使用 Evernote 企业版 简化文档管理

办公室职员使用手机和笔记本电脑的图片展示了 Evernote 企业版是一种文档管理解决方案

轻松整理公司信息

有时你会感觉自己被文件淹没了。谁拿到了那份白皮书的最新版本?你在哪里可以找到五年前那位分包商的文件?为什么每个人都互相发送冗长的文件,而不只是提供重要的信息?让我们面对现实吧,如你所知,你的电脑搜索栏并不总是很擅长查找东西。

你可以使用 Evernote 企业版,集中整理和管理你公司的文档、电子表格、多媒体文件、电子邮件乃至 Slack 对话。它是一种以任何格式安全存储信息并确保企业成员无论身在何处均能快捷查找信息的灵活方法。Space笔记本可确保井井有条地整理内容,而高级搜索语法句法规则让团队能够在需要之时找到所需的内容。因此,停止在大量文件中查找,将你的文档整合到网络上。Evernote 企业版让一切触手可及。

数字时代的文件管理

企业需要随时存储、整理、共享和更新其文件的方法。如今,大多数企业都依赖于稳健的文档管理软件。使用数字解决方案减少了在文件柜和文件盒中存储物理文档的需求。它还提高了安全性、法规遵从性、文档检索、文件备份和灾难恢复能力。

良好的文档管理系统(DMS)包括以下功能:

  • 支持广泛的文档类型
    人们每天处理各种各样的文档。包括文字处理文件、电子表格、设计文件、PDF 文件、电子邮件、图像、数字记事本、音频记录等。良好的 DMS 将无缝地捕获、存储和整理所有这些类型的文档。

  • 文件结构
    文档管理依赖于以逻辑方式整理文件。这可能包括文档层次结构和分组、标记、日期和过期文件的删除协议。

  • 文件搜索和文档检索
    关于数字文档管理,最好的一点之一就是你不再需要在文件柜里翻来翻去,来寻找丢失的文件。良好 DMS 的文件结构为快速的文件检索奠定了基础。通过文件名、关键字、标记、文件类型或创建和修改日期,高级搜索可以轻松找到你所需要的内容。

  • 安全性和文件权限
    保护敏感文档依赖于强大的权限系统和访问控制。你的承包商应该具有与你的 CEO 不同的权限,团队可能需要根据需求进行更改的权限。

  • 监控工具
    有效的 DMS 允许管理员监控用户活动——谁访问了什么内容、何时、以及访问时长。这为以后出现问题时提供了审计跟踪。

  • 版本控制
    类似地,设计良好的 DMS 便于用户能够跟踪文档的任何变更并快速还原旧版本。

  • 易于访问和共享
    人们不会使用过于复杂或使文档难于访问和共享的系统。一个好的 DMS 与你办公所需要的软件无缝集成,从电子邮件到文字处理再到客户关系管理(CRM)系统。

有能力找到你需要的资料和文件。

开始免费试用

一个你可以随时随地访问的基于云的文件柜

Image of warehouse worker using laptop, depicting the way cloud-based document management lets people to work from anywhere使用基于云的 DMS,您的团队可以随时随地使用任何设备访问文档。多个人员可以在同一个文档上工作,这就最大限度地减少了同一文件的副本出现冲突的可能性。不需要备份文件,因为基于云的 DMS 会自动保存所有文件。

比起使用本地系统,使用云文档管理解决方案可以更快地共享大文件。最后,由于云系统通常是基于订阅的,所以它们消除了实现本地解决方案所需的大量前期成本和工作(更不用说后期维护和更新该解决方案所需的工作和 IT 时间)。

使用 Evernote 企业版收获惊喜

无论您的文档管理需求是简单还是复杂,Evernote 企业版都能满足您的需求。我们直观的用户体验、基于云的方法和灵活的结构使设计适合您的团队的系统变得很容易。使用 Evernote 企业版作为小型组织的轻量级 DMS。将文档创建为笔记(或将现有文档上传到笔记中),然后在笔记本和 Space 中整理它们。

较大的团队可以使用 Evernote 企业版作为其 DMS 的补充。为新员工创建一个存储和共享入职文件的Space。把你的销售资料放在你的销售团队 Space 中的笔记本系统里,这样你的销售代表就可以从任何地方访问最新的版本。或者直接将 Evernote 企业版指定为会议记录和头脑风暴会议的场所,并创建按部门、团队或项目分类整理的 Space 和笔记本。

  • 文本、手写笔记、图片
    Evernote 不仅可以方便地捕捉和存储文本,还可以方便地存储手写笔记和图片。只需用你的手机相机抓拍白板、名片或任何你想要记录的东西。然后将该图片保存至包含相关信息的笔记中,或者保存到新的空白笔记中。 Evernote 甚至可以使 PDF 和图片中的文本变为可搜索文本,方便日后检索。你还可以使用Web Clipper收集在线研究并将其保存至 Evernote。

  • 文件整理(笔记本、标签、Space)
    Evernote 简单的基于笔记的设计功能非常广泛。笔记可以按项目、团队或您选择的任何类别整理到不同的笔记本中。笔记和笔记本还可以在一个专门的 Space 中进一步整理。例如,所有与市场营销相关的内容都可以存储在季度笔记本中,然后存放在Marcom 团队的 Space 中。重要的笔记可以在团队的 Space 中置顶,所有的更新都出现在“最新动态”区域中,使每个人都能获得最新的信息和进展。

  • 版本控制
    笔记历史记录定期为每条笔记拍快照,方便你从 Evernote 网页版或在 Evernote Mac 版或 Windows 版中还原一条笔记。活动摘要显示了近期更改的笔记和更改人。已删除笔记可以随时从企业废纸篓中还原。

  • 多用户访问,随时随地
    任何具有适当权限的人都可以创建、编辑和共享笔记。Evernote 企业版在移动设备上和在桌面客户端上运行得一样好。你甚至可以离线工作,一旦再次连接网络,便会更新你的笔记。

  • 文档搜索
    Evernote 强大的搜索语法和高级搜索语法让用户可以根据标题、标签、创建日期或修改日期、创建位置、文档来源,甚至它们所包含的媒体类型(音频、图片等)来查找笔记。

  • 存储和安全性
    Evernote 企业版具备存储和访问文档所需的所有容量。每个Evernote 企业版帐户拥有20GB 的每月上传流量+帐户中每位用户额外拥有 2GB 的上传流量。为保证所有数据安全存储,我们使用通过了 SAS 70 (Type II) 和 SSAE16 SOC-1 (Type 2) 认证的数据中心。

    至于访问控制,Evernote 采用安全断言标记语言 2.0 (SAML 2.0) 来启用单点登录(SSO)。我们的 SSO 实现方式可轻松与支持 SAML 2.0 的任何大型身分识别提供商集成。我们还支持 ADFS。Evernote 企业版与你当前的活动目录或 LDAP 解决方案关联,让你直接从现有的管理控制台邀请或移除用户。管理员还可以查看和管理用户,并核查所有团队成员的笔记活动,以确保每个人都具有正确的访问级别。

  • 整合
    Evernote 企业版可在你的技术架构中进行集中文件管理,支持对电子邮件乃至 Slack 对话进行存储和整理,以供将来参考。可以直接在GmailOutlook中使用电子邮件和附件创建笔记以及分享其中的现有笔记。将Slack消息转变为笔记,这样你可以与团队分享它们,无需关闭应用程序即可直接在 Slack 中访问笔记。还可以将Google Drive文件拖拽至 Evernote 中并在你的笔记本和 Space 中直接访问它们。对于使用 SalesforceMicrosoft Teams的团队,Evernote 企业版让您在需要的时候随时随地访问、创建、搜索和编辑笔记。

新一代团队工作空间,一切触手可及。

多个不同图标落入其中的文件夹图解描述了 Evernote 企业版可存储的多种文件类型

储存一切文件,包括Offices文档,PDF文件,视频,图片和Google文档。

多个文档彼此堆叠在一起的图解描述了 Evernote 企业版是一种灵活的文档整理工具

别被文件和文件夹束缚——保持条理才始终能找到你需要的东西。

箭头指向站在其他人旁边的人的图解描述了使用 Evernote 企业版的集中文档存储功能实现协作

搭建一个平台,公司的每个人都可以在这里获取需要的信息,让你的团队保持同步。

放大镜在星形上的的图解描述了使用 Evernote 企业版进行有效文档搜索

更快的找到文档或文件,把时间用在刀刃上。

有能力找到你需要的资料和文件。

$14.99 / 用户 / 月

Start free trial