Às vezes parece que você se está a afogar em documentos. Quem tem a versão mais recente daquele relatório em papel? Onde dá para encontrar aquela papelada daquele subcontrato à cinco anos atrás? E por que é que todo o mundo está a enviar grandes documentos por e-mail em vez de fornecer só o que é importante? Sejamos sinceros, a barra de pesquisa do seu computador, nem sempre é a melhor na hora de, sabe como é, encontrar coisas.
Com o Evernote Teams, você pode centralizar, organizar, e gerir os documentos, tabelas, ficheiros multimídia, e-mails, e até conversas do Slack da sua empresa. É uma maneira flexível de armazenar informações em qualquer formato e de forma segura, e se certificar que as pessoas certas conseguem encontrá-la, não importa onde estejam. OS Espaços e os blocos de notas mantém as coisas organizadas, enquanto que a gramática e a sintaxe de pesquisa avançadas empoderam as equipas para encontrarem o que precisam, quando precisam. Então pare de procurar pelos arquivos e de pesquisar pela sua rede em busca de documentos. O Evernote Teams coloca tudo isso na ponta dos seus dedos.
As empresas precisam de formas para armazenar, organizar, partilhar, e atualizar os seus ficheiros ao longo do tempo. A maioria das empresas hoje em dia, confia em softwares robustos de gestão de documentos. Utilizar uma solução digital reduz a necessidade de armazenamento físico de documentos em ficheiros e caixas. Ela também melhora a segurança, conformidade regulatória, recuperação de documentos, backup de ficheiros, e recuperação após desastres.
Um bom sistema de gestão de documentos (DMS) inclui os seguintes recursos:
Suporte para uma grande variedade de tipos de documentos
As pessoas trabalham com uma variedade de documentos todos os dias. Estes incluem ficheiros de processamento de palavras, tabelas, ficheiro de design, PDFs, e-mails, imagens, blocos de nota digitais, gravações de áudio, e mais. Um bom DMS captura, armazena e organiza todos esses tipos de documentos de forma integrada.
Estrutura de ficheiros
A gestão de documentos depende de organizar ficheiros de forma lógica. Isto pode incluir hierarquias e agrupamentos de documentos, etiquetas, datas, e protocolos de exclusão para ficheiros ultrapassados.
Pesquisa e recuperação de ficheiros e documentos
Uma das melhores coisas da gestão de documentos digital é que você não precisa mais de escavar através de arquivos, para caçar um pedaço de papel perdido. A estrutura de ficheiros de um bom DMS fornece a espinha dorsal para a recuperação rápida de ficheiros. A pesquisa avançada facilita encontrar o que você precisa por nome de ficheiro, palavras-chave, etiquetas, tipo de ficheiro, ou datas de criação e modificação.
Permissões de segurança e ficheiros
Proteger documentos sensíveis depende de um forte sistema de permissões e controlo de acesso. Os seus contratados devem ter permissões diferentes do seu CEO, e as equipas podem precisar de permissões que mudem conforme a necessidade.
Ferramentas de monitorização
Um DMS efetivo permite que os administradores monitorizem a atividade dos utilizadores (quem acedeu, o quê, quando, e durante quanto tempo). Isto fornece uma trilha de auditoria a ser seguida se existirem questões no futuro.
Controlo de versões
Igualmente, um DMS bem desenvolvido permite aos utilizadores rastrearem quaisquer mudanças feitas num documento, e rapidamente recuperarem versões antigas.
Facilidade de acesso e partilha
As pessoas não utilizarão um sistema que é complexo demais ou que dificulta o acesso e a partilha de documentos. Um bom DMS integra de forma fácil com o software que você precisa para realizar as coisas; desde um e-mail e processamento de documentos, até a sistemas de CRM.
Com um DMS na nuvem, a sua equipa pode aceder instantaneamente a documentos a partir de qualquer local e com qualquer dispositivo. Várias pessoas podem trabalhar no mesmo documento, o que minimiza o potencial de duplicações do mesmo ficheiro. Não há necessidade de fazer cópias de segurança, já que um DMS na nuvem guarda tudo automaticamente.
Utilizando uma solução de gestão de documentos na nuvem, os ficheiros grandes podem ser partilhados muito mais rapidamente do que com um sistema local. Finalmente, como os sistemas na nuvem geralmente são baseados em assinaturas, eles eliminam os grandes custos e esforços iniciais necessários para implementar uma solução local (sem contar o esforço e horas de TI necessários para fazer a manutenção e atualização dessa solução ao longo do tempo).
Não importa se suas necessidades de gestão de documentos são simples ou complexas, o Evernote Teams tem o que você precisa. A nossa experiência de utilizador intuitiva, a abordagem baseada na nuvem, e estrutura flexível, facilitam o desenvolvimento de um sistema que se adequa à sua equipa. Utilize o Evernote Teams como um DMS leve para empresas menores. Crie os seus documentos como notas (ou faça o upload de documentos existentes numa nota), depois organize-os dentro de blocos de notas e espaços.
As equipas maiores podem utilizar o Evernote Teams como um complemento aos seus DMS. Crie um espaço para armazenar e partilhar documentos de integração para novas contratações. Coloque os materiais de venda num sistema de blocos de notas dentro do espaço da sua equipa comercial, para que os seus representantes possam aceder às versões mais recentes a partir de qualquer local. Ou simplesmente designe o Evernote Teams como o local para notas de reunião e sessões de brainstorming, com espaços e blocos de notas organizados por departamentos, equipas, ou projetos.
Texto, notas manuscritas, imagens
O Evernote facilita a captura e armazenamento não apenas de texto, como também de notas e imagens escritas à mão. É só usar a câmara do seu telefone para tirar uma fotografia de um quadro branco, cartão de visita, ou qualquer coisa que você queira capturar. Depois, guarde a imagem numa nota que contenha informações relacionadas, ou guarde-a numa nova nota em branco. O Evernote até deixa o texto dentro de PDFs e imagens pesquisável para uma recuperação fácil no futuro. Você também pode juntar pesquisas online com o Web Clipper e guardá-la no seu Evernote.
Organização de documentos (blocos de notas, etiquetas, espaços)
O design simples baseado em notas do Evernote é incrivelmente versátil. As notas podem ser organizadas por projeto, equipa, ou qualquer categoria que você escolher. Notas e blocos de notas podem então ser mais organizadas com um espaço dedicado. Por exemplo, todo o conteúdo relacionado a marketing pode ser armazenado em blocos de notas trimestrais, que ficam no espaço da equipa Marcom. As notas importantes podem ser afixadas ao espaço da equipa, e todas as atualizações aparecem na área 'Novidades", mantendo todos atualizados com as informações e progresso mais recente.
Controlo de versão
O histórico de notas captura imagens com frequência de cada nota e permite que você regresse à nota no Evernote Web, ou dentro do Evernote para Mac ou Windows. O feed de atividades mostra as notas alteradas recentemente e quem as fez. As notas eliminadas podem ser recuperadas do lixo do business a qualquer momento.
Acesso de vários utilizadores, a qualquer momento
As notas podem ser criadas, editadas, e partilhadas com qualquer pessoa com as permissões corretas. O Evernote Teams funciona igualmente bem num dispositivo móvel e num desktop. Você pode até trabalhar offline e depois atualizar as suas notas assim que se ligar à internet.
Pesquisa de documentos
A gramática de pesquisa poderosa e a sintaxe de pesquisa avançada do Evernote permitem que utilizadores encontrem notas por título, etiquetas, data de criação ou modificação, fonte dos documentos, e até o tipo de multimédia que elas contêm (áudio, imagens, etc.).
Armazenagem e segurança
O Evernote Teams tem toda a capacidade que você precisa para armazenar e aceder aos seus documentos. Cada conta business possui 20GB de uploads mensais mais um adicional de 2GB por utilizador na conta. Para manter tudo armazenado de forma segura, utilizamos um datacenter que possui certificação SAS 70 (Tipo II) e SSAE16 SOC-1 (Tipo 2).
Para controlo de acesso, o Evernote usa SAML 2.0 para viabilizar o Acesso único (SSO). A nossa implementação de SSO integra facilmente com qualquer grande fornecedor de identidade que ofereça suporte a SAML 2.0. Também temos suporte a ADFS. O Evernote Teams liga-se com a sua solução atual de Diretoria ativa ou LDAP, permitindo que você convide ou remova utilizadores diretamente da sua consola administrativa atual. -os administradores podem visualizar e gerir também utilizadores e reviser atividades de notas para todos os membros da equipa, para se certificarem que todos possuem o nível correto de acesso.
Armazene todo os tipos de ficheiros, desde documentos do Office e PDFs até áudio, imagens e documentos do Google.
Não se limite com ficheiros e pastas, organize à sua maneira para encontrar sempre o que precisa.
Mantenha a sua equipa sincronizada ao criar um local único para todos na sua empresa terem as informações que necessitam.
Passe menos tempo pesquisando por ficheiros ou caçando documentos e mais tempo a terminar coisas.
