajem długie dokumenty, zamiast przekazać tylko to, co istotne? Spójrzmy prawdzie w oczy - pasek wyszukiwania w Twoim komputerze nie zawsze jest dobry w, no wiesz, znajdowaniu rzeczy.
Dzięki Evernote Teams możesz scentralizować, zorganizować i zarządzać firmowymi dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, plikami multimedialnymi, e-mailami, a nawet rozmowami na Slacku. To elastyczny sposób na bezpieczne przechowywanie informacji w dowolnym formacie i zadbanie o to, by właściwi ludzie mogli znaleźć te informacje, bez względu na to, gdzie się znajdują. Obszary i notatniki pomagają utrzymać porządek, a zaawansowana gramatyka i składnia wyszukiwania umożliwia zespołom znalezienie tego, czego potrzebują, kiedy tego potrzebują. Przestań więc przekopywać się przez pliki i przeczesywać sieć w poszukiwaniu dokumentów. Evernote Teams daje ci to wszystko na wyciągnięcie ręki.
W firmach ważne są sposoby przechowywania, organizowania, udostępniania i aktualizowania plików z biegiem czasu. Obecnie większość firm polega na zaawansowanym oprogramowaniu do zarządzania dokumentami. Korzystanie z rozwiązań cyfrowych zmniejsza potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów w szafach i pudełkach. Poprawia również bezpieczeństwo, zgodność z przepisami, wyszukiwanie dokumentów, tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych po awarii.
Dobry system zarządzania dokumentami (DMS) powinien posiadać następujące cechy:
Wsparcie dla szerokiej gamy typów dokumentów
Ludzie każdego dnia pracują z wieloma różnymi dokumentami. Są to pliki edytorów tekstu, arkusze kalkulacyjne, pliki projektowe, pliki PDF, e-maile, obrazy, cyfrowe notatniki, nagrania audio i wiele innych. Dobry system DMS bezproblemowo zbiera, przechowuje i organizuje wszystkie te typy dokumentów.
Struktura plików
Zarządzanie dokumentami wymaga zorganizowania plików w logiczny sposób. Może to obejmować hierarchie i grupowanie dokumentów, oznaczanie, datowanie i procedury usuwania nieaktualnych plików.
Szukanie plików i odzyskiwanie dokumentów
Jedną z najlepszych cech cyfrowego zarządzania dokumentami jest to, że nie trzeba więcej przekopywać się przez szafy z plikami w poszukiwaniu zagubionej kartki papieru. Struktura plików dobrego systemu DMS stanowi podstawę do szybkiego ich wyszukiwania. Zaawansowane wyszukiwanie ułatwia znalezienie tego, czego potrzebujesz, według nazwy pliku, słów kluczowych, znaczników, typu pliku lub daty utworzenia czy modyfikacji.
Bezpieczeństwo i uprawnienia do plików
Ochrona poufnych dokumentów wymaga solidnego systemu uprawnień i kontroli dostępu. Twoi wykonawcy powinni mieć inne uprawnienia niż prezes, a zespoły mogą potrzebować uprawnień, które można zmieniać w zależności od potrzeb.
Narzędzia monitorujące
Skuteczny system DMS pozwala administratorom na monitorowanie aktywności użytkowników - kto, do czego, kiedy i na jak długo uzyskał dostęp. To zapewnia ścieżkę audytową, którą można prześledzić, jeśli pojawią się później jakieś wątpliwości.
Kontrola wersji
Podobnie, dobrze zaprojektowany system DMS umożliwia użytkownikom śledzenie wszelkich zmian w dokumentach i szybkie odzyskiwanie starszych wersji.
Łatwość dostępu i udostępniania
Pracownicy nie będą chcieli korzystać z systemu, który jest zbyt skomplikowany lub który utrudnia dostęp do dokumentów i ich udostępnianie. Dobry system DMS bezproblemowo integruje się z oprogramowaniem potrzebnym do realizacji zadań - od poczty elektronicznej, przez edytory tekstu, po systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM).
Dzięki systemowi DMS w chmurze Twój zespół ma natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. Wiele osób może pracować nad tym samym dokumentem, co minimalizuje ryzyko powstania kolidujących ze sobą duplikatów tego samego pliku. Nie ma potrzeby tworzenia kopii zapasowych plików, ponieważ system DMS w chmurze zapisuje wszystko automatycznie.
Korzystając z rozwiązania do zarządzania dokumentami w chmurze, duże pliki można udostępniać znacznie szybciej niż w przypadku systemu stacjonarnego. Ponadto, ponieważ systemy w chmurze są zazwyczaj oparte na subskrypcji, pozwalają uniknąć wysokich kosztów wstępnych i wysiłku potrzebnego do wdrożenia rozwiązania w siedzibie firmy (nie wspominając o nakładzie i godzinach pracy działu IT potrzebnych do utrzymania i aktualizowania tego rozwiązania).
Niezależnie od tego, czy Twoje potrzeby w zakresie zarządzania dokumentami są proste, czy złożone, Evernote Teams ma dla Ciebie rozwiązanie. Intuicyjny interfejs użytkownika, działanie w chmurze i elastyczna struktura ułatwiają zaprojektowanie systemu, który będzie pasował do Twojego zespołu. Używaj Evernote Teams jako lekkiego systemu DMS dla mniejszych organizacji. Twórz swoje dokumenty jako notatki (lub dodawaj do notatek istniejące dokumenty), a następnie zorganizuj je w ramach notatników i obszarów.
Większe zespoły mogą używać Evernote Teams jako uzupełnienie istniejącego systemu DMS. Utwórz obszar do przechowywania i dzielenia się dokumentami związanymi z wprowadzaniem nowych pracowników. Przechowuj swoje materiały sprzedażowe w formie systemu notatników w obrębie obszaru zespołu sprzedażowego, aby przedstawiciele mieli dostęp do najnowszych wersji z każdego miejsca. Lub po prostu wyznaczyć Evernote Teams jako miejsce na notatki ze spotkań i sesje burzy mózgów, z obszarami i notatnikami zorganizowanymi według działów, zespołów lub projektów.
Tekst, notatki odręczne, obrazy
Evernote ułatwia zapisywanie i przechowywanie nie tylko tekstu, ale także notatek odręcznych i obrazów. Wystarczy użyć aparatu w telefonie i zrobić zdjęcie tablicy, wizytówki lub czegokolwiek, co chcesz zachować. Później zapisz obraz w notatce, która zawiera powiązane z nim informacje, lub w nowej, pustej notatce. Evernote sprawia nawet, że tekst w plikach PDF i na obrazach można przeszukiwać, co ułatwia jego odnalezienie w przyszłości. Możesz też zbierać materiały online za pomocą Nożyczek Sieciowych i zapisywać je na swoim koncie Evernote.
Organizacja dokumentów (notatniki, znaczniki, obszary)
Prosty projekt Evernote oparty na notatkach jest niezwykle wszechstronny. Notatki mogą być uporządkowane w notatnikach według projektów, zespołów lub dowolnych innych kategorii. Następnie notatki i notatniki mogą być jeszcze dokładniej uporządkowane w ramach dedykowanego obszaru. Na przykład, wszystkie treści związane z marketingiem mogą być przechowywane w notatnikach dotyczących kwartałów, które następnie są umieszczane w obszarze zespołu do spraw marketingu i komunikacji. Ważne notatki mogą być przypinane w obszarze zespołu, a wszystkie aktualizacje pojawiają się w sekcji „Co nowego”, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco z najnowszymi informacjami i postępami.
Kontrola wersji
Historia notatek regularnie wykonuje migawki wszystkich notatek i umożliwia przywrócenie wcześniejszej wersji notatki z poziomu Evernote Web lub Evernote dla komputerów Mac i z Windows. W kanale aktywności wyświetlane są ostatnio zmienione notatki i informacje o tym, kto dokonał tych zmian. Usunięte notatki można w każdej chwili odzyskać z kosza firmowego.
Dostęp dla wielu użytkowników, z każdego miejsca
Notatki mogą być tworzone, edytowane i udostępniane przez każdego, kto ma odpowiednie uprawnienia. Evernote Teams działa równie dobrze na urządzeniach przenośnych, jak i na komputerach stacjonarnych. Można nawet pracować w trybie offline, a następnie aktualizować swoje notatki, gdy tylko połączenie z internetem zostanie przywrócone.
Wyszukiwanie dokumentów
Potężna gramatyka i zaawansowana składnia wyszukiwania w Evernote pozwala użytkownikom znajdować notatki według tytułu, znaczników, daty utworzenia lub modyfikacji, miejsca utworzenia, źródła dokumentu, a nawet typu mediów, które zawierają (dźwięki, obrazy itp.).
Magazynowanie i bezpieczeństwo
Evernote Teams zapewnia przestrzeń, której potrzebujesz do przechowywania i korzystania ze swoich dokumentów. Każde konto biznesowe dysponuje 20 GB miesięcznego przesyłu oraz dodatkowymi 2 GB na każdego użytkownika tego konta. Aby przechowywać to wszystko bezpiecznie, korzystamy z centrum danych, które posiada certyfikat SAS 70 (Typ II) i SSAE16 SOC-1 (Typ 2).
Do kontroli dostępu Evernote używa języka Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) jako metody jednokrotnego logowania (SSO). Nasza implementacja SSO łatwo integruje się z każdym dużym dostawcą tożsamości, który obsługuje SAML 2.0. Wspieramy również ADFS. Evernote Teams współpracuje z Twoim obecnym rozwiązaniem Active Directory lub LDAP, pozwalając Ci zapraszać i usuwać użytkowników bezpośrednio z istniejącego panelu administracyjnego. Administratorzy mogą przeglądać i zarządzać użytkownikami, a także sprawdzać czynności wykonywane w notatkach przez wszystkich członków zespołu, aby upewnić się, że każdy ma odpowiedni poziom dostępu.
Przechowuj pliki wszystkich typów, od dokumentów biurowych i PDF-ów po pliki audio, obrazy i dokumenty Google.
Nie ograniczaj się plikami i folderami - zorganizuj się w taki sposób, aby zawsze znaleźć to, czego potrzebujesz.
Zadbaj o koordynację swojego zespołu, tworząc jedno miejsce, w którym wszyscy w firmie znajdą potrzebne im informacje.
Spędzaj mniej czasu na szukaniu plików i polowaniu na dokumenty, a więcej na doprowadzaniu spraw do końca.
