Ibland känns det som om du drunknar i dokument. Vem har den senaste versionen av den där rapporten? Var kan du hitta fem år gamla dokument från den där underleverantören? Och varför skickar alla långa dokument till varandra i stället för att bara skriva det som är viktigt? Låt oss vara uppriktiga, datorns sökfält är inte alltid bra på att hitta saker.
Med Evernote Teams kan du centralisera, organisera och hantera ditt företags dokument, kalkylark, multimediafiler, e-postmeddelanden och till och med Slack-konversationer. Det är ett flexibelt sätt att lagra information i vilket format som helst och för att se till att rätt personer kan hitta informationen, oavsett var de är. Projektytor och anteckningsböcker håller saker organiserade, medan sofistikerad sökgrammatik och syntax ger teamen möjlighet att hitta vad de behöver när de behöver det. Så sluta leta efter filer och finkamma nätverket för att hitta dokument. I Evernote Teams finns allt till hands.
Företag behöver sätt att lagra, organisera, dela och uppdatera filer över tid. De flesta företag förlitar sig idag på robusta dokumenthanteringsprogram. Med en digital lösning minskar behovet av fysisk dokumentlagring i arkivskåp och lådor. Det förbättrar också säkerhet, regelefterlevnad, dokumenthämtning, säkerhetskopiering av filer och katastrofåterställning.
Ett bra dokumenthanteringssystem (DMS) innehåller följande funktioner:
Stöd för ett stort antal dokumenttyper
Personer arbetar med en mängd olika dokument varje dag. De inkluderar ordbehandlingsfiler, kalkylark, designfiler, PDF-filer, e-postmeddelanden, bilder, digitala anteckningar, ljudinspelningar med mera. Ett bra DMS samlar, lagrar och organiserar alla dessa dokumenttyper smidigt.
Filstruktur
Dokumenthantering baseras på att filer organiseras på ett logiskt sätt. Det kan vara dokumenthierarkier och grupper, taggar samt daterings- och raderingsprotokoll för föråldrade filer.
Filsökning och dokumenthämtning
Något av det bästa med digital dokumenthantering är att du inte längre behöver gräva igenom arkivskåp och leta efter försvunna papper. Filstrukturen för ett bra DMS är förutsättningen för snabb filhämtning. Avancerade sökningar gör det enkelt att hitta det du behöver efter filnamn, nyckelord, taggar, filtyp eller datum för skapande och ändring.
Säkerhet och filbehörigheter
Skydd för känsliga dokument beror på ett starkt behörighetssystem och bra åtkomstkontroll. Dina entreprenörer bör ha andra behörigheter än VD:n och teamets behörigheter kanske måste ändras när behov uppstår.
Övervakningsverktyg
Ett effektivt DMS gör att administratörer kan övervaka användarnas aktiviteter – vem som har åtkomst till vad, när och hur länge. Det skapar ett granskningsspår som kan följas om frågor uppstår senare.
Versionskontroll
Ett väl utformat DMS gör även att användare kan spåra alla ändringar i ett dokument och snabbt återställa gamla versioner.
Enkel åtkomst och delning
Personer kommer inte att använda ett system som är alltför komplicerat eller som gör det svårt att komma åt och dela dokument. Ett bra DMS integreras sömlöst med den programvara du behöver för att uträtta saker – från e-post till ordbehandling till hantering av kundrelationer (CRM).
Med ett molnbaserat DMS kan ditt team komma åt dokument var som helst och med vilken enhet som helst. Flera personer kan arbeta på samma dokument, vilket minimerar risken för motstridiga dubbletter av samma fil. Det finns inget behov av att säkerhetskopiera filer, eftersom ett molnbaserat DMS sparar allt automatiskt.
Med hjälp av en molnhanteringslösning kan stora filer delas mycket snabbare än med ett lokalt system. Och till sist, eftersom molnsystem i allmänhet är abonnemangsbaserade, elimineras de stora kostnaderna och ansträngningarna som krävs för att implementera en lokal lösning (för att inte nämna de ansträngningar och IT-timmar som krävs för att underhålla och uppdatera lösningen).
Oavsett om dina dokumenthanteringsbehov är enkla eller komplicerade så har Evernote Team det du behöver. Vår intuitiva användarupplevelse, molnbaserade strategi och flexibla struktur gör det enkelt att designa ett system som passar ditt team. Använd Evernote Teams som ett DMS för mindre organisationer. Skapa dokument som anteckningar (eller ladda upp befintliga dokument till en anteckning) och ordna dem sedan i anteckningsböcker och projektytor.
Större team kan använda Evernote Teams som ett komplement till företagets DMS. Skapa en projektyta för att lagra och dela dokument för nyanställda. Lagra säljmaterialet i ett system med anteckningsböcker på säljteamets projektyta så att säljarna kan komma åt de senaste versionerna överallt. Eller konfigurera Evernote Teams som platsen för mötesanteckningar och brainstormingsessioner med projektytor och anteckningsböcker organiserade efter avdelningar, team eller projekt.
Text, handskrivna anteckningar, bilder
Evernote gör det enkelt att samla in och lagra handskrivna anteckningar och bilder, i tillägg till text. Använd bara mobilens kamera för att ta en bild av en whiteboard, ett visitkort eller något annat. Spara sedan bilden i en anteckning som innehåller relaterad information eller spara den i en ny tom anteckning. Evernote gör till och med text i PDF-filer och bilder sökbara för enkel hämtning i framtiden. Du kan också samla online-forskning med Web Clipper och spara den i Evernote.
Dokumentorganisation (anteckningsböcker, taggar, projektytor)
Evernotes enkla anteckningsbaserade design är oerhört mångsidig. Anteckningar kan ordnas i anteckningsböcker efter projekt, team eller annan valfri kategori. Anteckningar och anteckningsböcker kan sedan ordnas ytterligare i en särskild projektyta. Till exempel kan allt marknadsrelaterat innehåll lagras i kvartalsvisa anteckningsböcker som finns på marknadsteamets projektyta. Viktiga anteckningar kan fästas i teamets projektyta och alla uppdateringar visas i området Nyheter så att alla är uppdaterade med den senaste informationen och framstegen.
Versionskontroll
Anteckningshistoriken tar regelbundet ögonblicksbilder av alla anteckningar och gör att du kan gå tillbaka till en äldre anteckning via Evernote Web, Evernote för Mac eller Evernote för Windows. Aktivitetsflödet visar nyligen ändrade anteckningar och vem som gjorde ändringarna. Borttagna anteckningar kan när som helst återställas från företagspapperskorgen.
Användaråtkomst överallt
Anteckningar kan skapas, redigeras och delas av vem som helst med rätt behörighet. Evernote Teams fungerar lika bra på en mobil enhet som på en dator. Du kan till och med arbeta offline och sedan uppdatera dina anteckningar så fort du ansluter till internet.
Dokumentsökningar
Evernotes kraftfulla sökgrammatik och avancerade söksyntax gör att användare kan söka efter anteckningar med titel, taggar, skapelse- eller ändringsdatum, skapelseplats, dokumentkälla och till och med typ av media som de innehåller (ljud, bilder osv.).
Lagring och säkerhet
Evernote Teams har all kapacitet du behöver för att lagra och komma åt dina dokument. Varje företagskonto har 20 GB månadsöverföringar plus ytterligare 2 GB per användare på kontot. För att hålla allt säkert lagrat använder vi ett datacenter som är SAS 70 (typ II)- och SSAE16 SOC-1 (typ 2)-certifierat.
För åtkomstkontroll använder Evernote Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) för att aktivera enkel inloggning (SSO). Vår SSO-implementering integreras enkelt med alla stora identitetsleverantörer som stöder SAML 2.0. Vi stöder också ADFS. Evernote Teams ansluter till din nuvarande Active Directory- eller LDAP-lösning så att du kan bjuda in eller ta bort användare direkt från din befintliga administrationskonsol. Administratörer kan visa och hantera användare och även granska anteckningsaktivitet för alla teammedlemmar för att se till att alla har rätt åtkomstnivå.
Lagra alla typer av filer, från Office-dokument och PDF-filer till ljud, bilder och Google-dokument.
Begränsas inte av filer och mappar – ordna så att du alltid kan hitta det du behöver.
Håll ditt team synkroniserat genom att skapa ett ställe i företaget där alla kan hitta den information de behöver.
Slösa mindre tid på att söka efter filer och dokument och få mer tid att uträtta saker.
