Sắp xếp nội dung nghiên cứu và chia sẻ thông tin bằng Evernote Teams

Thu thập dữ liệu nghiên cứu và quản lý hiệu quả kiến thức một cách hiệu quả 

Đằng sau mỗi dự án thành công là biết bao công sức nghiên cứu và giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, lượng kiến thức này lại phân tán khắp nơi, từ tệp lưu trên máy tính, các dấu trang trên web, ghi chú viết tay cho đến bài viết gửi qua email, do nhiều người quản lý trên nhiều ứng dụng. Theo thời gian và sự thay đổi trong nhóm, những thông tin quý giá này sẽ dần mất đi. 

Evernote Teams giúp bạn quản lý dữ liệu nghiên cứu, chia sẻ dữ liệu với thành viên trong nhóm và vận dụng dữ liệu đó cho các dự án trong tương lai. Bạn sẽ có được sự linh hoạt cần thiết để thu thập ý tưởng theo cách mình muốn nhờ những tính năng như tạo ghi chú, trích trang web hoặc đính kèm tài liệu. Khả năng tìm kiếm trong toàn công ty giúp bạn có được những thông tin mà trước đây bị bỏ sót. Evernote đóng vai trò là trung tâm thông tin, giúp kiến thức của công ty trở nên hữu ích hơn và không bị mất mát nếu có thành viên nghỉ việc.

Tại sao việc quản lý kiến thức lại quan trọng?

Doanh nghiệp thường nhìn về tương lai. Mỗi nhóm tập trung hoàn thành từ mục tiêu này đến mục tiêu khác mà lại không nhìn lại để tổng hợp kiến thức gặt hái được trong quá trình làm việc. Mỗi dự án lớn lại có nhiều kết quả nghiên cứu có thể là vô giá đối với những nhóm khác – nếu những nhóm đó biết được những nghiên cứu này có tồn tại. Nhóm tiếp thị có thể có dữ liệu về hành vi khách hàng có giá trị giúp nhóm Sản phẩm điều chỉnh bản phát hành tiếp theo, nhưng lại bỏ quên đâu đó trong ổ cứng. Nhóm Tài chính có thể đang phải vật lộn để đạt được mục tiêu doanh thu khác xa so với dự báo của nhóm Bán hàng. 

Một giải pháp quản lý kiến thức hiệu quả sẽ có hai ý nghĩa quan trọng đối với bạn:

• Nhận thức về tình hình
  Biến những thông tin rời rạc thành thông tin có giá trị cho công ty bạn. Việc chia sẻ kiến thức hiệu quả cho phép mọi người trong công ty tổng hợp các dữ kiện và ý tưởng do người khác đóng góp để có được bức tranh toàn cảnh, giúp định hướng cho từng nhóm hoặc cho toàn doanh nghiệp.

• Tăng năng suất làm việc
  Tránh lặp lại những nhiệm vụ nhàm chán và tốn nhiều thời gian. Nếu thực hiện đúng cách thì hoạt động nghiên cứu cần rất nhiều thời gian. Có thể bạn phải thử đến mười phương án mới tìm ra được phương án phù hợp. Một giải pháp quản lý ý tưởng tốt sẽ giúp bạn đảm bảo được rằng mọi người không tiêu tốn thời gian quý báu để tìm kiếm câu trả lời mà đồng nghiệp của mình đã có được.

Lợi ích của việc quản lý ý tưởng tại cùng một nơi

Lưu lại ý tưởng chung của công ty thôi là chưa đủ mà còn phải dễ dàng tìm lại được những ý tưởng đó nữa. Điều này có nghĩa là giải pháp quản lý kiến thức phải có thể giúp bạn sắp xếp dữ liệu nghiên cứu tại cùng một nơi sao cho vừa có hệ thống vừa dễ tìm kiếm. Điều này sẽ mang lại một số lợi ích chính sau đây cho doanh nghiệp của bạn:

• Trao đổi thông tin hiệu quả hơn
  Mọi người càng biết rõ người khác đang làm gì thì càng dễ dàng để đóng góp ý tưởng liên quan. Việc này giúp tăng hiệu quả cho các buổi họp và khuyến khích các bộ phận khác nhau trong công ty phối hợp với nhau. 

• Giải quyết vấn đề nhanh hơn
  Khi dự án gặp trở ngại, các bên liên quan có thể nhanh chóng biết được liệu người khác có đang gặp phải vấn đề tương tự hay không để học hỏi cách xử lý mà không phải tự mình làm lấy mọi thứ từ đầu.

• Xây dựng quy trình hiệu quả
  Các nhóm có thể kế thừa thành quả của đồng nghiệp. Khi có một nhóm xây dựng được một quy trình làm việc hiệu quả, những nhóm khác có thể lấy đó làm mẫu để áp dụng cho mục đích riêng của mình.

Evernote Teams giúp đơn giản hóa việc thu thập và sắp xếp dữ liệu nghiên cứu

• Sổ tay
  Sổ tay cho phép bạn quản lý tài liệu theo cách của mình. Lưu ghi chú vào những sổ tay được sắp xếp theo tiêu đề dự án, tên nhân viên, quý tài chính hoặc bất kỳ hạng mục nào phù hợp với nhóm của bạn. 

• Không gian
  Không gian làm nổi bật những thông tin quan trọng để mọi người đều nắm được. Tập hợp sổ tay vào không gian để mỗi nhóm có thể tìm được thông tin cần thiết cho công việc của mình tại cùng một nơi.

• Ghi chú đã ghim
  Bạn thường xuyên phải tham khảo cùng một thông tin? Hãy lưu thông tin đó vào ghi chú và ghim ghi chú đó lên hàng đầu trong không gian để luôn có thể dễ dàng sử dụng. Bạn cũng có thể ghim ghi chú mới mà bạn vừa tạo để thu hút sự chú ý.

• Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ
  Tìm mọi thông tin bạn cần, bất kể chúng được lưu ở đâu. Tìm kiếm ghi chú theo tiêu đề, ngày tháng, loại nội dung hoặc từ khóa. Dùng bộ lọc để nhận kết quả trong khi đang nhập liệu. Thậm chí bạn còn có thể tìm kiếm nội dung nằm trong hình ảnh và chữ viết tay.  

Trao đổi và cộng tác

Bằng cách cấp quyền truy cập vào những dữ liệu nghiên cứu có liên quan, bất kể người thực hiện nghiên cứu đó là ai, Evernote Teams giúp mọi người trong công ty của bạn có một nền tảng kiến thức chung để làm việc. Điều này có nghĩa là mọi người không phải trao đổi nhiều lần cùng một thông tin – nguyên nhân chính làm giảm tiến độ công việc và cản trở các nhóm hoàn thành nhiệm vụ. 

• Sử dụng tài liệu cùng nhau
  Cấp quyền truy cập để cho phép thành viên trong nhóm làm việc chung trên cùng một ghi chú, bất kể họ đang ở đâu và thậm chí là ngay cả khi họ không có mạng.

• Có gì mới
  Giúp mọi người cùng nắm được thông tin mà không phải gửi email đến từng người trong nhóm. Không gian sẽ làm nổi bật mọi ghi chú mới tạo và mới được cập nhật.